Arbeitsraum des Kunden
Der Arbeitsraum des Kunden buendelt an einem Ort alles, was den Kunden betrifft: Opportunities, Aufgaben, Dateien, Dokumente und den externen Zugriff. So laesst sich die Arbeit am Kunden fuehren und kontrollieren, ohne sie manuell aus verschiedenen Modulen und privaten Chats zusammenzutragen. Fuer die Fuehrung ist dies der zentrale Bildschirm, der die Frage beantwortet: "Was passiert gerade mit diesem Kunden?"
Der Arbeitsraum wird aus dem Kundendatensatz heraus geoeffnet (/clients/:typ/:id).
Wozu er dient
Ohne einen einheitlichen Raum verteilt sich die Information zum Kunden: die Opportunity liegt im CRM, die Aufgaben in den Aufgaben, der Vertrag in den Dokumenten, die Korrespondenz in den Chats. Das vollstaendige Bild zu finden wird schwer, und neue Beteiligte verlieren Zeit beim Zusammentragen des Kontexts.
Der Arbeitsraum loest das: Wenn Sie einen Kunden oeffnen, sehen Sie sofort seine Opportunities, Aufgaben, Dateien, Dokumente und den Stand des externen Zugriffs. Ausserdem koennen Sie neue Arbeit direkt von hier anlegen - mit einer Verknuepfung zum Kunden, die automatisch erhalten bleibt.
Reiter des Arbeitsraums
Der Kundenraum ist in Reiter gegliedert. Die Reiter haben Zaehler, die den Arbeitsumfang am Kunden auf einen Blick zeigen.
- Opportunities - Anfragen und Opportunities dieses Kunden. Es ist sichtbar, auf welcher Stufe die Arbeit laeuft und wo sie stehen geblieben ist. Eine neue Opportunity laesst sich aus dem Kontext des Kunden anlegen.
- Aufgaben - Aufgaben, die mit dem Kunden verknuepft sind, mit der Moeglichkeit, eine Aufgabe direkt hier anzulegen. Das ist praktisch, wenn der Kunde eine konkrete Ausfuehrung braucht: ein Angebot vorbereiten, einen Vertrag pruefen, anrufen.
- Dateien - Materialien, die am Kunden angeheftet sind.
- Dokumente - Vertraege, Rechnungen, Akte und andere Dokumente, die mit dem Kunden verknuepft sind, mit einem Zaehler fuer fertige und ausstehende.
- Externer Zugriff (Extranet) - Einladungen und Zugriff des Kunden auf das Kundenportal: fuer Unternehmen und Kontakte werden von hier aus Einladungen, Links und die Zugriffsrichtlinie verwaltet.
Wie Sie den Kundenraum in der Arbeit nutzen
- Legen Sie eine Aufgabe oder Opportunity aus dem Arbeitsraum des Kunden heraus an und nicht separat: Die Verknuepfung zum Kunden wird automatisch gesetzt, und die Arbeit muss nicht spaeter haendisch zugeordnet werden.
- Nutzen Sie die Zaehler der Reiter als schnellen Indikator: viele offene Aufgaben oder Opportunities ohne Bewegung sind ein Grund, genauer hinzusehen.
- Halten Sie die Dokumente des Kunden in seinem Raum und nicht in privaten Ordnern: Dann sind Vertrag und Rechnung in Sekunden auffindbar und nicht erst nach langer Suche in der Korrespondenz.
- Pruefen Sie vor dem Aktivieren des externen Zugriffs, dass nach aussen nur das gelangt, was der Kunde sehen soll.
Arbeitsraum des Kundenprojekts
Wenn sich die Arbeit am Kunden in einzelne Richtungen oder Projekte aufteilt, wird der Arbeitsraum des Kundenprojekts genutzt (/client-projects/:id). Er ist gleich aufgebaut - er buendelt Aufgaben, Opportunities und Materialien, aber innerhalb der Grenzen eines konkreten Kundenprojekts. Das hilft, verschiedene Arbeitsrichtungen an einem Kunden nicht zu einem Haufen zu vermengen.
Legen Sie ein Kundenprojekt an, wenn der Kunde eine eigenstaendige Richtung mit eigenen Aufgaben und eigenem Ergebnis hat. Ist die Arbeit einmalig, braucht es kein eigenes Projekt - eine Opportunity oder Aufgabe im allgemeinen Kundenraum genuegt.
