Aufgabenbeziehungen
In LadVen OS helfen Beziehungen dabei, den Arbeitskontext zu erhalten: aus welcher Aufgabe neue Arbeit entstanden ist, zu welchem Kunden oder Projekt sie gehört, wo die Dokumente liegen, welche Dateien das Ergebnis belegen und in welcher Diskussion die Entscheidung getroffen wurde.
Nutzen Sie Beziehungen nicht als Dekoration der Karte, sondern als Navigation durch die Arbeitshistorie. Ein Beteiligter soll eine Aufgabe öffnen und schnell verstehen, woher sie stammt, womit sie verbunden ist, wo Materialien zu finden sind und welche benachbarten Aufgaben das Ergebnis beeinflussen können.
Wann eine Beziehung nötig ist
Verbinden Sie eine Aufgabe mit einem anderen Objekt, wenn die Beteiligten ohne diese Beziehung den Kontext manuell wiederherstellen müssten: alte Korrespondenz suchen, nach der Vorgangsnummer fragen, mehrere Projekte öffnen oder Dokumente außerhalb von LadVen OS weiterleiten.
Eine Beziehung ist hilfreich, wenn:
- eine größere Arbeit in mehrere Ergebnisse aufgeteilt wird;
- eine neue Aufgabe aus einem Kommentar, einer Datei, einem Dokument, einer CRM-Entität oder einer Kundenanfrage entstanden ist;
- die Aufgabe zu einem Projekt, Kunden oder Kundenprojekt gehört;
- das Ergebnis einer Aufgabe eine andere beeinflusst;
- der Weg von der Entscheidung bis zur Ausführung erhalten bleiben muss;
- die Aufgabe Materialien in Dokumenten, Dateien, CRM oder Kommentaren hat;
- der Zugriff der Beteiligten auf den verbundenen Kontext geprüft werden muss.
Verbinden Sie eine Aufgabe nicht mit allem Möglichen. Überflüssige Beziehungen erzeugen Rauschen: Beteiligte verstehen nicht mehr, welches Objekt wirklich wichtig für die Ausführung ist und welches nur "für alle Fälle" hinzugefügt wurde.
Beziehungen und Verantwortung
Eine Beziehung ergänzt Kontext, ersetzt aber nicht den Ergebnisverantwortlichen. Auch wenn eine Aufgabe mit einem Kunden, einem Projekt, einem Dokument und mehreren benachbarten Aufgaben verbunden ist, braucht sie einen Verantwortlichen, der versteht, was genau bis zur Fertigstellung gebracht werden muss.
Nutzen Sie Beziehungen, um vier Fragen zu beantworten:
| Frage | Welche Beziehung hilft | Was trotzdem in der Aufgabe stehen muss |
|---|---|---|
| Für wen oder wofür machen wir die Arbeit? | Kunde, Kundenprojekt, CRM-Entität. | Welches Kundenergebnis nötig ist und wer es auf Teamseite abnimmt. |
| In welchem Arbeitsstrom wird das gesteuert? | Projekt, Arbeitsgruppe, übergeordnete Aufgabe. | Wie die Aufgabe das Gesamtergebnis des Projekts beeinflusst. |
| Wo liegen Ausgangsmaterialien und Ergebnis? | Dokument, Datei, Kommentar, Checklisten-Anhang. | Was genau geöffnet, geprüft oder am Ende angehängt werden muss. |
| Welche Aufgaben hängen voneinander ab? | Übergeordnete, untergeordnete oder verwandte Aufgabe. | Welche Abhängigkeit besteht: blockiert, setzt fort, präzisiert oder hält eine Entscheidung fest. |
Wenn eine Beziehung keine dieser Fragen beantwortet, ist sie wahrscheinlich überflüssig. Wenn sie hilft, für die Beteiligten aber ohne Erklärung unklar bleibt, ergänzen Sie ein bis zwei Zeilen in Beschreibung oder Kommentar.
