Opportunities und Anfragen
Eine Opportunity (oder Anfrage) ist ein konkreter Kundenprozess, den man zu einem Ergebnis fuehrt: Verkauf, Serviceanfrage, Rechtsfall, Recruiting. Die Opportunity-Karte sammelt an einem Ort den Kunden, den Verantwortlichen, Betrag oder Wert, Termin, naechsten Schritt, Aufgaben, Dokumente und Historie. Werden Opportunities ehrlich gefuehrt, sieht die Fuehrung das echte Bild der Pipeline und nicht ein huebsches Board.
Opportunities leben im Bereich Opportunities und Anfragen (/crm/opportunities; /crm fuehrt ebenfalls hierher).
Zwei Board-Ansichten
Mit Opportunities laesst sich in zwei Modi arbeiten:
- Liste - eine Tabelle der Opportunities mit Spalten (Name, Kunde, Pipeline, Stufe, Betrag, Quelle, Kontakte, Verknuepfungen). Geeignet fuer Kontrolle, Suche und Massenaktionen, auch ueber alle Pipelines zugleich.
- Kanban - Spalten nach den Stufen der gewaehlten Pipeline. Kanban ist verfuegbar, wenn eine konkrete Pipeline gewaehlt ist; fuer den Modus "alle Pipelines" wechselt das System zur Liste. Geeignet, um den Arbeitsfluss und Engpaesse zu sehen.
Die Wahl der Ansicht wird je Pipeline gespeichert, sodass jeder Prozess in der passenden Darstellung betrachtet werden kann.
Wie Sie die richtigen Opportunities finden
In der oberen Leiste stehen Suche und Filter zur Verfuegung:
- Suche nach Name und Daten der Opportunity;
- Filter nach Verantwortlichem, Pipeline, Stufe, Status, Quelle und Typ;
- Schnellfilter: alle, meine, offene, ueberfaellige, fuer heute, anstehende, ungelesene und der gespeicherte benutzerdefinierte Auszug.
Gesondert arbeitet der Aufmerksamkeitsfilter - er sammelt Opportunities, die eine Aktion erfordern: solche, die eine Reaktion brauchen, ueberfaellige, fuer heute, anstehende, ungelesene. Er laesst sich im Schnitt "Alle" (ueber das gesamte Team) oder "Meine" betrachten. Das ist ein Arbeitswerkzeug fuer Fuehrungskraft und Mitarbeiter: den Tag nicht mit dem Durchscrollen des gesamten Boards beginnen, sondern mit dem, was wirklich Aufmerksamkeit erfordert.
Was die Opportunity-Karte zeigt
Auf dem Board und in der Liste ist bei einer Opportunity das Wichtigste sichtbar:
- der Name der Opportunity;
- Kunde, Unternehmen und Kontakt, manchmal mit Markierung des Entscheiders;
- der Verantwortliche fuer die Opportunity;
- Betrag oder Wert und Wahrscheinlichkeit;
- Stufe und Pipeline;
- erwartetes Abschlussdatum und naechster Schritt;
- Merkmale von Aufmerksamkeit und Prioritaet: ueberfaellig, fuer heute, ungelesen.
In den Kanban-Spalten ist zusaetzlich eine Zusammenfassung je Stufe sichtbar: Anzahl der Opportunities und Betrag. Das zeigt sofort, wo sich Arbeit staut.
Wie Sie eine Opportunity anlegen
Das Anlegen wird ueber die Schaltflaeche fuer eine neue Opportunity geoeffnet. Das Formular besteht aus zwei Teilen:
- links - die Felder, die die Pipeline vorgibt: der Feldsatz haengt vom Prozess ab, deshalb sieht das Formular in verschiedenen Pipelines unterschiedlich aus;
- rechts - das Bereitschaftspanel: es zeigt den Zustand "Bereit", "Entwurf" oder "Blockiert" und listet auf, welche Pflichtfelder fehlen.
Reihenfolge:
- Waehlen Sie die richtige Pipeline - von ihr haengen der Feldsatz und die Stufen ab.
- Fuellen Sie die Pflichtfelder aus; orientieren Sie sich am Bereitschaftspanel, um nichts zu uebersehen.
- Geben Sie Kunde, Kontakt, Verantwortlichen, Betrag oder Wert, erwarteten Termin und naechsten Schritt an.
- Speichern Sie die Opportunity. Sie koennen sie speichern und sofort oeffnen oder speichern und die naechste anlegen.