Zugriff
Was im Arbeitsraum sichtbar ist, haengt von den Rechten ab. Ein Teil der Daten kann verborgen sein, und einzelne Aktionen koennen nicht verfuegbar sein, wenn Ihnen die Rechte fehlen oder Sie nicht Mitglied der verbundenen Arbeitsgruppe sind. Das ist normal: Fordern Sie den Zugriff beim Eigentuemer des Raums an, statt die Einschraenkung durch Weiterleiten von Daten zu umgehen. Das Zugriffsmodell ist ausfuehrlicher im Artikel ueber Kunden beschrieben.
Was die Fuehrung im Arbeitsraum des Kunden pruefen sollte
Der Arbeitsraum des Kunden ist ein praktischer Kontrollpunkt fuer einen konkreten Kunden. Pruefen Sie beim Durchgehen des Kunden:
- Opportunities: Gibt es offene Opportunities ohne naechsten Schritt oder solche, die auf einer Stufe stehen geblieben sind;
- Aufgaben: Gibt es keine ueberfaelligen Aufgaben zum Kunden und hat jede einen Verantwortlichen;
- Dokumente: Sind die wichtigen Dokumente vorhanden (Vertrag, Rechnung, Akt) und ist die finale Fassung festgehalten;
- externer Zugriff: Wer vom Kunden ist ueber den externen Zugriff angebunden und ist das aktuell noch angemessen;
- Buendelung der Arbeit: Wird am Kunden im Arbeitsraum gearbeitet oder zerfliesst die Arbeit in private Chats und Ordner.
Die Zaehler der Reiter geben einen schnellen Ueberblick: Wenn die Zahl bei den Opportunities oder Aufgaben unerwartet gross oder null aussieht, oeffnen Sie den Reiter und gehen Sie der Sache nach. Ein regelmaessiger Durchgang durch den Arbeitsraum des Kunden hilft, einen Stillstand der Arbeit und vergessene Zusagen frueher zu erkennen, als der Kunde daran erinnert.
Zustaende, die Sie sehen koennen
- ein Reiter laedt oder aktualisiert sich;
- ein Reiter ist leer - zum Kunden gibt es noch keine Opportunities, Aufgaben, Dateien oder Dokumente;
- der Zaehler zeigt den Arbeitsumfang und ausstehende Dokumente;
- eine Aktion ist wegen der Rechte oder fehlender Mitgliedschaft in der Arbeitsgruppe nicht verfuegbar;
- ein Teil der Daten ist aufgrund der Rechte verborgen.
Der Reiter fuer den externen Zugriff (Extranet) im Arbeitsraum zeigt die Beschriftungen derzeit nur auf Russisch, unabhaengig von der Sprache der Oberflaeche. Dies ist eine bekannte Produkteinschraenkung. Auf den Sinn dieses Artikels hat sie keinen Einfluss, aber lokalisierte Screenshots des Reiters fuer den externen Zugriff werden bis zur Behebung nicht veroeffentlicht.
Gute Praktiken
- Fuehren Sie die gesamte Arbeit am Kunden in seinem Raum und nicht in verstreuten Modulen.
- Legen Sie Aufgaben und Opportunities aus dem Kontext des Kunden an, damit die Verknuepfung automatisch erhalten bleibt.
- Behalten Sie die Zaehler der Reiter als Indikator fuer den Zustand des Kunden im Blick.
- Trennen Sie Arbeitsrichtungen ueber Kundenprojekte, wenn die Arbeit es erfordert.
- Pruefen Sie vor dem externen Zugriff, was genau dem Kunden sichtbar wird.
Haeufige Fehler
Die Arbeit am Kunden ausserhalb seines Raums fuehren. Das Bild verteilt sich, und niemand sieht die vollstaendige Historie.
Eine Aufgabe oder Opportunity separat anlegen und die Verknuepfung vergessen. Spaeter muss man manuell rekonstruieren, zu welchem Kunden das gehoert.
Alle Richtungen des Kunden auf einen Haufen werfen. Ohne Kundenprojekte stoeren verschiedene Prozesse einander.
Den externen Zugriff ungeprueft oeffnen. Der Kunde kann sehen, was nicht fuer ihn bestimmt ist.
Wie Sie das Ergebnis pruefen
- aus dem Kunden oeffnet sich der Arbeitsraum mit den verknuepften Opportunities, Aufgaben, Dateien und Dokumenten;
- die aus dem Kontext angelegten Aufgaben und Opportunities sind tatsaechlich mit dem Kunden verknuepft;
- die Zaehler der Reiter spiegeln den echten Arbeitsumfang wider;
- der externe Zugriff oeffnet dem Kunden nur das, was sichtbar sein soll;
- die aufgrund der Rechte verborgenen Daten sind als Zugriffseinschraenkung erkennbar.