Arten von Beziehungen
In Aufgaben gibt es mehrere Arten von verbundenem Kontext. Sie ähneln sich darin, dass sie helfen, die Quelle der Arbeit zu finden, beantworten aber unterschiedliche Fragen.
| Beziehungstyp | Was er zeigt | Wann verwenden |
|---|---|---|
| Übergeordnete Aufgabe | Eine größere Aufgabe oder Initiative, aus der die aktuelle Aufgabe entstanden ist. | Wenn die aktuelle Aufgabe Teil eines gemeinsamen Ergebnisses ist. |
| Untergeordnete Aufgabe | Einen separaten Arbeitsteil innerhalb der aktuellen Aufgabe. | Wenn ein Arbeitsteil einen eigenen Verantwortlichen, Termin oder eigene Fertigstellungskriterien hat. |
| Verwandte Aufgabe | Eine benachbarte Aufgabe ohne strenge Hierarchie. | Wenn Aufgaben einander beeinflussen, aber keine Teil der anderen ist. |
| Projekt | Ein internes Projekt, eine Arbeitsgruppe oder eine Richtung. | Wenn die Aufgabe innerhalb der Projektarbeit gefunden und geplant werden muss. |
| Kunde | Ein Unternehmen oder einen Kunden, auf den sich die Aufgabe bezieht. | Wenn die Aufgabe für Kundenhistorie, Vertrieb, Einführung oder Support wichtig ist. |
| Kundenprojekt | Ein konkretes Projekt oder einen Arbeitsstrom innerhalb eines Kunden. | Wenn ein Kunde mehrere parallele Richtungen hat. |
| CRM | Deal, Lead, Kontakt, Unternehmen oder andere CRM-Entität. | Wenn die Aufgabe Vertrieb, Betreuung oder eine Kundenaktion fortsetzt. |
| Dokument | Dokument, Tabelle, Vertrag, Leistungsbeschreibung oder Arbeitsdatei im Speicher. | Wenn das Dokument Quelle, Material oder Ergebnis der Aufgabe ist. |
| Datei | Anhang der Aufgabe, eines Checklistenpunkts oder eines Kommentars. | Wenn Material für Ausführung, Prüfung oder Entscheidungshistorie benötigt wird. |
| Kommentar | Eine konkrete Diskussion, Entscheidung, Frage oder Rückgabe zur Nacharbeit. | Wenn neue Arbeit aus einer Diskussion entstanden ist und der Grund nicht verloren gehen darf. |
Hierarchie, Abhängigkeit und Kontext
Nicht alle Beziehungen bedeuten dasselbe. Bestimmen Sie vor dem Hinzufügen einer Beziehung, welche Steuerungsrolle sie erfüllt.
| Was gezeigt werden muss | Welche Beziehung wählen | Wie eine Führungskraft es lesen sollte |
|---|---|---|
| Die aktuelle Aufgabe ist Teil eines großen Ergebnisses | Übergeordnete oder untergeordnete Aufgabe | Das Gesamtergebnis hat einzelne Teile mit eigenen Verantwortlichen. |
| Das Ergebnis einer Aufgabe beeinflusst eine andere | Verwandte Aufgabe | Die Aufgaben sind nicht ineinander enthalten, müssen aber zusammen betrachtet werden. |
| Die Aufgabe gehört zum Arbeitsstrom des Teams | Projekt oder Arbeitsgruppe | Die Arbeit kann innerhalb der Richtung geplant und gefiltert werden. |
| Die Aufgabe gehört zur Kundenhistorie | Kunde, Kundenprojekt oder CRM | Das Ergebnis muss im Kundenkontext sichtbar sein. |
| Ein Material oder Nachweis muss geöffnet werden | Dokument, Datei, Kommentar | Die Beziehung führt zur Quelle, Entscheidung oder zum finalen Ergebnis. |
Eine untergeordnete Aufgabe ist ein separates Ergebnis. Eine verwandte Aufgabe ist eine Abhängigkeit, Fortsetzung oder ein neuer Umfang. Projekt und Kunde sind Steuerungskontext. Dokument und Datei sind Material oder Nachweis. Wenn diese Bedeutungen vermischt werden, wird die Karte zu einem Archiv statt zu einem Arbeitsauftrag.
