Workflows
Workflows halten wiederkehrende Arbeit in einer klaren Reihenfolge: wer den Prozess startet, welche Schritte automatisch laufen, wo ein Mensch handeln muss und wie eine Fuehrungskraft den Fortschritt sieht. Sie eignen sich fuer Vertrieb, Kundenuebergaben, Anfragebearbeitung, interne Regeln und Aufgabenketten.
Ein Workflow ersetzt keine Aufgabe, keinen CRM-Datensatz und kein Dokument. Er verbindet sie zu einer kontrollierten Abfolge mit Vorlage, Lauf, aktuellen Aufgaben, Historie und Ergebnis.
Wo Sie Workflows Finden
Der Einstieg ist Automatisierung → Workflows (/automation/workflows). Ein Workflow kann sich auf CRM oder Aufgaben beziehen.
Je nach Rechten sehen Sie Vorlagen, Filter nach Modul und Ausloeser, den Vorlageneditor, Workflow-Aufgaben fuer Personen, Instanzen, Ausfuehrungshistorie und geplante Schritte.
Wenn ein Bereich oder eine Aktion fehlt, pruefen Sie die Workflow-Rechte und den Gueltigkeitsbereich des Prozesses.
Wann Workflows Sinnvoll Sind
Nutzen Sie Workflows, wenn mehrere Schritte einheitlich bleiben muessen: neue Anfrage oder Opportunity bearbeiten, Arbeit zwischen Teams uebergeben, aus einem Ereignis eine Aufgabe erzeugen, auf Status oder Termin warten, einen manuellen Schritt zuweisen oder sehen, wo der Prozess gestoppt ist.
Fuer eine einzelne Checkliste reicht oft eine Aufgabenvorlage. Fuer Regeln in einer CRM-Stufe kann CRM-Automatisierung genuegen. Ein Workflow ist richtig, wenn die ganze Kette sichtbar und steuerbar sein muss.
Vorlagen
Eine Vorlage definiert Startbedingung und Schritte. Vor dem Aktivieren pruefen Sie Name, Zweck, Modul, Bereich, Ausloeser, manuelle Verantwortliche, automatische Aktionen, Abschlussregel und Prozessverantwortlichen.
Aktivieren Sie keine Vorlage, wenn niemand fuer Fehler, ueberfaellige Schritte oder Ausnahmen verantwortlich ist.
Workflow-Aufgaben
Eine Workflow-Aufgabe ist ein manueller Schritt fuer eine Person. Behandeln Sie ihn wie echte Arbeit: Beschreibung, Frist, verknuepftes Objekt und erwartetes Ergebnis pruefen.
Schliessen Sie den Schritt erst nach der tatsaechlichen Erledigung ab. Wenn er nicht erledigt werden kann, geben Sie ihn mit Kontext an den Prozessverantwortlichen zurueck oder brechen Sie ihn begruendet ab.
Instanzen und Kontrolle
Eine Instanz ist ein konkreter Lauf einer Vorlage fuer eine Opportunity, Aufgabe oder ein anderes Arbeitsobjekt. Sie zeigt Start, Status, aktiven Schritt, Beteiligte, Historie und Abschluss.
Beenden Sie eine Instanz nur mit nachvollziehbarem Grund. So bleibt spaeter klar, ob es eine richtige manuelle Entscheidung oder ein Einrichtungsproblem war.
Gute Praxis
- Ein Workflow sollte ein klares Geschaeftsziel haben.
- Manuelle Schritte muessen das erwartete Ergebnis nennen.
- Neue Workflows zuerst in einem sicheren Testszenario pruefen.
- Managemententscheidungen nicht blind automatisieren.
- Workflow-Aufgaben und gestoppte Instanzen regelmaessig kontrollieren.