Wiederkehrende Aufgaben
Eine wiederkehrende Aufgabe ist eine Aufgabenvorlage plus ein Zeitplan, nach dem das Portal selbst eine neue Aufgabe erstellt: jeden Montag, am ersten Tag des Monats, alle zwei Wochen. Das beseitigt das manuelle Anlegen wiederkehrender Arbeit – Berichte, Besprechungen, regelmäßige Prüfungen – und stellt sicher, dass die Aufgabe nicht verloren geht.
Wiederkehrende Aufgaben werden auf der Seite der Aufgabenautomatisierung unter der Adresse /tasks/automation im Tab „Wiederkehrend“ eingerichtet.
Wann wiederkehrende Aufgaben sinnvoll sind
Eine wiederkehrende Aufgabe lohnt sich dort, wo dieselbe Arbeit nach Kalender wiederholt wird:
- wöchentlicher Bericht zu einem Bereich;
- monatliche Auswertung von Kennzahlen;
- regelmäßige Prüfung von Ausrüstung oder Dokumenten;
- wiederkehrende Besprechung mit Vorbereitung der Agenda.
Wenn Arbeit durch ein Ereignis und nicht nach Kalender entsteht (zum Beispiel „wenn ein Deal in eine Phase wechselt“), ist das keine wiederkehrende Aufgabe, sondern eine Aufgabenregel oder ein CRM-Roboter.
Wo einzurichten
Öffnen Sie /tasks/automation und wechseln Sie zum Tab „Wiederkehrend“. In der Liste sind alle eingerichteten wiederkehrenden Aufgaben zu sehen: Name, Zeitplan, nächste Ausführung, Verantwortlicher und Zustand. Zum Erstellen und Ändern sind Rechte für die Aufgabenautomatisierung erforderlich; ohne sie sind wiederkehrende Aufgaben nur lesbar.
Woraus eine wiederkehrende Aufgabe besteht
Eine wiederkehrende Aufgabe setzt sich aus zwei Teilen zusammen:
- Aufgabenvorlage – was genau erstellt wird: Name, Beschreibung, Zuständiger, Projekt, Checkliste, Priorität.
- Zeitplan – wann und wie oft die Aufgabe erstellt wird.
Bereiten Sie zuerst eine gute Vorlage vor: Eine Aufgabe, die das Portal selbst anlegt, muss für den Bearbeiter sofort verständlich sein, ohne manuelle Nacharbeit nach der Erstellung.
Zeitplan
Der Zeitplan wird über mehrere Felder festgelegt:
- Häufigkeit – täglich, wöchentlich oder monatlich;
- Intervall – jeder N-te Tag/jede N-te Woche/jeder N-te Monat (zum Beispiel alle zwei Wochen);
- Wochentage – für einen wöchentlichen Zeitplan lassen sich bestimmte Tage auswählen;
- Startdatum – ab welchem Zeitpunkt der Zeitplan wirksam wird;
- Anzahl der Wiederholungen – optionale Begrenzung, wie oft die Aufgabe erstellt wird.
Das Portal zeigt eine verständliche Zusammenfassung des Zeitplans als Text an, damit sich die Einstellung vor der Aktivierung überprüfen lässt.
Zeitzone
Der Zeitplan hat eine Zeitzone – sie bestimmt, zu welchem Zeitpunkt nach Ortszeit die Aufgabe erstellt wird. Das ist wichtig für verteilte Teams: Prüfen Sie, dass die Zeitzone zu der Person passt, die tatsächlich an dieser Aufgabe arbeitet, sonst erscheint die Aufgabe zur falschen Tageszeit.
Manuelle Ausführung
Eine wiederkehrende Aufgabe lässt sich manuell ausführen, ohne auf den Zeitplan zu warten – das ist praktisch zum Prüfen der Vorlage oder für eine einmalige außerplanmäßige Erstellung. Die manuelle Ausführung erstellt die Aufgabe nach derselben Vorlage und wird im Ausführungsverlauf festgehalten.
Aktivierung und Eigentum
Eine wiederkehrende Aufgabe beginnt erst nach der Aktivierung, Aufgaben zu erstellen. Jede wiederkehrende Aufgabe muss einen Verantwortlichen haben – jemanden, der für die Aktualität von Vorlage und Zeitplan zuständig ist. In der Liste ist zu sehen, wer die Einstellung wann geändert hat.
Eine deaktivierte wiederkehrende Aufgabe bleibt erhalten, erstellt aber keine neuen Aufgaben – das ist die normale Art, eine Regelung vorübergehend auszusetzen, ohne die Vorlage zu verlieren.
Schutz vor Duplikaten
Das Portal ist gegen das versehentliche Erstellen von Duplikaten geschützt: Eine erneute Ausführung mit denselben Parametern erzeugt keine gleichen Aufgaben mehrfach. Dennoch sollten Sie nicht zwei wiederkehrende Aufgaben für denselben Prozess einrichten – das schafft Verwirrung und parallele Duplikate nach verschiedenen Vorlagen.
Zustände und Einschränkungen
- die wiederkehrende Aufgabe ist deaktiviert – es werden keine neuen Aufgaben erstellt;
- der Zeitplan ist noch nicht eingetreten – die nächste Ausführung wird in der Liste angezeigt;
- eine Anzahl der Wiederholungen ist festgelegt und erschöpft – es werden keine Aufgaben mehr erstellt;
- keine Verwaltungsrechte – die wiederkehrende Aufgabe ist nur lesbar;
- die Ausführung wird im Verlauf festgehalten; fehlgeschlagene und ausgelassene Ausführungen sind dort ebenfalls sichtbar.
Gute Praktiken
- Bringen Sie zuerst die Vorlage zur Reife, aktivieren Sie dann den Zeitplan.
- Prüfen Sie die Textzusammenfassung des Zeitplans vor der Aktivierung.
- Geben Sie die richtige Zeitzone für den Bearbeiter an.
- Führen Sie eine manuelle Ausführung durch, um sicherzustellen, dass die Aufgabe wie gewünscht erstellt wird.
- Bestimmen Sie einen Verantwortlichen und überprüfen Sie regelmäßig die Aktualität der Regelung.
- Bilden Sie einen Prozess nicht mit mehreren wiederkehrenden Aufgaben doppelt ab.
Häufige Fehler
Den Zeitplan mit einer unfertigen Vorlage aktivieren. Der Bearbeiter erhält eine unverständliche Aufgabe und arbeitet sie jedes Mal manuell nach.
Die Zeitzone ignorieren. Die Aufgabe erscheint nachts oder am Wochenende bei der falschen Person.
Duplikate für eine Regelung anlegen. Mehrere ähnliche wiederkehrende Aufgaben schaffen parallele Arbeit und Verwirrung.
Vergessen, eine veraltete Regelung zu deaktivieren. Das Portal stellt weiterhin Aufgaben, die niemand mehr braucht.
So prüfen Sie das Ergebnis
- in der Liste sind die nächste Ausführung und die korrekte Zusammenfassung des Zeitplans zu sehen;
- die manuelle Ausführung hat eine Aufgabe nach der erwarteten Vorlage erstellt;
- die erstellte Aufgabe ist für den Bearbeiter sofort verständlich, ohne Nacharbeit;
- der Ausführungsverlauf zeigt, dass die Aufgaben an den richtigen Daten erstellt werden.