FAQ
Kurze Antworten auf die Fragen, die Nutzern, Führungskräften und Administratoren von LadVen OS am häufigsten begegnen. Jede Antwort verlinkt auf einen Bereich mit den Details.
Aufgaben und Rollen
Was tun, wenn ich eine benötigte Aufgabe nicht sehe?
Prüfen Sie Filter, die gewählte Ansicht, den Arbeitsbereich und Ihre Rolle in der Aufgabe. Eine Aufgabe kann verborgen sein, wenn Sie nicht Auftraggeber, verantwortliche Person, Mitwirkender oder Beobachter sind.
Wenn die Aufgabe mit einem Kunden, Projekt oder einer Abteilung verbunden ist, prüfen Sie, ob Sie Rechte auf diesen Bereich haben. Wenn die Aufgabe weiterhin fehlt, bitten Sie einen Kollegen um den Link zur Aufgabenkarte oder wenden Sie sich an die Administration. Mehr dazu im Bereich Aufgabenliste, Filter und Ansichten.
Worin unterscheidet sich die verantwortliche Person von Mitwirkenden?
Die verantwortliche Person verantwortet das Ergebnis der Aufgabe und ihren Abschluss — sie ist immer nur eine. Mitwirkende helfen bei der Arbeit und sehen die Aufgabe, aber die Abnahme des Ergebnisses wird von der verantwortlichen Person eingefordert. Der Beobachter verfolgt den Verlauf, ohne an der Arbeit teilzunehmen.
Wenn „alle“ für das Ergebnis verantwortlich sind, ist es in Wahrheit niemand: Benennen Sie eine verantwortliche Person und fügen Sie Helfer als Mitwirkende hinzu. Mehr dazu im Bereich Beteiligte zuweisen.
Wann braucht es eine Checkliste und wann reicht die Beschreibung?
Die Beschreibung beantwortet die Frage, welches Ergebnis gebraucht wird. Eine Checkliste ist nötig, wenn das Ergebnis aus mehreren prüfbaren Schritten besteht: Datei vorbereiten, Text abstimmen, an den Kunden senden, Bestätigung erhalten.
Wenn die Checkliste zu lang wird oder verschiedene Ergebnisse enthält, teilen Sie die Arbeit in verbundene Aufgaben — so sieht die Führungskraft Verantwortung und Fortschritt klarer. Mehr dazu im Bereich Checkliste hinzufügen.
Wo hänge ich Dateien an?
Hängen Sie Dateien an die Aufgabe oder das Objekt an, wo das Ergebnis abgenommen wird. Die ausführende Person soll die Materialien neben Beschreibung und Checkliste sehen, und die prüfende Person muss erkennen, welche Datei final ist.
Machen Sie die Aufgabe nicht zum allgemeinen Projektarchiv: Lassen Sie nur Materialien dort, die helfen, das konkrete Ergebnis zu erledigen, zu prüfen oder abzunehmen. Mehr dazu im Bereich Dateien an Aufgabe anhängen.
Woran erkenne ich, dass eine Aufgabe geschlossen werden kann?
Schließen Sie die Aufgabe, wenn das Ergebnis der Beschreibung entspricht, die Checkliste erledigt ist oder Ausnahmen erklärt sind, die finalen Dateien verfügbar sind und der Auftraggeber versteht, was genau abgenommen wurde.
Wenn das Ergebnis strittig ist, schließen Sie die Aufgabe nicht stillschweigend: Schreiben Sie einen Kommentar, klären Sie die Abnahmekriterien oder geben Sie die Aufgabe zur Nacharbeit zurück. Mehr dazu im Bereich Aufgabe prüfen und schließen.
Wie gebe ich eine Aufgabe richtig zur Nacharbeit zurück?
Die Rückgabe zur Nacharbeit ist kein Vorwurf, sondern eine Präzisierung des Ergebnisses. Schreiben Sie im Kommentar, was genau nicht abgenommen wurde und welches Ergebnis fehlt, mit Verweis auf Beschreibung oder Checkliste.
