Extranet
Das Extranet gibt Kunden, Auftragnehmern und anderen externen Beteiligten einen eigenen Arbeitseingang in LadVen OS. Sie sehen nur den freigegebenen Kontext: Anfragen, allgemeinen Kanal, Dokumente und Aktionen, die durch ihre Zugriffspolitik erlaubt sind.
Nutzen Sie es, wenn ein Kunde an der Arbeit teilnehmen soll, ohne Zugriff auf das interne Unternehmensportal zu bekommen.
Wo es zu finden ist
Externe Beteiligte arbeiten im Kundenportal Extranet (/extranet/*). Je nach Zugriffspolitik sind dort Anfragen, allgemeiner Kanal und Dokumente verfuegbar.
Mitarbeiter und Administratoren verwalten den Zugriff in Extranet Governance (/extranet-governance). Dort werden Benutzer mit Kontakten und Unternehmen verbunden, Einladungen erstellt, Zugriffspolitiken gepflegt, erlaubte Pipelines ausgewaehlt und Sicherheitseinstellungen kontrolliert.
Wann verwenden
Das Extranet ist sinnvoll, wenn ein Kunde Fortschritt sehen und Materialien liefern muss, aber keine internen Aufgaben, privaten Diskussionen oder Daten anderer Kunden sehen darf.
Typische Szenarien:
- der Kunde erstellt eine Anfrage ueber ein erlaubtes Formular;
- das Team bespricht die Anfrage und tauscht Dateien aus;
- der Kunde erhaelt Dokumente, Angebote, Rechnungen oder Fallmaterialien;
- der Kunde sieht Status und naechsten Schritt;
- ein verantwortlicher Mitarbeiter verwaltet Zugriff, Einladungen und CRM-Kontext.
Anfragen
Eine Anfrage haelt den Bedarf des externen Beteiligten fest. Abhaengig von der Pipeline kann der Kunde ein Formular ausfuellen, Dateien anhaengen, den Verlauf lesen, im Anfragechat schreiben und einen klaren Status sehen.
Vor dem Senden sollte der Kunde Titel, Beschreibung, Anhaenge und Kontaktkontext pruefen. Mitarbeiter sollten keine Daten erneut im Chat anfordern, wenn sie bereits im Anfrageformular stehen.
Allgemeiner Kanal
Der allgemeine Kanal dient der dauerhaften Kommunikation mit einem Kunden oder Partner ausserhalb einer einzelnen Anfrage. Nutzen Sie ihn fuer organisatorische Fragen, Klaerungen und kurze Abstimmungen.
Verschieben Sie keine internen Entscheidungen in den allgemeinen Kanal, wenn der Kunde sie nicht sehen soll. Gehoert eine Diskussion zu einer konkreten Anfrage oder einem Dokument, bleibt sie in diesem Kontext.
Dokumente
Der Dokumentbereich zeigt externen Beteiligten nur Materialien, die fuer sie bestimmt sind. Eine Dokumentkarte kann Status, naechsten Schritt, Dateien, Vorschau, Download oder eine Signaturaktion zeigen, wenn dies erlaubt ist.
Pruefen Sie vor der Veroeffentlichung, dass das Dokument zum richtigen Unternehmen oder Kontakt gehoert, keine internen Kommentare enthaelt und keine Daten anderer Kunden offenlegt.
Zugriff verwalten
Extranet-Zugriff muss mit einem echten Kontakt, Unternehmen und erlaubten Arbeitsbereichen verbunden sein. Verwenden Sie externen Zugriff nicht als allgemeinen Umweg in das Portal.
Pruefen Sie:
- welcher Benutzer mit welchem Kontakt verbunden ist;
- welche Unternehmen dem externen Beteiligten offenstehen;
- welches Unternehmen standardmaessig ausgewaehlt ist;
- welche Anfragen, Chats, Anrufe, Dokumente und Pipelines erlaubt sind;
- ob Einladungen aktiv und nicht abgelaufen sind;
- ob Passwort- und Sitzungsregeln zum Risiko passen.
Wenn ein Kunde zu viel sieht oder das richtige Objekt nicht sieht, umgehen Sie das Problem nicht mit einem Direktlink. Pruefen Sie Benutzerlink, Unternehmen, Politik und Sichtbarkeit.
Gute Praxis
- Trennen Sie externen und internen Kontext: Das Kundenportal darf keine Servicenotizen, internen Aufgaben oder technischen Daten zeigen.
- Verwenden Sie klare Namen fuer Anfragen und Dokumente.
- Pruefen Sie Zugriff nach Aenderungen an Unternehmen, Kontakt oder Politik erneut.
- Widerrufen Sie alte Einladungen und Verknuepfungen, wenn die Zusammenarbeit endet.
- Nutzen Sie fuer Screenshots und Schulungen nur vorbereitete Demo-Daten.