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Schutzprüfungen

Eine Schutzprüfung ist eine Regel, die eine Operation verhindert, solange eine Bedingung nicht erfüllt ist. Zum Beispiel: Ein Deal darf nicht in die Phase „Vertrag“ überführt werden, solange der Betrag nicht ausgefüllt ist; eine Aufgabe darf nicht geschlossen werden, solange die Checkliste nicht abgeschlossen ist. Die Prüfung greift im Moment der Operation, zeigt eine verständliche Meldung an und weist darauf hin, was genau korrigiert werden muss.

Schutzprüfungen sind die „Sicherung“ des Prozesses: Sie überführen die Regelung von einer mündlichen Absprache in eine Regel, die das Portal für alle gleich anwendet.

Konfiguriert wird das unter /automation/operation-guards sowie aus der CRM-Automatisierung im Bereich der Prüfungen.

Wann Schutzprüfungen nötig sind​

Eine Prüfung sollte dort eingerichtet werden, wo Mitarbeiter regelmäßig einen verpflichtenden Schritt „überspringen“:

  • sie schließen eine Aufgabe mit nicht abgeschlossener Checkliste;
  • sie bewegen einen Deal in der Pipeline weiter, ohne die Pflichtfelder auszufüllen;
  • sie schließen einen Deal als gewonnen ab, ohne Betrag oder Kunden;
  • sie starten eine Aktion, ohne einen Pflichtgrund anzugeben.

Wenn der Schritt wünschenswert, aber nicht verpflichtend ist, sollte man besser einen Hinweis oder eine Aufgabenregel verwenden statt einer harten Blockierung.

Woraus eine Prüfung besteht​

Eine Prüfung setzt sich aus drei Teilen zusammen:

  1. Operation — was genau geschützt wird (Übergang einer Phase/eines Status oder eine Aktion).
  2. Bedingung — was erfüllt sein muss, damit die Operation durchgeht.
  3. Meldung — was der Benutzer sieht, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist.

Formulieren Sie die Regel zuerst in Worten: „X darf nicht ausgeführt werden, solange Y nicht erfüllt ist“, und konfigurieren Sie erst danach die Prüfung.

Welche Operationen geschützt werden können​

Eine Prüfung wird an einen von zwei Operationstypen gehängt:

  • Übergang — Wechsel der Phase eines Deals oder des Status einer Aufgabe;
  • Aktion — eine Schaltfläche oder Operation an einer Entität (Aufgabe, Deal, Projekt).

So lassen sich die riskantesten Punkte absichern: „Deal darf nicht gewonnen werden“, „Aufgabe darf nicht geschlossen werden“, „Übergang in eine Phase nicht möglich“.

Geltungsbereich​

Eine Prüfung hat einen Geltungsbereich: das gesamte Unternehmen oder eine konkrete Pipeline. Der Geltungsbereich bestimmt, wo die Regel angewendet wird. Eine punktuelle Prüfung auf einer Pipeline stört die Arbeit der übrigen Bereiche nicht, während eine Prüfung auf Unternehmensebene einen allgemein verpflichtenden Standard vorgibt.

Bedingungen der Prüfung​

Eine Bedingung vergleicht ein Feld oder einen Zustand der Entität. Verfügbar sind insbesondere:

  • Feld ausgefüllt / nicht ausgefüllt;
  • Checkliste abgeschlossen;
  • Feldwert ist in einer Liste enthalten / nicht enthalten;
  • numerischer Vergleich (zum Beispiel Betrag größer als null).

Mehrere Bedingungen lassen sich kombinieren, sodass die Operation nur durchgeht, wenn alle erforderlichen Anforderungen erfüllt sind.

Blockiermeldung und Hinweis​

Wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, geht die Operation nicht durch, und der Benutzer sieht eine Blockiermeldung. Eine gute Meldung erklärt nicht „nicht möglich“, sondern was zu tun ist: „Füllen Sie den Deal-Betrag aus, bevor Sie in die Phase ‚Vertrag‘ übergehen.“ Die Prüfung kann das benötigte Feld hervorheben oder den benötigten Bereich öffnen, damit der Benutzer sofort weiß, wohin er zur Korrektur gehen muss.

Die Meldung ist die Schnittstelle der Regelung. Ein unverständliches „Operation nicht erlaubt“ verärgert; ein verständlicher Hinweis spart Zeit.

Aktivierung und Verantwortung​

Eine Prüfung wirkt erst nach der Aktivierung. Jede Prüfung sollte einen Verantwortlichen für die Regelung haben: Prüfungen behindern Menschen direkt bei der Arbeit, daher blockiert eine vergessene oder zu strenge Prüfung den Prozess. In der Liste ist sichtbar, wer die Regel wann geändert hat.

Zustände und Einschränkungen​

  • Prüfung deaktiviert — die Operation geht ohne Einschränkung durch;
  • Bedingung erfüllt — die Operation geht wie gewohnt durch;
  • Bedingung nicht erfüllt — die Operation ist blockiert, eine Meldung wird angezeigt;
  • Prüfung zu weit gefasst — sie blockiert Operationen, die sie nicht sollte;
  • keine Verwaltungsrechte im Geltungsbereich — die Prüfung ist nur lesbar.

Gute Praktiken​

  • Schützen Sie nur wirklich verpflichtende Schritte und nicht alles ohne Unterschied.
  • Formulieren Sie die Meldung als Anweisung: was auszufüllen oder abzuschließen ist.
  • Nutzen Sie die Hervorhebung eines Feldes oder Bereichs, um den Benutzer zu lenken.
  • Beschränken Sie den Geltungsbereich der Prüfung auf die benötigte Pipeline, wenn die Regel nicht allgemein ist.
  • Bestimmen Sie einen Verantwortlichen und überprüfen Sie die Prüfungen, wenn sich der Prozess ändert.

Häufige Fehler​

Einen nicht verpflichtenden Schritt blockieren. Eine harte Prüfung dort, wo ein Hinweis ausreicht, bremst die Arbeit und löst Umgehungswege aus.

Unverständliche Meldung. „Operation nicht erlaubt“ erklärt nicht, was zu tun ist, und provoziert Anfragen beim Support.

Zu weit gefasster Geltungsbereich. Eine Prüfung für das gesamte Unternehmen zerstört die Arbeit von Bereichen, für die sie nicht vorgesehen war.

Prüfung ohne Verantwortlichen. Wenn die Regel stört, ist unklar, an wen man sich für eine Änderung wenden soll.

So prüfen Sie das Ergebnis​

  • bei nicht erfüllter Bedingung wird die Operation tatsächlich blockiert;
  • die Meldung erklärt verständlich, was zu korrigieren ist;
  • die Hervorhebung führt zum benötigten Feld oder Bereich;
  • bei erfüllter Bedingung geht die Operation ohne Behinderung durch;
  • die Prüfung beeinträchtigt keine Operationen außerhalb ihres Geltungsbereichs.

Verwandte Szenarien​