Eine schlechte Formulierung ist „mach es neu“. Eine gute: „In der Datei fehlt der Abschnitt mit der Berechnung, ergänze ihn und gib die Aufgabe zurück zur Prüfung“. Mehr dazu in den Bereichen Kommentare in der Aufgabe und Aufgabe prüfen und schließen.
CRM und Vertrieb
Worin unterscheidet sich eine Opportunity von einem Kunden?
Der Kunde (Unternehmen oder Kontakt) ist das „Wer“: eine Karte mit Stammdaten, Historie und Verknüpfungen. Die Opportunity ist das „Was passiert gerade“: ein konkreter Verkauf oder eine Anfrage, die sich über die Stufen der Pipeline bewegt.
Ein Kunde kann mehrere Opportunities haben — aktive und abgeschlossene. Mehr dazu in den Bereichen Kunden, Unternehmen und Kontakte und Opportunities und Anfragen.
Was sind Pipeline und Stufen?
Die Pipeline beschreibt den Weg der Kundenarbeit vom eingehenden Interesse bis zum Ergebnis, die Stufen sind die Schritte dieses Weges. Eine Opportunity befindet sich immer auf einer Stufe, und an der Bewegung der Opportunities sieht die Führungskraft den Zustand des Vertriebs.
Ändern Sie die Stufe nur mit einem tatsächlichen Grund: Der Anruf hat stattgefunden, das Dokument wurde gesendet, die Zahlung ist eingegangen. Mehr dazu im Bereich Pipelines und Stufen.
Wie gelangen Website-Anfragen ins CRM?
Über das Formularmodul: Das Formular wird auf der Website platziert, gesendete Anfragen erzeugen Vorgänge im CRM mit Quelle und Verantwortlichem. Danach durchläuft die Anfrage die Sichtung: angenommen, Spam oder Klärung nötig.
Mehr dazu in den Bereichen Formulare und Formulare und Anfrageeingang.
Wer erhält Benachrichtigungen zu einer Opportunity?
Eine Opportunity verfolgen ihre verantwortliche Person und die abonnierten Mitarbeiter — das Gegenstück zum Beobachter in Aufgaben. Wenn zur Opportunity Arbeit in verknüpften Aufgaben läuft, erhalten die Beteiligten dieser Aufgaben ihre Benachrichtigungen separat.
Mehr dazu in den Bereichen Opportunities und Anfragen und Benachrichtigungen.
Wie rufe ich einen Kunden aus dem CRM an?
Wenn die Telefonie angebunden ist, ruft der Operator den Kunden direkt aus dessen Opportunity an — über die Anrufschaltfläche auf der Karte. Das Gespräch wird mit der Opportunity verknüpft und die Aufnahme ist in ihrem Chat verfügbar. Mehr dazu im Bereich Anrufe des Operators aus dem CRM.
Automatisierung
Womit beginne ich die Automatisierung?
Mit einem wiederkehrenden Prozess, der bereits manuell funktioniert: ein regelmäßiger Bericht, eine Standardanfrage, eine Standardprüfung vor dem Abschluss. Aktivieren Sie die Regel oder wiederkehrende Aufgabe in einem begrenzten Bereich, testen Sie an einem Testobjekt und erweitern Sie erst danach.
Chaos lässt sich nicht automatisieren — zuerst muss der Prozess stabil manuell laufen. Mehr dazu im Bereich Automation und Portaleinstellungen.
Regel, wiederkehrende Aufgabe oder Workflow — was wähle ich?
Eine Regel reagiert auf ein Ereignis: Status geändert — Aktion ausführen. Eine wiederkehrende Aufgabe erzeugt Arbeit nach Zeitplan: jeden Monat ein Bericht. Ein Workflow führt eine mehrstufige Kette mit Verzweigungen und Beteiligten: Freigabe, Einstellung, Auslieferung.
