Disk und Dateien
Der Disk in LadVen OS speichert Arbeitsdateien, die mit Aufgaben, CRM, Dokumenten, Projekten und Teamprozessen verbunden sind. So bleiben wichtige Anlagen nicht nur in Chats, und der Kontext von Besitz und Nutzung bleibt sichtbar.
Nutzen Sie den Disk als verwalteten Speicher: Bereich, Ordner, Datei, Verbindung zum Arbeitsobjekt, klare Zugriffe und kontrollierte externe Freigabe.
Bereiche
Die Seite Disk zeigt Bereiche. Ein Bereich kann persoenlich, gemeinsam, projektbezogen oder mit einem Arbeitskontext verbunden sein: Aufgabe, Kunde, Opportunity oder anderer Datensatz.
Vor dem Erstellen klaeren Sie, wem die Dateien gehoeren, wer Ordnung haelt, zu welchem Prozess oder Kunden der Bereich gehoert, ob externe Freigabe erlaubt ist und wie lange Dateien gespeichert werden.
Erstellen Sie keinen gemeinsamen Bereich nur, weil mehrere Personen eine Datei brauchen. Wenn die Datei zu Aufgabe oder CRM gehoert, bleibt sie besser in diesem Kontext.
Ordner und Dateien
Oeffnen Sie einen Bereich und nutzen Sie Ordner fuer die Arbeitsstruktur: Vertraege, Kundenmaterial, Quelldateien, Ergebnisse, Akte und Freigaben. Namen sollten den Inhalt erklaeren, ohne die ganze Kommunikation lesen zu muessen.
Laden Sie Dateien in den aktuellen Ordner. Wenn Upload im Wurzelbereich nicht verfuegbar ist, erstellen oder oeffnen Sie zuerst einen Ordner.
Verbindung zur Arbeit
Eine Datei gehoert in die Naehe der Arbeit, die sie unterstuetzt. Bestaetigt sie eine Aufgabe, haengen Sie sie an die Aufgabe oder verlinken sie im Kommentar. Gehoert sie zu Kunde, Opportunity oder Anfrage, speichern Sie sie im CRM-Kontext.
Eine gute Struktur zeigt, zu welchem Kunden, Projekt oder Auftrag die Datei gehoert, welche Version aktuell ist, wer prueft und ob die Datei extern gezeigt werden darf.
Oeffentliche Links
Oeffentliche Links sind fuer sichere Weitergabe an externe Empfaenger. Pruefen Sie vor dem Erstellen Ablaufdatum, Zugriffsmodus, Passwort, Downloadlimit und Widerruf.
Nutzen Sie Passwort und Ablauf fuer Kunden-, Finanz-, Vertrags- oder Personendaten. Widerrufen Sie Links, wenn der Zugriff nicht mehr noetig ist.
Archiv und Loeschen
Archivieren Sie Bereiche, die nicht aktiv sind, aber fuer die Historie bleiben muessen. Loeschen Sie erst, wenn die Datei nicht mehr fuer Aufgabe, CRM, Dokument, Kunde oder externen Empfaenger gebraucht wird.