Übergeordnete und untergeordnete Aufgaben
Die übergeordnete Aufgabe beschreibt das Gesamtergebnis. Die untergeordnete Aufgabe beschreibt einen Teil der Arbeit, der separat ausgeführt und geprüft werden kann.
Erstellen Sie eine untergeordnete Aufgabe, wenn der Arbeitsteil:
- einen eigenen Verantwortlichen hat;
- einen eigenen Termin benötigt;
- parallel erledigt werden kann;
- das Gesamtergebnis blockiert;
- eigene Dateien, eine Checkliste oder Diskussion enthält;
- in Listen und Berichten getrennt von der übergeordneten Aufgabe sichtbar sein muss.
Lagern Sie nicht jeden Checklistenpunkt in eine untergeordnete Aufgabe aus. Die Checkliste passt für Schritte innerhalb eines Ergebnisses, die untergeordnete Aufgabe für ein separates Ergebnis mit eigenständiger Verantwortung.
Gutes Beispiel:
Übergeordnete Aufgabe:
Pilotstart für den Kunden vorbereiten
Untergeordnete Aufgaben:
- Vertrag für den Piloten abstimmen
- Technisches Anschlussschema vorbereiten
- Liste der Schulungsteilnehmer zusammenstellen
Schlechtes Beispiel:
Übergeordnete Aufgabe:
Pilotstart vorbereiten
Untergeordnete Aufgaben:
- Vorlage öffnen
- Text schreiben
- Rechtschreibung prüfen
Im zweiten Fall ist eine Checkliste besser: Separate Aufgaben fügen überflüssige Navigation hinzu und verwässern das Gesamtbild.
Verwandte Aufgaben
Eine verwandte Aufgabe ist nötig, wenn zwischen Aufgaben eine kontextuelle Abhängigkeit besteht, aber keine Beziehung "Teil eines Ganzen". Zum Beispiel hält eine Aufgabe eine Kundenentscheidung fest, eine andere die technische Bewertung, eine dritte die Vorbereitung eines Dokuments.
Nutzen Sie eine verwandte Aufgabe, wenn:
- die Aufgabe eine Diskussion aus einer anderen Aufgabe fortsetzt;
- das Ergebnis einer Aufgabe für eine Entscheidung in einer anderen nötig ist;
- die Arbeit nicht zusammengeführt werden kann, weil Aufgaben unterschiedliche Verantwortliche oder Termine haben;
- ein Link auf einen früheren Versuch, eine abgebrochene Arbeit oder eine Alternative erhalten bleiben muss;
- ein Teil des Umfangs aus der aktuellen Aufgabe ausgelagert wurde, die übergeordnete Hierarchie aber nicht passt.
Übertragen Sie in die verwandte Aufgabe nur den nötigen Kontext: eine kurze Beschreibung des Beziehungsgrunds, den Link zur Ausgangsaufgabe und wichtige Materialien. Kopieren Sie nicht die gesamte Korrespondenz manuell. Wenn eine wichtige Entscheidung in einem Kommentar stand, ist es besser, darauf zu verweisen oder das Ergebnis in der neuen Aufgabe festzuhalten.
Eine verwandte Aufgabe aus dem Kontext erstellen
Das Erstellen einer Aufgabe aus dem Kontext hilft, die Quelle der Arbeit nicht zu verlieren. Das ist besonders wichtig, wenn die Aufgabe aus der Ansicht einer anderen Aufgabe, einem Kommentar, einer CRM-Entität, einem Dokument, einer Datei oder einem Kundenprojekt entsteht.
Arbeitsreihenfolge:
- Öffnen Sie das Ausgangsobjekt: Aufgabe, Kommentar, CRM-Entität, Dokument, Datei, Projekt oder Kunde.
- Starten Sie die Aktion zum Erstellen einer Aufgabe aus diesem Kontext, wenn sie verfügbar ist.
- Prüfen Sie, welche Beziehung automatisch hinzugefügt wird: übergeordnet, verwandt, Projekt, Kunde, CRM oder Dokument.
- Formulieren Sie den Titel der neuen Aufgabe als eigenständiges Ergebnis.
- Erklären Sie in der Beschreibung kurz, warum die Aufgabe entstanden ist und wo der Ausgangskontext zu finden ist.