Beginnen Sie mit dem einfachsten Werkzeug, das die Aufgabe löst. Mehr dazu in den Bereichen Aufgabenregeln, Wiederkehrende Aufgaben und Workflows.
Was tun, wenn die Automatisierung falsch ausgelöst hat?
Suchen Sie den Lauf im Ausführungsverlauf: Dort ist sichtbar, welche Regel ausgelöst hat, auf welchem Objekt und mit welchem Ergebnis. Korrigieren Sie Bedingung oder Aktion, testen Sie an einem Testobjekt und aktivieren Sie erst danach wieder.
Deaktivieren Sie veraltete Regeln, statt sie „zur Sicherheit“ zu behalten — eine verborgene Regel beeinflusst den Prozess weiter. Mehr dazu im Bereich Ausführungsverlauf und Problemanalyse.
Wie lasse ich E-Mails automatisch ins CRM eintragen?
Über Regeln für eingehende E-Mails: Anhand einer Bedingung (Absender, Domain, Betreff, Anhänge) erzeugt eine E-Mail automatisch einen Vorgang im CRM, weist eine verantwortliche Person zu und kann eine automatische Antwort senden. Mehr dazu im Bereich Regeln für eingehende E-Mails.
Dokumente und Dateien
Wie verliere ich die finale Version eines Dokuments nicht?
Führen Sie das Dokument in seiner Karte: Dort liegen Versionen, Verknüpfungen mit Aufgaben und Kunde sowie der Freigabestatus. Prüfen Sie vor Versand, Signatur oder Veröffentlichung, dass die aktuelle Version geöffnet ist.
Bewahren Sie finale Dateien bei dem Objekt auf, wo die Entscheidung getroffen wurde — Aufgabe, Opportunity oder Dokumentkarte. Mehr dazu im Bereich Dokumente.
Wie teile ich eine Datei sicher mit einer externen Person?
Nutzen Sie einen externen Link mit begrenzter Laufzeit und bei Bedarf mit Passwort — und widerrufen Sie ihn, wenn der Zugriff nicht mehr nötig ist. Versenden Sie Arbeitsdateien nicht über private Kanäle: So verlieren Sie die Kontrolle über Version und Zugriff.
Für die laufende Dokumentenarbeit mit einem Kunden nutzen Sie das Extranet. Mehr dazu im Bereich Disk und Dateien.
Zugriff, Rollen und Struktur
Wer sieht meine Aufgabe oder Opportunity?
Die Beteiligten des Objekts (in der Aufgabe: Auftraggeber, verantwortliche Person, Mitwirkende, Beobachter) und Mitarbeiter mit Rechten auf den Bereich: Abteilung, Pipeline, Arbeitsgruppe. Die Führungskraft sieht in der Regel die Arbeit ihrer Abteilung.
Wenn Sie unsicher sind, ob das Objekt für Unbeteiligte sichtbar ist, klären Sie die Bereichsrechte mit der Administration. Mehr dazu in den Bereichen Beteiligte zuweisen und Unternehmen und Teams.
Was ist das Extranet und worin unterscheidet es sich vom normalen Zugriff?
Das Extranet ist ein eingeschränktes Portal für externe Beteiligte: Der Kunde sieht nur seine Anfragen, Dokumente und Diskussionen, nicht aber die interne Arbeit des Unternehmens. Der Zugriff eines Mitarbeiters ist der volle Arbeitsumfang gemäß seinen Rechten.
Prüfen Sie vor der Vergabe externen Zugriffs die effektive Politik: was genau der Kunde sehen wird. Mehr dazu im Bereich Extranet.
Wie aktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Jeder Mitarbeiter aktiviert 2FA selbst in seinem Profil: Er verbindet eine Authenticator-App, speichert die Wiederherstellungscodes und bestätigt danach die Anmeldung mit einem Einmalcode. Die Administration kann 2FA für das Unternehmen verpflichtend machen. Mehr dazu im Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
Wer konfiguriert Rechte und Rollen?
