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Dokumente

Dokumente in LadVen OS halten Arbeitsdateien direkt am Prozess: Aufgabe, CRM-Karte, Kunde, Arbeitsgruppe oder Workflow. Ein Dokument ist nicht nur ein Dateiablageort. Es soll zeigen, was das Material ist, zu welchem Vorgang es gehört, welche Version aktuell ist, wer prüfen oder unterschreiben muss und was als Nächstes passiert.

Nutzen Sie Dokumente als gesteuerte Arbeitsebene, nicht als Sammlung zufälliger Anhänge.

Wo es liegt​

Wichtige Bereiche:

  • Dokumente (/documents) - Liste und Arbeitskarten für Dokumente;
  • Dokumentkarte (/documents/:documentId) - Dateien, Status, Verknüpfungen, Aktionen, Verlauf und Kommentare;
  • Paketvorlagen (/documents/templates) - wiederkehrende Dokumentensätze für Aufgaben, CRM, Kunden und Arbeitsgruppen;
  • Eingehender Austausch (/documents/exchange/inbound) - Bearbeitung von Dokumenten aus externem Austausch;
  • verknüpfte Blöcke in Aufgaben, CRM, Extranet und Arbeitsbereichen.

Die verfügbaren Aktionen hängen von Rechten, Dokumenttyp, verknüpftem Objekt und Signatur- oder Austauschregeln ab.

Arbeitsablauf​

  1. Erstellen oder öffnen Sie das Dokument im richtigen Kontext: Aufgabe, Opportunity, Kunde, Projekt oder Dokumentliste.
  2. Verwenden Sie einen klaren Titel und Typ: Vertrag, Rechnung, Akt, Angebot, Fallmaterial, Vollmacht oder ein anderer Geschäftstyp.
  3. Hängen Sie aktuelle Dateien an und machen Sie klar, zu welchem Objekt sie gehören.
  4. Prüfen Sie die Version vor Freigabe, Kundensendung oder Veröffentlichung im Extranet.
  5. Hinterlassen Sie einen Kommentar: was geändert wurde, wer prüfen muss und was der nächste Schritt ist.
  6. Wenn sich der Dokumentensatz wiederholt, verwenden Sie eine Paketvorlage.

Dokumentkarte​

Die Dokumentkarte soll den Arbeitskontext zeigen: Titel, Typ, Status, Dateien, Kunde oder Aufgabe, verantwortliche Personen und Aktionsverlauf. Wenn das Dokument mit CRM, Aufgaben oder Extranet verbunden ist, muss klar sein, warum es existiert und wer auf das Ergebnis wartet.

Vermeiden Sie Namen wie scan.pdf oder final_new_2. Ein guter Titel hilft, das Dokument zu finden, ohne die Datei zu öffnen.

Dokumenteditor: Text, Formatierung und Tabellen​

Den Dokumenttext können Sie direkt in LadVen OS vorbereiten, ohne in einen separaten Office-Editor zu wechseln. Der eingebaute Editor unterstützt Formatierung (Überschriften, Listen, Hervorhebungen, Links) und Tabellen - das reicht, um ein Angebot, ein Protokoll, eine Anleitung oder eine interne Richtlinie an einem Ort zusammenzustellen, zusammen mit der übrigen Arbeit am Dokument.

Wenn das Dokument bereits in Word vorbereitet wurde, lässt es sich aus einer .docx-Datei importieren: Text, Formatierung und Tabellen werden in den Editor übernommen, und danach lebt das Dokument im Portal weiter, zusammen mit Status, Versionen, Verknüpfungen und Freigabe. Das ist praktisch, wenn der Entwurf in Word eintrifft, aber anschließend als Arbeitsdokument und nicht als Anhang verwaltet werden soll.

Die Formatierungsleiste ist in allen Sprachen des Portals lokalisiert. Dieselbe Formatierung steht in Kommentaren zur Verfügung, sodass Sie eine Erläuterung zu einem Dokument oder einer Aufgabe lesbar gestalten können - mit Liste, Akzenten und Links statt mit einem Textblock.