- Weisen Sie Verantwortlichen, Termin und Beteiligte zu.
- Hängen Sie nur die Dateien oder Dokumente an, die für die Ausführung wirklich nötig sind.
- Speichern Sie die Aufgabe.
- Öffnen Sie die erstellte Aufgabe und prüfen Sie, dass die Beziehung in der Karte angezeigt wird.
Wenn LadVen OS die Beziehung nicht automatisch erstellt hat, fügen Sie sie direkt nach dem Speichern manuell hinzu. Lassen Sie die Aufgabe nicht nur mit der Formulierung "wie besprochen" stehen: Nach einigen Tagen können Beteiligte nicht mehr rekonstruieren, wo genau es besprochen wurde.
Projekt, Kunde und Kundenprojekt
Projekt- und Kundenbeziehungen beantworten die Frage: "Zu welchem Arbeitsstrom gehört die Aufgabe?"
Verbinden Sie eine Aufgabe mit einem Projekt, wenn die Arbeit innerhalb eines Projektteams geplant, besprochen und gesteuert wird. Das Projekt hilft, die Aufgabenliste zu filtern, Arbeit zu gruppieren und die Auslastung nach Richtung zu sehen.
Verbinden Sie eine Aufgabe mit einem Kunden, wenn das Ergebnis für die Kundenhistorie wichtig ist: Vertrieb, Einführung, Support, Vertrag, Termin, Anfrage, Reklamation oder laufende Betreuung.
Nutzen Sie ein Kundenprojekt, wenn ein Kunde mehrere unabhängige Arbeitsströme hat. Zum Beispiel können Einführung, Betreuung, Integration und Schulung parallel laufen, sich aber auf dasselbe Unternehmen beziehen.
Gute Praxis:
- das Projekt zeigt den internen Arbeitsstrom;
- der Kunde zeigt die externe Seite des Kontexts;
- das Kundenprojekt präzisiert die Richtung innerhalb des Kunden;
- die CRM-Entität zeigt den konkreten Verkauf, die Anfrage, den Kontakt oder Deal.
Wenn eine Aufgabe gleichzeitig zu Kunde und Projekt gehört, prüfen Sie, dass die gewählten Beziehungen einander nicht widersprechen. Zum Beispiel darf eine Aufgabe zur Kundeneinführung nicht versehentlich im Projekt eines anderen Teams oder bei einem anderen Kunden landen.
Für Geschäftsinhaber und Abteilungsleiter ist das in Berichten besonders wichtig: Die Projektbeziehung steht für Steuerbarkeit der Arbeit im Team, die Kundenbeziehung für die Beziehungshistorie mit dem Kunden. Verwenden Sie nicht das eine statt des anderen. Eine Vertragsaufgabe kann im Projekt "Einführung" liegen, mit dem Kunden "Alpha" verbunden sein und einen CRM-Deal haben; das ist normal, wenn jede Beziehung eine eigene Kontextebene erklärt.
CRM-Beziehungen
Eine CRM-Beziehung ist nötig, wenn eine Aufgabe die Arbeit mit einem Verkauf, Kunden, Kontakt, Unternehmen, Lead, Deal oder einer anderen CRM-Entität fortsetzt.
Fügen Sie eine CRM-Beziehung hinzu, wenn die Aufgabe:
- aus einem Anruf, einer E-Mail, einem Termin oder einem Deal entstanden ist;
- den nächsten Vertriebsschritt beeinflusst;
- für die Vorbereitung eines Angebots, Vertrags, einer Rechnung oder Einführung nötig ist;
- eine Aktion zu einer Kundenanfrage festhält;
- aus der Kundenhistorie sichtbar sein muss;
- Beteiligung von Manager, Account, Recht, Einführung oder Support erfordert.
Geben Sie in der Aufgabenbeschreibung an, was genau im CRM-Kontext zu erledigen ist. Ein Link auf den Deal ersetzt keine Aufgabenstellung.
Beispiel:
Kontext:
Die Aufgabe wurde aus dem Deal zum Pilotstart erstellt. Der Kunde hat gebeten, vor dem Termin die Integrationsfristen zu bestätigen.
