Glossar

Begriffe von LadVen OS, die in der Oberfläche und in der Dokumentation einheitlich verwendet werden. Zu jedem Begriff gibt es eine kurze Definition und einen Link zum Bereich mit den Details.

Aufgaben und Arbeit

Aufgabe

Arbeitseinheit mit verantwortlicher Person, Frist, Beschreibung, Dateien und Diskussion. Eine Aufgabe durchläuft den Zyklus: Stellen, Ausführen, Prüfen, Schließen. Mehr dazu — Aufgaben.

Auftraggeber

Nutzer, der die Aufgabe erstellt hat und ihr Ergebnis abnimmt. Der Auftraggeber formuliert das erwartete Ergebnis und entscheidet, ob die Aufgabe geschlossen oder zur Nacharbeit zurückgegeben wird. Mehr dazu — Beteiligte zuweisen.

Verantwortliche Person

Nutzer, der die Aufgabe ausführt und für das Ergebnis verantwortlich ist. Jede Aufgabe hat immer genau eine verantwortliche Person — so bleibt die Verantwortung eindeutig. Mehr dazu — Beteiligte zuweisen.

Mitwirkende

Nutzer, die gemeinsam mit der verantwortlichen Person an der Ausführung der Aufgabe beteiligt sind. Mitwirkende sehen die Aufgabe und arbeiten darin, aber die Abnahme des Ergebnisses wird von der verantwortlichen Person eingefordert. Mehr dazu — Beteiligte zuweisen.

Beobachter

Nutzer, der den Verlauf der Aufgabe verfolgt, ohne an der Ausführung teilzunehmen: Er erhält Benachrichtigungen und sieht die Diskussion. Eine Rolle für Kontrolle, nicht für Arbeit. Mehr dazu — Beteiligte zuweisen.

Checkliste

Liste prüfbarer Schritte innerhalb einer Aufgabe. Die Checkliste verwandelt die Beschreibung in eine Abfolge von Handlungen, an der der Fortschritt sichtbar ist. Mehr dazu — Checkliste hinzufügen.

Frist

Termin, zu dem das Ergebnis der Aufgabe fertig sein muss. Überfällige Aufgaben werden in Listen und Ansichten hervorgehoben — an ihnen sieht die Führungskraft, wo die Arbeit stockt. Mehr dazu — Aufgabenliste, Filter und Ansichten.

Abnahme

Prüfung des Ergebnisses durch den Auftraggeber vor dem Schließen der Aufgabe: Übereinstimmung mit der Beschreibung, erledigte Checkliste, finale Dateien. Mehr dazu — Aufgabe prüfen und schließen.

Nacharbeit

Rückgabe der Aufgabe in die Arbeit nach der Prüfung, mit einem Kommentar, was genau nicht abgenommen wurde und welches Ergebnis fehlt. Mehr dazu — Aufgabe prüfen und schließen.

Ansicht

Gespeicherte Art, auf die Aufgabenliste zu schauen: eine Kombination aus Filtern, Spalten und Sortierung, einschließlich Kanban. Ansichten geben der Führungskraft fertige Ausschnitte: überfällig, in Prüfung, nach Abteilung. Mehr dazu — Aufgabenliste, Filter und Ansichten.

Kanban

Darstellung der Aufgaben als Boards mit Spalten nach Status oder Stufen. Die Karte bewegt sich mit dem Arbeitsfortschritt durch die Spalten. Mehr dazu — Aufgabenliste, Filter und Ansichten.

Aufgabenvorlage

Vorbereitete Aufgabe mit fertiger Beschreibung, Checkliste, Beteiligten und Fristen für wiederholbare Arbeit. Die Vorlage macht aus einer mündlichen Regel einen Standard. Mehr dazu — Vorlagen, wiederkehrende Aufgaben und Automatisierung.

Wiederkehrende Aufgabe

Aufgabe, die automatisch nach Zeitplan erstellt wird: wöchentlicher Bericht, monatlicher Abgleich. Mehr dazu — Wiederkehrende Aufgaben.

CRM und Vertrieb

Kunde

Unternehmen oder Kontakt, mit dem das Geschäft arbeitet: eine Karte mit Stammdaten, Interaktionshistorie und Verknüpfungen zu Aufgaben und Dokumenten. Mehr dazu — Kunden, Unternehmen und Kontakte.

Opportunity

Konkreter Verkauf oder eine Kundenanfrage, die sich über die Stufen der Pipeline vom Interesse bis zum Ergebnis bewegt. Mehr dazu — Opportunities und Anfragen.

Pipeline

Weg der Kundenarbeit, unterteilt in Stufen: vom eingehenden Interesse bis zum Abschluss. An der Bewegung der Opportunities in der Pipeline ist der Zustand des Vertriebs sichtbar. Mehr dazu — Pipelines und Stufen.

Stufe

Schritt der Pipeline, auf dem sich eine Opportunity befindet. Der Stufenwechsel spiegelt den tatsächlichen Fortschritt wider: Der Anruf hat stattgefunden, der Vertrag wurde gesendet, die Zahlung ist eingegangen. Mehr dazu — Pipelines und Stufen.

Anfrage

Eingehende Kundenanfrage — zum Beispiel aus einem Formular auf der Website. Die Anfrage gelangt mit Quelle und Verantwortlichem ins CRM und durchläuft die Sichtung: angenommen, Spam oder Klärung nötig. Mehr dazu — Formulare und Anfrageeingang.