Verknuepfungen und Korrespondenz lassen sich nach dem Anlegen hinzufuegen: Sie werden verfuegbar, sobald die Opportunity bereits existiert.
Wie Sie eine Opportunity ueber die Stufen fuehren
Die Stufe muss den tatsaechlichen Arbeitsstand widerspiegeln und nicht den Wunsch, auf dem Board Ordnung zu schaffen. Verschieben Sie eine Opportunity nicht nur, weil es ordentlicher aussieht.
Die Felder einer Opportunity teilen sich in Systemfelder (Name, Betrag, Waehrung, Verantwortlicher, Kunde, juristische Person, Stufe, Pipeline, Status, Wahrscheinlichkeit, naechster Schritt, erwarteter Abschluss, Quelle) und Felder, die die Pipeline fuer ihren Prozess hinzugefuegt hat.
Aktualisieren Sie nach jedem wichtigen Ereignis Stufe und naechsten Schritt und hinterlassen Sie einen verstaendlichen Kommentar. Eine Opportunity ohne naechsten Schritt ist ein Signal, dass die Arbeit stehen bleiben kann.
Abschluss einer Opportunity mit Ergebnis
Wenn eine Opportunity die Abschlussstufe erreicht, fordert das System, das Ergebnis festzuhalten: gewonnen, verloren oder ein anderes Ergebnis. Das ist keine Formalitaet, sondern Daten fuer die Analyse der Pipeline.
- Fuer die Abschlussstufe kann ein Abschlussgrund erforderlich sein - ohne ihn geht der Uebergang nicht durch. Geben Sie den echten Grund an und nicht den erstbesten: gerade aus diesen Gruenden wird spaeter der reale Konversionsanteil und die typischen Verluste sichtbar.
- Nach dem Abschluss kann eine Opportunity nur noch lesbar werden. Das schuetzt die Ergebnishistorie vor versehentlichen Aenderungen.
Die Opportunity-Karte in Arbeit
Eine geoeffnete Opportunity ist ein Arbeitsbereich und nicht nur ein Datensatz. In der Karte sind Tabs zu allem gebuendelt, was zur Opportunity gehoert:
- Opportunity - Felder, Stufe, Betrag, Beteiligte, naechster Schritt;
- Aufgaben - Aufgaben zur Opportunity mit der Moeglichkeit, eine neue direkt aus dem Kontext zu stellen;
- Dateien - Materialien der Opportunity;
- Dokumente - Vertraege, Rechnungen und andere Dokumente;
- Kalender - Termine und Ereignisse zur Opportunity.
Aus der Karte heraus ist ein Aktionsmenue verfuegbar: eine Aufgabe stellen, eine Erinnerung hinzufuegen, eine Arbeitsgruppe oder ein Kundenprojekt anlegen, dem Kunden eine E-Mail senden, eine Roboter-Regel starten. So koennen Sie an der Opportunity arbeiten, ohne in andere Module zu wechseln.
Der Ereignisfeed und die Historie zeigen, was mit der Opportunity passiert ist: Stufenwechsel, neue Aufgaben, E-Mails, Kommentare. Nutzen Sie den Feed als Spur der Vereinbarungen: eine Entscheidung muss in der Karte sichtbar sein und nicht nur in der persoenlichen Korrespondenz.
Betrag, Wert und Wahrscheinlichkeit
Eine Opportunity traegt nicht nur einen Namen, sondern auch messbare Kennzahlen:
- Betrag oder Wert - wie viel das Ergebnis kostet; mehrere Waehrungen werden unterstuetzt, pruefen Sie deshalb, dass die richtige angegeben ist;
- Wahrscheinlichkeit - die Einschaetzung der Erfolgschance; sie hilft, eine Prognose fuer die Pipeline zu erstellen;
- erwartetes Abschlussdatum - wann das Ergebnis geplant ist;
- naechster Schritt - was genau als Naechstes zu tun ist.
Diese Kennzahlen dienen nicht der Optik, sondern der Prognose: die Fuehrung sieht daran, wie viel Geld tatsaechlich in Arbeit ist und welche Opportunities Aufmerksamkeit erfordern. Lassen Sie Betrag und Wahrscheinlichkeit nicht "nach Gefuehl", wenn darauf ein Plan aufgebaut wird.
