Prozessinstanzen
Eine Prozessinstanz ist ein konkreter Start einer Vorlage für einen Deal, eine Aufgabe oder ein anderes Objekt. Während ein Geschäftsprozess das Regelwerk beschreibt, ist die Instanz dessen Durchlauf im Hier und Jetzt: wo der Prozess sich gerade befindet, welche Schritte bereits ausgeführt wurden, worauf er wartet und womit er endete. Instanzen sind der Arbeitsplatz für die Kontrolle: An ihnen sieht die Führungskraft, dass die Automatisierung tatsächlich funktioniert und nicht in der Mitte hängen bleibt.
Gestartete Prozesse sind im Bereich /automation/workflows verfügbar.
Was eine Instanz ist
Wenn ein veröffentlichter Prozess gestartet wird – manuell oder aus einer Automatisierung heraus –, entsteht eine Instanz, die an ein konkretes Objekt gebunden ist. Sie durchläuft den Graphen der Vorlage: Automatische Schritte werden selbst ausgeführt, manuelle Aufgaben gehen an Menschen, Warteknoten halten die Pause bis zu einem Zeitpunkt oder Ereignis. Jede Instanz hat ihren eigenen Verlauf und ihren eigenen aktuellen Schritt.
Eine Vorlage kann viele Instanzen gleichzeitig haben – eine pro Objekt, für das der Prozess gestartet wurde.
Wo Sie nachsehen
Im Bereich /automation/workflows sind die Instanzen auf der Registerkarte der gestarteten Prozesse zusammengefasst. Von dort lässt sich die Karte einer konkreten Instanz unter der Adresse /automation/workflows/instances/:id öffnen. In der Liste sind der Zustand, das verknüpfte Objekt und der Startzeitpunkt sichtbar; die Karte zeigt den detaillierten Verlauf.
Status der Instanz
Eine Instanz durchläuft folgende Zustände:
- läuft – der Prozess wird ausgeführt;
- wartet – steht an einer manuellen Aufgabe oder einem Warteknoten (das ist eine normale Pause, kein Fehler);
- abgeschlossen – bis zum Ende durchgelaufen;
- fehlgeschlagen – ein Schritt wurde nicht ausgeführt und der Prozess kann nicht fortgesetzt werden;
- abgebrochen – manuell mit Grund gestoppt.
Der Status ist das Erste, worauf man bei der Kontrolle schaut: Er trennt die normale Pause vom feststeckenden oder defekten Prozess.
Instanzkarte: Schrittverlauf
In der Instanzkarte sind das verknüpfte Objekt, der Start- und Endzeitpunkt, der aktuelle Schritt und der Schrittverlauf auf einer Zeitleiste sichtbar. Aus dem Verlauf lässt sich der gesamte Weg ablesen: welche Knoten durchlaufen wurden, was automatisch ausgeführt wurde, wo der Prozess auf einen Menschen wartete und wie lange das dauerte.
Nutzen Sie den Verlauf, um Fragen zu beantworten: Ist der Prozess tatsächlich gestartet, an welchem Schritt steht er gerade, wer muss eine manuelle Aktion ausführen und warum wurde er abgeschlossen oder gestoppt.
Fällige auszuführende Schritte
Ein Teil der Prozessschritte wird nach Zeitplan oder bei Erreichen einer Frist ausgeführt. Der Start solcher verzögerten Schritte („fällige auszuführende Schritte") sammelt sie und verarbeitet sie in einem Durchlauf und zeigt anschließend eine Zusammenfassung: wie viele Schritte verarbeitet wurden, wie viele erfolgreich und wie viele fehlgeschlagen sind.
Lesen Sie die Zusammenfassung als Ergebnis des Durchlaufs: Eine von null verschiedene Fehlerzahl bedeutet, dass ein Teil der verzögerten Schritte nicht ausgeführt wurde – diese müssen an den entsprechenden Instanzen aufgearbeitet werden.
Abbruch einer Instanz mit Grund
Eine hängende oder versehentlich gestartete Instanz kann abgebrochen werden. Geben Sie beim Stoppen einen verständlichen Grund an: Später hilft er, eine korrekte Managemententscheidung von einem Konfigurationsfehler zu unterscheiden. Verwenden Sie den Abbruch nicht, um eine falsche Vorlage zu verbergen – besser ist es, die Vorlage zu korrigieren und eine Spur im Verlauf zu hinterlassen.
Der Abbruch betrifft eine konkrete Instanz und ändert die Vorlage nicht: Neue Starts folgen dem bisherigen Graphen, bis Sie den Prozess bearbeiten und erneut veröffentlichen.
Zustände und Einschränkungen
- eine Instanz im Status „wartet" – das ist eine Pause an einer Aufgabe oder einem Ereignis, kein Ausfall;
- eine Instanz im Status „fehlgeschlagen" – ein Schritt wurde nicht ausgeführt, der Prozess hat gestoppt;
- eine abgebrochene Instanz wird nicht fortgesetzt – bei Bedarf startet man eine neue;
- in der Zusammenfassung der „fälligen auszuführenden Schritte" gibt es Fehler – ein Teil der verzögerten Schritte ist nicht durchgelaufen;
- keine Rechte zum Starten oder Abbrechen – die entsprechenden Aktionen sind nicht verfügbar.
Gute Praktiken
- Sehen Sie sich regelmäßig die gestarteten Instanzen und ihre Status an.
- Unterscheiden Sie „wartet" (normal) und „fehlgeschlagen"/Hängen (erfordert Aufarbeitung).
- Geben Sie beim Abbruch einen verständlichen Grund an.
- Arbeiten Sie Fehler aus der Zusammenfassung der „fälligen auszuführenden Schritte" an den konkreten Instanzen auf.
- Wiederkehrende Fehler an einem Schritt beheben Sie in der Vorlage, nicht durch manuelle Umgehungen.
Häufige Fehler
„Wartet" mit einem Defekt verwechseln. Ein Prozess an einer manuellen Aufgabe sieht „feststeckend" aus, obwohl er nur auf einen Menschen wartet.
Ohne Grund abbrechen. Später lässt sich nicht mehr nachvollziehen, ob es eine Entscheidung oder ein Fehler war.
Fehler in der Durchlauf-Zusammenfassung ignorieren. Verzögerte Schritte werden stillschweigend nicht ausgeführt, und das Regelwerk reißt.
Das Symptom mit manuellen Aktionen beheben. Wenn Instanzen an einem Schritt scheitern, liegt das Problem in der Vorlage.
So prüfen Sie das Ergebnis
- der Status der Instanz entspricht der Erwartung (läuft, wartet, abgeschlossen);
- der Schrittverlauf zeigt den zurückgelegten Weg ohne unerwartete Stopps;
- die Zusammenfassung der „fälligen auszuführenden Schritte" endete ohne Fehler oder die Fehler sind aufgearbeitet;
- abgebrochene Instanzen haben einen verständlichen Grund;
- wiederkehrende Ausfälle sind in der Vorlage behoben.