Aufgabenregeln
Eine Aufgabenregel ist ein automatischer Schritt nach dem Muster „wenn ein Ereignis eingetreten ist und die Bedingungen erfüllt sind — führe eine Aktion aus". Regeln beseitigen manuelle Routine: Sie müssen den Status nicht von Hand ändern, einen Zuständigen zuweisen, eine Frist setzen oder einen gleichförmigen Kommentar schreiben — das Portal erledigt das selbst nach dem von Ihnen beschriebenen Prozess.
Regeln werden auf der Seite zur Aufgabenautomatisierung unter der Adresse /tasks/automation eingerichtet, im Reiter „Regeln". Das ist der Arbeitsplatz des Prozessadministrators in den Aufgaben.
Wann Aufgabenregeln nötig sind
Eine Regel sollte dort erstellt werden, wo sich ein und derselbe manuelle Schritt bei Aufgaben wiederholt. Typische Fälle:
- beim Erstellen einer Aufgabe eines bestimmten Typs sofort einen Zuständigen zuweisen;
- beim Übergang einer Aufgabe in den Status „In Prüfung" eine Frist setzen und die Führungskraft benachrichtigen;
- beim Hinzufügen eines Kommentars vom Auftraggeber die Priorität ändern;
- beim Ändern der Frist automatisch eine Erinnerungs-Teilaufgabe erstellen.
Wenn ein Schritt selten vorkommt oder jedes Mal anders ist — dann ist keine Regel nötig, es ist einfacher, ihn von Hand auszuführen.
Wo einrichten
Öffnen Sie /tasks/automation. Die Seite zur Aufgabenautomatisierung ist in Reiter unterteilt:
- Regeln — Ereignis → Bedingungen → Aktion;
- Prüfungen — blockierende Prüfungen vor einer Operation (siehe Schutzprüfungen);
- Wiederkehrende — Aufgaben nach Zeitplan (siehe Wiederkehrende Aufgaben);
- Verlauf — was wann ausgelöst wurde.
Diese Seite handelt vom Reiter „Regeln". Zur Verwaltung sind Rechte für die Aufgabenautomatisierung erforderlich; ohne sie sind Regeln nur lesbar.
Woraus eine Regel besteht
Jede Regel setzt sich aus drei Teilen zusammen:
- Auslöser — das Ereignis, das die Regel startet.
- Bedingungen — zusätzliche Prüfungen, bei denen die Regel auslöst (optional).
- Aktion — was das Portal tut. In einer Aufgabenregel gibt es eine Aktion.
Beschreiben Sie den Prozess zuerst in Worten: „wenn… und falls… — dann…", und übertragen Sie ihn erst danach in das Regelformular.
Auslöser
Der Auslöser wird aus einer Reihe von Aufgaben-Ereignissen ausgewählt:
- Aufgabe erstellt;
- Aufgabe geändert;
- Status geändert;
- Frist geändert;
- Kommentar hinzugefügt;
- Zeit erfasst.
Bei Ereignissen einer Feldänderung (Status, Frist) lässt sich präzisieren, von welchem auf welchen Wert der Übergang erfolgte — das verwandelt einen allgemeinen Auslöser in einen gezielten.
Bedingungen
Bedingungen schränken das Auslösen ein, damit die Regel nicht auf allen Aufgaben unterschiedslos läuft. Eine Bedingung prüft ein Aufgabenfeld: zum Beispiel nur ein bestimmtes Projekt, eine Priorität, einen Typ oder einen konkreten Übergang „von" → „nach". Mehrere Bedingungen werden zusammengeführt, sodass die Regel nur auf dem gewünschten Ausschnitt der Aufgaben auslöst.
Je genauer die Bedingungen, desto weniger Fehlauslösungen und desto verständlicher der Verlauf der Ausführungen.