Was zu tun ist:
Technische Einschränkungen prüfen, Starttermin abstimmen und einen Abschlusskommentar in der Aufgabe hinterlassen.
Prüfen Sie vor dem Schließen der Aufgabe, ob das Ergebnis ins CRM zurückgegeben werden muss: Kommentar hinzufügen, Phase aktualisieren, Dokument anhängen oder nächste Aufgabe erstellen. Wenn die Entscheidung nur in der Aufgabe bleibt, sieht der Manager sie möglicherweise nicht in der Kundenhistorie.
Dokumente und Dateien
Dokumente und Dateien stehen für Materialien: was als Grundlage dient, was geprüft werden muss und wo das Ergebnis liegt.
Ein verbundenes Dokument passt, wenn das Material als eigenständiges Objekt lebt: Vertrag, technische Aufgabe, Tabelle, Präsentation, Regelwerk, Angebot oder Arbeitsdokument mit Änderungen.
Eine Aufgabendatei passt, wenn das Material genau in dieser Aufgabe benötigt wird: Briefing, Screenshot, Export, finale Version, Nachweis der Ausführung oder Anhang eines Checklistenpunkts.
Wählen Sie den Ort nach Bedeutung:
| Situation | Was verbinden oder anhängen |
|---|---|
| Es muss mit einem Vertrag gearbeitet werden, der separat bearbeitet wird | Verbundenes Dokument und kurze Erklärung in der Beschreibung. |
| Ein Ausgangsbriefing muss an den Ausführenden übergeben werden | Aufgabendatei. |
| Die Ausführung eines Schritts muss bestätigt werden | Datei des Checklistenpunkts. |
| Eine Zwischenversion muss besprochen werden | Datei im Kommentar. |
| Das finale Ergebnis muss gespeichert werden | Aufgabendatei oder Ergebnisdokument mit Abschlusskommentar. |
Duplizieren Sie nicht dasselbe Material an allen Stellen. Wenn ein Dokument als Quelle verbunden ist, reicht es im Kommentar zu schreiben, was genau darin anzusehen ist. Wenn eine Datei das finale Ergebnis ist, geben Sie das in den Fertigstellungskriterien oder im Abschlusskommentar an.
Praxis für Dokumente:
- wenn das Dokument die Quelle ist, geben Sie Abschnitt, Seite, Registerkarte oder Fragment an, das anzusehen ist;
- wenn das Dokument Arbeitsmaterial ist, vereinbaren Sie, wo Änderungen hinterlassen werden und wer die finale Version abnimmt;
- wenn das Dokument das Ergebnis ist, halten Sie in der Aufgabe das Fertigstellungskriterium fest: Link öffnet sich, Version ist aktuell, nötige Beteiligte haben Zugriff;
- wenn Material als Datei angehängt ist, prüfen Sie Name und Aktualität der Version, bevor Sie die Arbeit zuweisen;
- wenn eine Datei in einem Kommentar als Ergebnis erschienen ist, hinterlassen Sie einen Abschlusskommentar, damit Beteiligte die finale Version nicht zwischen Zwischenanhängen suchen müssen.
Kommentare als Beziehungsquelle
Oft entsteht eine neue Aufgabe aus einer Diskussion: Jemand hat ein separates Problem gefunden, eine Verbesserung vorgeschlagen, ein Risiko festgehalten oder entschieden, einen Teil der Arbeit aus der aktuellen Aufgabe auszulagern.
Wenn Sie eine Aufgabe aus einem Kommentar erstellen:
- speichern Sie den Link zur Ausgangsaufgabe oder zum Kommentar, wenn LadVen OS einen direkten Link unterstützt;
- geben Sie die Entscheidung in der Beschreibung der neuen Aufgabe kurz und verständlich wieder;
- geben Sie an, was nicht zur Ausgangsaufgabe gehört und warum es separat ausgelagert wurde;
- fügen Sie Beteiligte hinzu, die die Fortsetzung sehen müssen;
- hinterlassen Sie in der Ausgangsaufgabe einen Kommentar, dass die Arbeit in eine verwandte Aufgabe ausgelagert wurde.