Den Zugriff konfiguriert die Administration nach Rollen (Administrator, Führungskraft, Mitarbeiter) und Bereichen (Unternehmen, Abteilung, Pipeline, Projekt). Die Stufen sind: lesen, erstellen, ändern, verwalten. Mehr dazu im Bereich Zugriff und Rollen.
Benachrichtigungen und Kommunikation
Wie erkenne ich, wer eine Benachrichtigung erhalten hat?
Benachrichtigungen erhalten die Beteiligten, die für eine Aktion verantwortlich sind, und die auf das Objekt abonnierten Nutzer. In Aufgaben sind das Auftraggeber, verantwortliche Person, Mitwirkende und Beobachter.
Mehr dazu im Bereich Benachrichtigungen.
Wie reduziere ich das Benachrichtigungsrauschen?
Prüfen Sie die Rollen: Eine häufige Ursache für Rauschen ist, Personen „zur Sicherheit“ als Beobachter hinzuzufügen. Nutzen Sie die Beobachtung dort, wo wirklich Kontrolle nötig ist, statt jede Aufgabe in einen allgemeinen Kanal zu verwandeln.
Führen Sie Diskussionen in dem Objekt, zu dem sie gehören — dann erhalten nur die Personen Benachrichtigungen, die die Arbeit betrifft. Mehr dazu in den Bereichen Benachrichtigungen und Chats und Kommentare.
Wo halte ich Erläuterungen zur Arbeit fest?
In Kommentaren neben Aufgabe, Dokument oder CRM-Eintrag — damit der Kontext für die nächsten Beteiligten verfügbar bleibt. Bewahren Sie wichtige Entscheidungen nicht nur in privaten Nachrichten auf: Wenn eine Entscheidung Frist, Ergebnis, Verantwortung oder Budget beeinflusst, halten Sie sie im Kommentar zum Objekt fest.
Mehr dazu im Bereich Kommentare in der Aufgabe.
Wie verbinde ich Telegram oder WhatsApp mit dem Chat?
Externe Kanäle verbindet die Administration im Bereich der Chat-Integrationen: Nachrichten aus Telegram, WhatsApp oder einem Formular auf der Website kommen im Portal-Chat an, wo das Team antwortet und die Anfragen mit Aufgaben und CRM verknüpft. Mehr dazu im Bereich Externe Kanäle mit dem Chat verbinden.
Einführung und Testen
Womit beginne ich die Einführung von LadVen OS?
Mit einem realen Prozess: Legen Sie Mitarbeiter und Abteilungen an, erstellen Sie die erste Aufgabe mit verantwortlicher Person und Frist und durchlaufen Sie den Zyklus „gestellt — erledigt — abgenommen“. Danach ergänzen Sie CRM, Dokumente und Automatisierung, sobald das Team bereit ist.
Die Route der ersten Schritte finden Sie im Bereich Erste Schritte, fertige Führungsrouten in den Szenarien für Ihr Unternehmen.
Was sollte das erste Demo zeigen?
Einen realen Prozess: wer die Aufgabe stellt, wer verantwortlich ist, welche Dateien nötig sind, welche Schritte in die Checkliste gehören, wo Fragen entstehen und wie die Führungskraft das Ergebnis prüft.
Für das erste Kennenlernen muss nicht das ganze Unternehmen beschrieben werden — ein klares Szenario reicht. Mehr dazu im Bereich LadVen OS testen.
Wie melde ich ein Problem oder schlage eine Verbesserung vor?
Halten Sie fest, wo das Problem aufgetreten ist (Bereich, Aktion), was Sie erwartet haben und was passiert ist, und übermitteln Sie das über den Testkanal. Je konkreter die Schritte zur Reproduktion, desto schneller die Korrektur.
Mehr dazu im Bereich LadVen OS testen.