Aktion
In einer Aufgabenregel wird eine Aktion ausgeführt. Die verfügbaren Aktionen umfassen:
- Status ändern;
- Zuständigen zuweisen;
- Frist setzen oder verschieben;
- Kommentar hinzufügen;
- Teilnehmer benachrichtigen;
- Teilaufgabe erstellen;
- verknüpften Deal im CRM erstellen.
Wenn bei einem Ereignis mehrere Aktionen nacheinander oder eine Verzweigung nötig sind — dann ist das keine Aufgabenregel mehr, sondern ein CRM-Roboter oder ein Geschäftsprozess.
Vorschau vor der Aktivierung
Bevor Sie eine Regel aktivieren, lassen Sie sie durch die Vorschau (Simulation) laufen: Das Portal zeigt, auf welche Aufgaben die Regel angewendet würde und was sie täte, ohne Daten zu ändern. Die Vorschau ist mit dem entsprechenden Recht verfügbar.
Die Vorschau ist der wichtigste Weg, die Arbeit nicht zu beschädigen: Auf ihr sind zu weit gefasste Bedingungen und unerwartete Auslösungen erkennbar, bevor die Regel reale Aufgaben berührt.
Aktivierung und Verantwortung
Eine Regel beginnt erst nach der Aktivierung zu wirken. Jede Regel sollte einen klaren Verantwortlichen haben — denjenigen, der für den Prozess zuständig ist und an den man sich mit Fragen wendet. Der Änderungsverlauf der Regel ist in der Liste sichtbar: wer wann geändert hat.
Aktivieren Sie eine Regel nicht „zur Probe" auf produktiven Aufgaben ohne Vorschau und ohne Verantwortlichen — eine vergessene Regel mit weit gefassten Bedingungen erzeugt Lärm und Fehler.
Zustände und Einschränkungen
- Regel deaktiviert — löst nicht aus;
- Vorschau hat keine passenden Aufgaben gefunden — Bedingungen zu eng oder falsch;
- Regel teilweise ausgelöst — ein Teil der Aufgaben hat die Bedingungen oder Rechte nicht erfüllt;
- keine Verwaltungsrechte — Regel nur lesbar zugänglich;
- Ausführung durch eine Schutzprüfung blockiert — Aktion wurde nicht ausgeführt, siehe Prüfungen.
Gute Praktiken
- Beschreiben Sie den Prozess vor der Einrichtung in Worten: „wenn… und falls… — dann…".
- Machen Sie die Bedingungen so präzise wie möglich, nicht „auf alle Aufgaben".
- Lassen Sie immer die Vorschau vor der Aktivierung laufen.
- Weisen Sie jeder Regel einen Verantwortlichen zu.
- Prüfen Sie regelmäßig den Reiter „Verlauf": was ausgelöst und was blockiert wurde.
- Ein Ereignis — eine verständliche Aktion; komplexe Logik bauen Sie als Prozess.
Häufige Fehler
Eine Regel ohne Vorschau aktivieren. Weit gefasste Bedingungen ändern massenhaft die falschen Aufgaben, und das Zurücksetzen kostet viel.
Einen Auslöser ohne Bedingungen erstellen. Eine Regel „bei jeder Statusänderung" löst zu häufig aus und überfrachtet den Verlauf.
Mehrere Aktionen in einer Regel verstecken. Wenn eine Kette oder Verzweigung nötig ist, nutzen Sie einen Roboter oder Prozess, nicht ein Geflecht aus Regeln.
Eine Regel ohne Verantwortlichen lassen. Wenn sich die Automatisierung falsch verhalten hat, ist unklar, an wen man sich wendet.
Wie Sie das Ergebnis prüfen
- im Reiter „Verlauf" ist die Auslösung der Regel auf der gewünschten Aufgabe sichtbar;
- die Aufgabe hat den erwarteten Status, Zuständigen, die Frist oder den Kommentar erhalten;
- die Regel hat keine Aufgaben außerhalb der Bedingungen berührt;
- blockierte Ausführungen sind erklärbar (eine Schutzprüfung hat ausgelöst oder es fehlten Rechte).