Mailbox
E-Mail in LadVen OS ist kein getrenntes Archiv. Wichtige Nachrichten werden zu steuerbarer Arbeit: CRM-Vorgang, Aufgabe, Kommentar, Datei oder naechster Kundenschritt.
Nutzen Sie die Mailbox, wenn eine Nachricht Verkauf, Support, Kundenaktion, Aufgabe oder Vereinbarung ausloest.
Postfach Verbinden
Waehlen Sie zuerst den Zweck:
- persoenliches Postfach fuer die Arbeitskorrespondenz des Besitzers;
- gemeinsames Postfach fuer Team, Abteilung oder Richtung;
- CRM-Postfach fuer Nachrichten, die Vorgänge erstellen oder verknuepfen sollen.
Pruefen Sie Adresse, Absendername, Eingangs- und Ausgangsserver, sichere Verbindung, Zugriffsrechte und Benachrichtigungen. Bei einem gemeinsamen Postfach muss klar sein, wer lesen darf und wer die Bearbeitung verantwortet.
Eingehende E-Mails Bearbeiten
Lesen Sie den Eingang als Arbeitszustand, nicht nur als Nachrichtenliste.
Pruefen Sie:
- Wer geschrieben hat und ob der Absender schon Kunde oder Kontakt ist.
- Ob bereits ein Vorgang, Kundenanliegen oder eine Aufgabe verknuepft ist.
- Ob Antwort, Datei, Klaerung oder Aktion einer anderen Person noetig ist.
- Ob aus der E-Mail eine Aufgabe entstehen soll.
- Ob ein CRM-Vorgang erstellt oder verknuepft werden muss.
- Ob das Team eine interne Notiz zur Entscheidung braucht.
Aufgabe Aus E-Mail
Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn konkrete Arbeit noetig ist: Antwort vorbereiten, Datei pruefen, Bedingungen abstimmen, Rechnung ausstellen, Daten aktualisieren, Kunden kontaktieren oder die Frage an eine andere Abteilung uebergeben.
Die Aufgabe braucht erwartetes Ergebnis, verantwortliche Person, Frist oder Prioritaet, E-Mail- oder CRM-Kontext, notwendige Anlagen und ein klares Fertig-Kriterium.
Gemeinsame Postfaecher
In einem gemeinsamen Postfach sind Zugriff und Verantwortung getrennt. Mehrere Personen koennen eine E-Mail sehen, aber eine Person muss den naechsten Schritt besitzen.
Definieren Sie, wer neue E-Mails bearbeitet, wer ueberfaellige Antworten kontrolliert, welche E-Mails ins CRM gehen, welche zu Aufgaben werden und welche Benachrichtigungen noetig sind.
Sicherheit
Wenn die Verbindung fehlschlaegt, pruefen Sie Adresse, App-Passwort, Server, Ports und sichere Verbindung. Wenn E-Mails fehlen, pruefen Sie Zugriff, Ordner, Synchronisierung und lokale Aufbewahrung.
Kopieren Sie keine Passwoerter, Tokens, internen technischen URLs oder privaten Kundendaten in Aufgabentitel oder oeffentliche Kommentare.