Beispiel eines Abschlusskommentars in der Ausgangsaufgabe:
Ich halte fest: Die aktuelle Aufgabe schließen wir nach manueller Prüfung. Die automatische Abstimmung lagern wir in eine verwandte Aufgabe aus, um Umfang und Termin separat zu bewerten.
So sehen Beteiligte nicht nur die neue Aufgabe, sondern auch den Grund, warum sie entstanden ist.
Kontext nicht verlieren
Eine Beziehung allein garantiert kein Verständnis. Beteiligte brauchen ein kurzes, prüfbares Bild: was verbunden ist, warum es verbunden ist und was als Nächstes zu tun ist.
Minimaler Kontext:
- der Aufgabentitel beschreibt das Ergebnis;
- in der Beschreibung steht der Grund für die Entstehung der Aufgabe;
- Ausgangsaufgabe, Projekt, Kunde, CRM oder Dokument ist angegeben;
- wichtige Dateien sind am richtigen Ort angehängt oder verbunden;
- in Kommentaren sind Entscheidungen festgehalten, die den Arbeitsumfang ändern;
- Beteiligte haben Zugriff auf verbundene Objekte;
- nach dem Erstellen der Beziehung kann in beide Richtungen gewechselt werden, wenn die UI das unterstützt.
Wenn eine Beziehung für die Ausführung wichtig ist, erwähnen Sie sie im Aufgabentext. Zum Beispiel: "Die Arbeit gehört zum Kundenprojekt der Einführung; den Vertrag im verbundenen Dokument ansehen". Zwingen Sie den Ausführenden nicht, die Bedeutung der Beziehung aus einem Objektnamen zu erraten.
Für die Abnahme ist ein Prüfpfad hilfreich:
- Zuerst die Quelle öffnen: übergeordnete Aufgabe, CRM, Dokument oder Kommentar, aus der die Arbeit entstanden ist.
- Dann die Entscheidung prüfen: was genau abgestimmt wurde, wer bestätigt hat und welche Einschränkungen festgehalten wurden.
- Danach das Ergebnis abgleichen: Datei, geschlossene Checkliste, Abschlusskommentar und verwandte Aufgaben für neuen Umfang.
Wenn eine Führungskraft diesen Pfad nicht in wenigen Minuten durchgehen kann, besteht die Beziehung formal, aber der Kontext ist schlecht aufbereitet. Ergänzen Sie eine kurze Erklärung in Beschreibung oder Abschlusskommentar.
Arbeit nicht durch Beziehungen verwässern
Zu viele Beziehungen lassen eine Aufgabe wie ein Archiv wirken statt wie einen Auftrag. Ein Beteiligter sieht Kunde, Projekt, CRM, Dokumente, Dateien und benachbarte Aufgaben, versteht aber nicht, was davon das Wichtigste ist.
Damit Beziehungen die Arbeit nicht verwässern:
- belassen Sie im Aufgabentitel ein Ergebnis, nicht die gesamte Beziehungsliste;
- trennen Sie in der Beschreibung die Kontextquelle von der erwarteten Handlung;
- hängen Sie ein Dokument nicht nur deshalb an, weil es zum selben Thema gehört;
- fügen Sie keine verwandten Aufgaben hinzu, wenn zwischen ihnen keine Abhängigkeit oder Fortsetzung besteht;
- verwenden Sie die übergeordnete Aufgabe nicht als Ordner für eine ganze Richtung;
- schließen Sie eine Aufgabe nicht ohne Abschlusskommentar, wenn das Ergebnis in CRM, Kundenprojekt oder Dokument zurückkehren muss;
- weisen Sie nicht automatisch alle Beteiligten verbundener Objekte der aktuellen Aufgabe zu.
Wenn für die Ausführung mehr als drei verbundene Objekte geöffnet werden müssen, ergänzen Sie in der Beschreibung einen kurzen Pfad: "zuerst Vertrag ansehen, dann Kommentar mit Entscheidung, dann Ergebnisdatei aktualisieren". Das spart dem Ausführenden Zeit und senkt das Risiko, mit dem falschen Material zu arbeiten.