Verknuepfte Opportunities
Opportunities lassen sich miteinander verknuepfen: als uebergeordnete und untergeordnete oder einfach als verbundene. Das hilft, den Kontext nicht zu verlieren, wenn aus einer Opportunity mehrere Richtungen entstehen oder wenn eine grosse Arbeit in Teile aufgeteilt wird.
Verknuepfen Sie Opportunities bewusst: die Verknuepfung soll helfen, eine Abhaengigkeit oder die Fortsetzung der Arbeit zu verstehen, und nicht nur die Liste verlaengern. Wenn aus einer Opportunity ein eigenstaendiges Ergebnis entstanden ist, legen Sie eine untergeordnete oder verbundene Opportunity an, statt die urspruengliche zu verwaessern.
Massenaktionen
In der Liste lassen sich mehrere Opportunities auswaehlen und eine gleichartige Aktion anwenden, etwa das Archivieren. Wurde die Aktion nicht auf alle angewendet (Teilergebnis), bearbeiten Sie die uebrigen gesondert und wiederholen die Massenoperation nicht blind: ein Teil der Opportunities konnte wegen Rechten, Status oder einer Schutzpruefung nicht durchgehen.
Kontrolle fuer Fuehrung
Pruefen Sie regelmaessig anhand von Board und Aufmerksamkeitsfilter:
- Opportunities ohne naechsten Schritt;
- festgefahrene Stufen, in denen die Arbeit steht;
- Opportunities ohne Verantwortlichen;
- ueberfaellige Opportunities und Aufgaben zu Kunden;
- Opportunities, die ohne verstaendlichen Grund abgeschlossen wurden.
Wenn das Board die Realitaet nicht mehr abbildet, korrigieren Sie zuerst Prozess und Daten, nicht den Bericht. Ein Board ist genau so nuetzlich, wie sehr man ihm trauen kann.
Zustaende, die Sie sehen koennen
- der Zugriff auf das Modul oder die Opportunity ist durch Rechte gesperrt;
- Board oder Liste sind leer, oder fuer Kanban muss zuerst eine Pipeline gewaehlt werden;
- eine Opportunity in der Abschluss- oder Schutzstufe ist nur lesbar geoeffnet;
- der Uebergang zwischen Stufen ist durch eine Schutzpruefung mit verstaendlicher Meldung blockiert - erfuellen Sie die Bedingung und wiederholen Sie;
- der Abschluss erfordert Ergebnis und Abschlussgrund;
- eine Massenaktion wurde teilweise ausgefuehrt;
- der Export laeuft oder ist fehlgeschlagen.
Gute Praxis
- Legen Sie eine Opportunity in der richtigen Pipeline an; von ihr haengen Felder und Stufen ab.
- Pruefen Sie vor dem Speichern das Bereitschaftspanel und die Pflichtfelder.
- Jede Opportunity sollte einen Verantwortlichen und einen naechsten Schritt haben.
- Verschieben Sie die Stufe erst nach einer echten Aenderung des Arbeitsstands.
- Geben Sie beim Abschluss ein ehrliches Ergebnis und einen Grund an.
- Beginnen Sie die Kontrolle mit dem Aufmerksamkeitsfilter und nicht mit dem Durchscrollen des gesamten Boards.
Haeufige Fehler
Eine Opportunity ueber die Stufen verschieben, nur fuer Ordnung auf dem Board. Das Board bildet die echte Arbeit nicht mehr ab, und die Prognose wird falsch.
Eine Opportunity ohne naechsten Schritt lassen. Die Arbeit bleibt still stehen, und niemand bemerkt es rechtzeitig.
Eine Opportunity ohne Grund abschliessen. Das Team verliert die Daten ueber die Verlustgruende und lernt nicht aus ihnen.
Mehrere Prozesse in einer Pipeline fuehren. Die Stufen werden unverstaendlich, und das CRM wird zu einer beliebigen Liste.
Eine Massenaktion nach einem Teilergebnis blind wiederholen. Ein Teil der Opportunities geht erneut nicht durch, und die Ursache bleibt ungeklaert.
Wie Sie das Ergebnis pruefen
- die Opportunity ist in der richtigen Pipeline angelegt, die Pflichtfelder sind ausgefuellt;
- Kunde, Verantwortlicher, Betrag, Termin und naechster Schritt sind sichtbar;
- die Stufe entspricht dem echten Arbeitsstand;
- eine abgeschlossene Opportunity hat Ergebnis und Grund;
- der Aufmerksamkeitsfilter zeigt keine vergessenen ueberfaelligen Opportunities ohne Aktion.