Chats und Kommentare
Chats in LadVen OS helfen bei schneller Abstimmung mit einer Person, Gruppe, Abteilung oder den Teilnehmern einer Aufgabe. Kommentare halten die Entscheidung direkt am Arbeitsobjekt: Aufgabe, Dokument, Kunde, Opportunity oder Projekt.
Die wichtigste Regel: Eine Diskussion kann im Chat beginnen, aber jede Entscheidung zu Frist, Verantwortlichem, Ergebnis, Datei oder Kunde muss im Arbeitskontext bleiben.
Wo es liegt
Wichtige Bereiche:
- Chats (
/chat) - Dialogliste, Suche, ungelesene Nachrichten und Erwahnungen; - Dialog (
/chat/:conversationId) - Nachrichten, Dateien, Antworten, Reaktionen, Umfragen, Anrufe und Teilnehmer; - Chat-Integrationen (
/chat/integrations) - Einstellungen externer Kanale fur Administratoren; - Kommentare in Aufgaben, CRM, Dokumenten und anderen Arbeitskarten.
Wann verwenden
- nutzen Sie einen direkten Chat, wenn die Frage eine Person betrifft;
- nutzen Sie Gruppen- oder Abteilungschats fur Teamkoordination;
- nutzen Sie einen Aufgabenchat, wenn die Diskussion zu einem konkreten Ergebnis gehort;
- hinterlassen Sie einen Kommentar in Aufgabe, CRM oder Dokument, wenn die Nachricht Teil der Arbeitshistorie bleiben muss;
- hangen Sie Datei oder Link an, wenn der Kontext sonst unklar bleibt;
- nutzen Sie einen Anruf, wenn Sprache schneller ist, und dokumentieren Sie das Ergebnis danach schriftlich.
Arbeit im Dialog
Achten Sie im Dialog auf Titel, Teilnehmer, letzte Nachrichten, ungelesene Markierungen und Erwahnungen. Bei vielen Nachrichten nutzen Sie die Suche und offnen den gefundenen Ausschnitt im Ursprungskontext.
Antworten erhalten die Kette. Antworten Sie auf eine konkrete Nachricht, wenn Sie Entscheidung, Datei, Frage oder Korrektur besprechen. Beginnen Sie keinen neuen Strang, wenn die passende Nachricht bereits existiert.
Nachrichten, Dateien und Umfragen
Eine Nachricht soll kurz sein und zu einer Handlung fuhren. Wenn eine Datei gebraucht wird, hangen Sie sie sofort an und benennen Sie sie klar. Wenn das Team eine Option wahlen muss, nutzen Sie eine Umfrage statt einer langen Textabstimmung.
Senden Sie keine privaten Daten, Tokens, Passwörter, internen Links oder Kundendateien in einen Chat, wenn der Zugriff der Teilnehmer nicht gepruft ist. Fur Dokumente und Kundenmaterialien nutzen Sie die verknupfte Karte und Rechte.
Anrufe
Ein Anruf ist gut fur schnelle Abstimmung, ersetzt aber keine schriftliche Spur. Nach dem Anruf erfassen Sie das Ergebnis in Aufgabe, CRM-Karte oder Dokument: was entschieden wurde, wer verantwortlich ist und bis wann es erledigt wird.
Wenn der Anruf zu einem Kunden oder einer Aufgabe gehort, offnen Sie den verknupften Kontext vor oder direkt nach dem Gesprach.
Kommentare in Arbeitskarten
Ein Kommentar ist richtig, wenn die Nachricht neben der Arbeit bleiben muss. Erfassen Sie im Kommentar:
- was sich geandert hat;
- wer handeln muss;
- welche Datei oder Version genutzt wird;
- warum Frist, Status oder Verantwortlicher geandert wurde;
- was als fertiges Ergebnis gilt.
Wenn die Diskussion im privaten Chat begonnen hat, ubertragen Sie die finale Entscheidung in den Kommentar der Arbeitskarte.
Kontrolle durch Fuhrungskrafte
Fuhrungskrafte sollten prufen:
- wichtige Entscheidungen, die nur im privaten Chat stehen;
- Aufgaben mit aktiver Diskussion, aber ohne abschliessenden Kommentar;
- Erwahnungen ohne Antwort;
- Dateien, die im Chat statt in einem Dokument oder einer Aufgabe liegen;
- Anrufe ohne festgehaltenes Ergebnis;
- externe Kanale und Integrationen, in denen Kundendaten erscheinen konnen.
Empfehlungen
- Schreiben Sie so, dass der Empfanger die Handlung ohne Nachfrage versteht.
- Antworten Sie im richtigen Verlauf oder auf die konkrete Nachricht.
- Erwahnen Sie Personen nur, wenn wirklich eine Aktion benotigt wird.
- Ersetzen Sie Aufgabenkommentare nicht durch private Nachrichten.
- Veröffentlichen Sie keine sensiblen Daten in gemeinsamen Chats.