Zugriffsrechte und Einschränkungen
Verbundene Objekte können unterschiedliche Rechte haben. Ein Benutzer kann die Aufgabe sehen, aber nicht das Projekt, die CRM-Entität, das Dokument, die Datei, den Kommentar oder eine andere verbundene Aufgabe.
Prüfen Sie vor der Zuweisung der Arbeit den Zugriff, wenn:
- die Aufgabe mit einem geschlossenen Projekt, Kunden oder einer CRM-Entität verbunden ist;
- ein Beteiligter nach dem Erstellen der Beziehung hinzugefügt wurde;
- Datei oder Dokument in einem separaten Speicher liegt;
- die Aufgabe kommerzielle, personenbezogene oder interne Daten enthält;
- die verwandte Aufgabe zu einem anderen Team gehört;
- ein Beteiligter einen stummgeschalteten Eintrag, eine versteckte Beziehung oder eine Meldung über fehlende Verfügbarkeit sieht.
Umgehen Sie Rechtebeschränkungen nicht durch das Weiterleiten von Dateien oder Screenshots außerhalb von LadVen OS. Dann laufen Arbeitshistorie, Zugriffe und aktuelle Versionen auseinander. Wenn ein Beteiligter Zugriff braucht, richten Sie ihn im Ausgangsobjekt ein oder bitten Sie den Besitzer des Bereichs um Hilfe.
Wenn eine Beziehung nicht verfügbar ist, muss in der Aufgabe klar sein, was als Nächstes zu tun ist: Zugriff anfragen, sich an den Objektbesitzer wenden, die Beziehung durch ein verfügbares Dokument ersetzen oder den Kontext im Kommentar präzisieren.
Beziehungen prüfen
Öffnen Sie die Aufgabe nach dem Erstellen oder Ändern im Ansichtsmodus und prüfen Sie den Beziehungsblock und den Arbeitskontext.
Prüfen Sie:
- die übergeordnete Aufgabe wird dort angezeigt, wo sie erwartet wird;
- die untergeordnete oder verwandte Aufgabe ist aus der Ausgangsaufgabe sichtbar;
- Projekt, Kunde und Kundenprojekt entsprechen der realen Arbeit;
- die CRM-Entität öffnet sich und gehört zum richtigen Kunden oder Deal;
- Dokumente und Dateien sind für Beteiligte verfügbar;
- Kommentar oder Beschreibung erklären, warum die Beziehung hinzugefügt wurde;
- in der Aufgabenliste hilft die Beziehung beim Filtern oder Gruppieren der Arbeit;
- versteckte oder nicht verfügbare Beziehungen blockieren die Ausführung nicht ohne verständlichen nächsten Schritt.
Wenn eine Beziehung irrtümlich hinzugefügt wurde, korrigieren Sie sie sofort und hinterlassen Sie einen Kommentar, falls Beteiligte den falschen Kontext bereits sehen konnten.
Gute Praktiken
- Erstellen Sie untergeordnete Aufgaben für eigenständige Ergebnisse und eine Checkliste für Schritte innerhalb eines Ergebnisses.
- Verwenden Sie eine verwandte Aufgabe für Abhängigkeit oder Fortsetzung, nicht zur visuellen Gruppierung.
- Prüfen Sie beim Erstellen aus dem Kontext, welche Beziehung automatisch hinzugefügt wurde.
- Geben Sie in der Beschreibung der neuen Aufgabe den Grund der Beziehung in verständlicher Sprache wieder.
- Kopieren Sie nicht die gesamte Historie manuell: Halten Sie das Ergebnis fest und verlinken Sie die Quelle.
- Prüfen Sie den Zugriff der Beteiligten auf Projekt, Kunde, CRM, Dokumente und Dateien.
- Speichern Sie das finale Ergebnis dort, wo es am einfachsten zu prüfen ist: in Aufgabendateien, einem verbundenen Dokument oder einem Abschlusskommentar.
- Wenn die Beziehung die Abnahme beeinflusst, ergänzen Sie sie in den Fertigstellungskriterien.
