Manuelle Aufgaben eines Geschäftsprozesses
Eine manuelle Aufgabe ist ein Schritt eines Geschäftsprozesses, der sich nicht automatisch ausführen lässt und den der Geschäftsprozess an eine konkrete Person übergibt. Solange die Aufgabe nicht abgeschlossen ist, wartet der Geschäftsprozess an diesem Schritt. Deshalb sind manuelle Aufgaben die Stelle, an der die Automatisierung „beim Menschen anhält“, und sie müssen genauso diszipliniert bearbeitet werden wie normale Arbeitsaufgaben.
Die Warteschlange der manuellen Aufgaben ist unter /automation/workflows/tasks erreichbar.
Was eine manuelle Aufgabe ist
Wenn der Geschäftsprozess einen Aufgabenknoten erreicht, erstellt er eine manuelle Aufgabe und richtet sie an einen Zuständigen. Die Aufgabe beschreibt, was zu tun ist, auf welches Objekt und welche Prozessinstanz sie sich bezieht und bis zu welcher Frist sie erwartet wird. Der Geschäftsprozess läuft nicht weiter, bis der Zuständige diesen Schritt schließt — ihn abschließt oder abbricht.
Wo Sie sie bearbeiten
Im Bereich /automation/workflows/tasks ist die Warteschlange der Aufgaben gesammelt. Sie lässt sich praktisch nach Frist sortieren und nach Zuständigem oder per Suche filtern, sodass Sie Ihre eigenen oder die Schritte des Teams sehen. Für eine Führungskraft lohnt es sich, die Warteschlange regelmäßig durchzusehen: hängende Aufgaben zeigen, wo Geschäftsprozesse an Menschen stehen bleiben.
Was in der Aufgabe sichtbar ist
In der Aufgabe wird angezeigt:
- Name und Beschreibung — was zu tun ist;
- Zuständiger — an wen der Schritt gerichtet ist;
- Frist — bis wann das Ergebnis erwartet wird;
- verknüpftes Objekt — Aufgabe, Deal oder ein anderes Arbeitsobjekt;
- Prozessinstanz — der Wechsel zum Start, in dessen Rahmen der Schritt erstellt wurde;
- Zustand — ausstehend, abgeschlossen oder abgebrochen.
Sehen Sie sich vor dem Abschließen nicht nur den Namen an, sondern auch das verknüpfte Objekt und die Instanz: so ist erkennbar, Teil welches Geschäftsprozesses der Schritt ist und wozu er dient.
Aufgabe abschließen
Schließen Sie eine Aufgabe erst ab, nachdem die Arbeit tatsächlich erledigt ist. Nach der Markierung „abgeschlossen“ läuft der Geschäftsprozess mit dem nächsten Schritt weiter. Schließen Sie einen Schritt nicht pro forma „damit er nicht hängt“ — das treibt den Geschäftsprozess auf falschen Daten weiter und bricht die Vorgaben weiter unten im Graphen.
Aufgabe abbrechen
Wenn ein Schritt nicht ausgeführt werden kann oder nicht ausgeführt werden muss, wird er abgebrochen. Der Abbruch schließt die Aufgabe ohne Ausführung; der Geschäftsprozess verarbeitet das nach seiner eigenen Logik. Geben Sie an, warum der Schritt abgebrochen wurde (im Kommentar zum verknüpften Objekt oder beim Prozessverantwortlichen) — sonst ist später unklar, ob es eine Entscheidung oder ein Fehler war. Ein wiederholter Abbruch derselben Aufgabe ist ein Signal, dass in der Vorlage der Trigger oder der Adressat falsch ist.
Warteschlange und Kontrolle
Die Aufgaben-Warteschlange ist ein Arbeitswerkzeug zur Kontrolle. Achten Sie bei der Durchsicht auf:
- wer der Zuständige ist und ob er nicht überlastet ist;
- ob Aufgaben nicht überfällig sind;
- ob keine Aufgabe hängt, an der der gesamte Geschäftsprozess steht;
- ob sich nicht ein und dieselbe Aufgabe wegen einer fehlerhaften Vorlage wiederholt.
Eine hängende manuelle Aufgabe ist eine häufige Ursache für eine „festgefahrene“ Prozessinstanz: der Geschäftsprozess ist nicht defekt, er wartet nur auf einen Menschen.
Zustände und Einschränkungen
- Aufgabe im Zustand „ausstehend“ — der Geschäftsprozess steht an diesem Schritt;
- Aufgabe abgeschlossen — der Geschäftsprozess ist weitergelaufen;
- Aufgabe abgebrochen — der Schritt ist ohne Ausführung geschlossen;
- Aufgabe überfällig — die Frist ist vorbei, der Schritt ist noch offen;
- keine Rechte zur Bearbeitung — die Aufgabe ist nur zur Ansicht verfügbar.
Gute Praktiken
- Bearbeiten Sie Prozessaufgaben genauso aufmerksam wie Arbeitsaufgaben.
- Schließen Sie einen Schritt erst nach der tatsächlichen Ausführung ab.
- Halten Sie beim Abbrechen den Grund fest.
- Sehen Sie überfällige und hängende Aufgaben regelmäßig durch.
- Sich wiederholende oder fehlerhafte Aufgaben reparieren Sie in der Prozessvorlage, nicht manuell.
Häufige Fehler
Eine Aufgabe pro forma schließen. Der Geschäftsprozess läuft auf falschen Daten weiter, und der Fehler taucht später auf.
Ohne Erklärung abbrechen. Danach lässt sich eine bewusste Entscheidung nicht von einem Fehler unterscheiden.
Hängende Aufgaben übersehen. Der gesamte Geschäftsprozess steht, weil ein Schritt nicht bearbeitet ist.
Das Symptom manuell beheben. Wenn sich ein und dieselbe Aufgabe wiederholt, liegt das Problem in der Prozessvorlage.
So prüfen Sie das Ergebnis
- nach „abgeschlossen“ ist die Prozessinstanz zum nächsten Schritt übergegangen;
- abgebrochene Aufgaben haben einen nachvollziehbaren Grund;
- in der Warteschlange gibt es keine unbemerkten überfälligen und hängenden Schritte;
- sich wiederholende fehlerhafte Aufgaben sind in der Vorlage beseitigt.