Was zu vermeiden ist. Übertragen Sie kein aufwendiges Layout aus Word in den Editor, nur um eine exakte Kopie zu erhalten - das Portal speichert ein Arbeitsdokument und kein Layout für einen Druckvordruck. Wenn es gerade auf das ursprüngliche Layout oder Design ankommt, hängen Sie die Originaldatei als Anhang an und behalten Sie sie als Hauptversion.

Prüfen Sie vor externer Weitergabe oder Signatur, dass die aktuelle Version geöffnet ist. Wenn ein Dokument mehrere Dateien enthält, kennzeichnen Sie die Hauptdatei und die unterstützenden Anlagen.

Löschen Sie eine ältere Version nicht, wenn sie für die Freigabehistorie wichtig ist. Hinterlassen Sie lieber einen klaren Kommentar, warum eine neue Version entstanden ist.

Paketvorlagen​

Eine Paketvorlage beschreibt einen wiederholbaren Dokumentensatz: welche Dokumente benötigt werden, welche verpflichtend sind, wo das Paket verwendet wird und welche Freigabe- oder Signaturregeln gelten.

Nutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Prozesse: Verkaufspaket, Vertragspaket, Serviceanfrage, Rechtsfall, Onboarding oder Projektstart. Erstellen Sie keine Vorlage für einen Einzelfall, den das Team nicht wiederholt.

Aufgaben- und CRM-Verknüpfungen​

Ein Dokument sollte mit einem Arbeitsobjekt verknüpft sein, wenn die Ausführung davon abhängt. In einer Aufgabe liefert es Eingangsmaterial und erwartetes Ergebnis. Im CRM belegt es die kommerzielle oder rechtliche Grundlage der Arbeit.

Wenn ein Dokument vorbereitet, geprüft oder gesendet werden muss, erstellen Sie eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist. Wenn es zu einem Kunden gehört, prüfen Sie CRM-Verknüpfung und Zugriffsrechte.

Signatur und Austausch​

Für Dokumente, die in den externen Austausch oder zur Signatur gehen, sind Gegenpartei, juristische Einheit, aktuelle Version und Status entscheidend. Prüfen Sie vor dem Senden, dass das Dokument zum richtigen Kunden gehört, keine internen Kommentare enthält und für die externe Aktion bereit ist.

Wenn der externe Austausch Aufmerksamkeit braucht, umgehen Sie ihn nicht durch nicht dokumentiertes manuelles Senden. Halten Sie Status und nächsten Schritt fest, damit das Team sieht, wo das Dokument steht.

Wie Sie ein Dokument zur Signatur senden, die Unterzeichner führen und externen Zugriff über einen Link öffnen, steht im Bereich Signatur und externer Zugriff auf Dokumente.

Eingehende Dokumente​

Ein extern erhaltenes Dokument muss zuerst sortiert werden: Kunde oder Opportunity bestimmen, Duplikate prüfen, mit Aufgabe oder CRM-Karte verbinden und einen Verantwortlichen festlegen. Verschieben Sie eine eingehende Datei nicht ohne Kontext in die allgemeine Liste.

Wenn das Dokument personenbezogene, finanzielle oder vertragliche Daten enthält, prüfen Sie den Zugriff, bevor es in Aufgabe, Chat oder Extranet besprochen wird.

Kontrolle durch Führungskräfte​

Führungskräfte sollten regelmäßig prüfen:

  • Dokumente ohne Aufgabe, Kunde oder CRM-Karte;
  • Pakete, in denen ein Pflichtdokument fehlt;
  • Dokumente, die auf Freigabe, Signatur oder externen Austausch warten;
  • alte Versionen, die noch genutzt werden;
  • Vorlagen, die unnötige oder unklare Dokumente erzeugen;
  • Dateien, die ohne Zugriffskontrolle extern oder im Extranet veröffentlicht wurden.

Gute Praktiken​

  • Benennen Sie Dokumente nach Geschäftsinhalt: Kunde, Typ, Zeitraum oder Ergebnis.
  • Speichern Sie keine privaten Daten in öffentlichen Beschreibungen.
  • Prüfen Sie die Version vor Versand, Signatur und Extranet-Veröffentlichung.
  • Verknüpfen Sie Dokumente mit Aufgaben, CRM, Kunde oder Arbeitsgruppe.
  • Nutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Pakete.

Szenarien für Ihr Unternehmen​

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