Formular

Konfigurierbares Webformular für die Aufnahme von Anfragen von der Website direkt ins CRM. Mehr dazu — Formulare.

Follower

Mitarbeiter, der eine Opportunity oder einen Kundeneintrag verfolgt und Benachrichtigungen über Änderungen erhält — das Gegenstück zum Beobachter in Aufgaben. Mehr dazu — Opportunities und Anfragen.

Automatisierung und Prozesse

Regel

Automatische Reaktion auf ein Ereignis: Status geändert — Aufgabe erstellen, Nachricht senden, Feld aktualisieren. Mehr dazu — Aufgabenregeln.

Roboter

Automatische Aktion im CRM, gebunden an eine Pipeline-Stufe: Die Opportunity erreicht die Stufe — die Aktion wird ausgeführt. Mehr dazu — CRM-Roboter.

Workflow

Mehrstufige automatisierte Kette (Geschäftsprozess) mit Beteiligten, Bedingungen und Verzweigungen: Freigabe, Einstellung, Auslieferung. Mehr dazu — Workflows.

Prozessinstanz

Ein konkreter Lauf eines Workflows: mit welchen Daten er läuft, auf welchem Schritt er steht, wer gerade handeln muss. Mehr dazu — Prozessinstanzen.

Schutzprüfung

Automatische Kontrolle, die verhindert, dass eine Aktion regelwidrig abgeschlossen wird: zum Beispiel eine Aufgabe ohne finale Datei zu schließen. Mehr dazu — Schutzprüfungen.

Nachrichtenvorlage

Vorbereiteter Text für automatische Benachrichtigungen und Prozessnachrichten. Mehr dazu — Nachrichtenvorlagen.

Dokumente und Dateien

Dokumentkarte

Seite eines Dokuments mit Versionen, Status und Verknüpfungen zu Aufgaben, Opportunities und Kunde. Mehr dazu — Dokumente.

Version

Gespeicherter Zustand eines Dokuments. Gearbeitet wird mit der aktuellen Version, die Änderungshistorie bleibt zugänglich. Mehr dazu — Dokumente.

Öffentlicher Link

Link auf eine Datei für eine Person außerhalb des Portals — mit begrenzter Laufzeit und bei Bedarf mit Passwort. Mehr dazu — Disk und Dateien.

Zugriff und Struktur

Abteilung

Organisationseinheit des Unternehmens in der Portalstruktur. Die Abteilung bestimmt, wessen Arbeit die Führungskraft sieht und wie Kontrollausschnitte aufgebaut werden. Mehr dazu — Unternehmen und Teams.

Arbeitsgruppe

Zusammenschluss von Mitarbeitern um ein Projekt oder eine Richtung — mit eigenen Aufgaben, Dateien und Diskussionen, unabhängig von der Abteilungsstruktur. Mehr dazu — Unternehmen und Teams.

Extranet

Eingeschränktes Portal für externe Beteiligte: Der Kunde sieht nur seine Anfragen, Dokumente und Diskussionen, nicht aber die interne Arbeit des Unternehmens. Mehr dazu — Extranet.

Zugriffspolitik

Regelsatz, der bestimmt, was ein externer Beteiligter oder eine Rolle sieht und tun darf. Vor der Vergabe des Zugriffs wird die effektive Politik geprüft — das Ergebnis aller Einstellungen. Mehr dazu — Extranet.

Benachrichtigung

Nachricht über ein Ereignis in einem Objekt, das Sie verfolgen: neue Diskussion, Statuswechsel, Rollenzuweisung. Mehr dazu — Benachrichtigungen.

Rolle

Grundlegende Zugriffsstufe eines Mitarbeiters: Administrator (konfiguriert das Portal), Führungskraft (leitet eine Abteilung), Mitarbeiter (arbeitet mit seinen Aufgaben und Kunden). Die genauen Rechte werden durch Politiken nach Bereichen präzisiert. Mehr dazu — Zugriff und Rollen.

Zugriffsbereich

Grenzen, in denen ein Recht wirkt: Unternehmen, Abteilung, Pipeline, Stufe, Projekt oder ein konkreter Nutzer. Der Zugriff wird nach Bereichen vergeben, nicht „auf alles zugleich“. Mehr dazu — Zugriff und Rollen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Zweiter Bestätigungsschritt der Anmeldung nach dem Passwort — ein Einmalcode aus einer Authenticator-App. Schützt das Konto, selbst wenn Unbefugte das Passwort erfahren haben. Mehr dazu — Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

Kommunikation und Telefonie

Kanalintegration

Anbindung eines externen Kommunikationskanals (Telegram, WhatsApp, Formular auf der Website) an den Portal-Chat: Kundennachrichten kommen in LadVen OS an, wo das Team antwortet und die Anfragen mit der Arbeit verknüpft. Mehr dazu — Externe Kanäle mit dem Chat verbinden.

Regel für eingehende E-Mails

Bedingung und Aktion für die automatische Verarbeitung einer eingehenden E-Mail: einen Vorgang im CRM erstellen, eine verantwortliche Person zuweisen, eine automatische Antwort senden, in einen Ordner verschieben. Mehr dazu — Regeln für eingehende E-Mails.

Anrufprotokoll (CDR)

Gemeinsame Anrufhistorie des Portals: Richtung, Nummern, Status (verpasste und fehlgeschlagene sind hervorgehoben), Dauer und Datum. Mehr dazu — Anrufprotokoll (CDR).