- Fügen Sie Beziehungen nicht "für alle Fälle" hinzu: Jede Beziehung muss helfen, die Aufgabe auszuführen, zu prüfen oder zu finden.
- Verbinden Sie Arbeit bei Kundenaufgaben nur dann mit Kunde oder CRM, wenn das Ergebnis in der Kundenhistorie bleiben muss.
- Prüfen Sie bei Projektaufgaben, dass die Beziehung einer Führungskraft hilft, den Arbeitsverlauf zu sehen, und nicht nur ein Tag ersetzt.
- Halten Sie bei Dokumenten fest, ob das Dokument Quelle, Arbeitsversion oder finales Ergebnis ist.
- Schreiben Sie bei verwandten Aufgaben, welche Abhängigkeit zwischen ihnen besteht: "wartet auf Ergebnis", "setzt Entscheidung fort", "separat ausgelagert", "blockiert Start".
Häufige Fehler
Eine große Aufgabe statt mehrerer verbundener Aufgaben erstellen. Wenn eine Arbeit mehrere unabhängige Ergebnisse, unterschiedliche Verantwortliche oder Termine hat, teilen Sie sie in untergeordnete oder verwandte Aufgaben auf.
Kleine Schritte in einzelne Aufgaben auslagern. Wenn ein Schritt kein separates Ergebnis hat, lassen Sie ihn in der Checkliste.
Eine verwandte Aufgabe ohne Erklärung lassen. Beteiligte sehen den Link, verstehen aber nicht, warum er wichtig ist.
Eine Aufgabe mit dem falschen Kunden oder Projekt verbinden. Ein solcher Fehler beschädigt Filter, Berichte und Kundenhistorie.
Dokumente ohne Zugriffsprüfung anhängen. Der Ausführende sieht die Aufgabe formal, kann das Material aber nicht öffnen.
Kontext statt Link auf die Quelle kopieren. Manuelle Kopien veralten schnell und weichen vom Original ab.
Die Ausgangsaufgabe schließen, ohne ausgelagerte Arbeit festzuhalten. Später ist unklar, warum ein Teil des Ergebnisses in der Ausgangsaufgabe nicht erledigt wurde.
Eine CRM-Beziehung als Ersatz für die Beschreibung verwenden. Deal oder Kontakt geben Kontext, erklären aber nicht das erwartete Ergebnis.
Eine Beziehung ohne Kommentar löschen. Wenn über die Beziehung bereits gearbeitet wurde, müssen Beteiligte verstehen, warum sich der Kontext geändert hat.
Alle Kundenmaterialien in jede Aufgabe hinzufügen. Der Ausführende verliert die Hauptquelle und arbeitet möglicherweise mit einer veralteten Datei.
Projekt und Kunde vermischen. Das Projekt ist für interne Steuerung nötig, der Kunde für externe Historie. Wenn aus Bequemlichkeit nur eines gewählt wird, bleiben Berichte und Suche unvollständig.
Eine verwandte Aufgabe als Ersatz für den Auftrag betrachten. Der Link zeigt die Quelle, erklärt aber nicht, was genau zu tun ist und wer für das Ergebnis verantwortlich ist.
Beteiligte aus verwandten Aufgaben automatisch hinzufügen. Menschen erhalten überflüssige Benachrichtigungen und die Verantwortung wird unklar.
Welche Screenshots für diese Seite nötig sind
- Beziehungsblock in der Aufgabenkarte: übergeordnete, untergeordnete und verwandte Aufgabe.
- Erstellen einer Aufgabe aus einem Kommentar oder einer anderen Aufgabe mit automatisch hinzugefügter Beziehung.
- Beispiel einer Aufgabe, die gleichzeitig mit Projekt und Kunde verbunden ist.
- Beispiel einer Kundenaufgabe mit CRM-Entität und Erklärung in der Beschreibung.
- Verbundenes Dokument oder Datei in einer Aufgabe, bei der der Zweck des Materials sichtbar ist.
- Prüfung der Beziehungen im Ansichtsmodus der Aufgabe nach dem Speichern.
- Zustand einer nicht verfügbaren Beziehung oder Datei, wenn ein Beteiligter keine Rechte hat.