Nachrichtenvorlagen
Eine Nachrichtenvorlage ist ein E-Mail-Entwurf mit Variablen, den die Automatisierung in Ihrem Namen befüllt und versendet. Bei Auslösung nimmt der Roboter die Vorlage, setzt die Daten des konkreten Deals ein (Kundenname, Bezeichnung, Betrag) und versendet die fertige E-Mail. So halten Sie einen einheitlichen Stil in der externen Kommunikation und müssen gleichartige E-Mails nicht manuell schreiben.
Vorlagen werden unter der Adresse /crm/email-templates eingerichtet.
Wozu Nachrichtenvorlagen dienen
Vorlagen werden überall dort benötigt, wo das Portal nach Automatisierungsregeln E-Mails für Sie versendet:
- Bestätigung des Eingangs einer Anfrage;
- E-Mail beim Wechsel des Deals in eine Phase (zum Beispiel „Rechnung versendet");
- Erinnerung an den Kunden nach Roboter-Zeitplan;
- Standardantwort mit Bankverbindung oder Link.
Die Vorlage trennt den E-Mail-Text von der Automatisierungslogik: Der Roboter entscheidet, wann gesendet wird, und die Vorlage legt fest, was geschrieben wird.
Wo einzurichten
Öffnen Sie /crm/email-templates. In der Liste sehen Sie alle Vorlagen mit Betreff und Status (aktiv oder archiviert), die Suche läuft über Bezeichnung, Betreff oder Text. Zum Erstellen und Ändern sind entsprechende Rechte nötig; ohne sie sind die Vorlagen nur lesbar.
Woraus eine Vorlage besteht
Eine Vorlage setzt sich aus mehreren Feldern zusammen:
- Bezeichnung — interner Name, über den die Vorlage in der Roboter-Aktion ausgewählt wird;
- Betreff — der Betreff der E-Mail;
- Textversion und/oder HTML-Version — der eigentliche Inhalt der E-Mail.
Für eine aktive Vorlage sind Betreff und mindestens eine Inhaltsversion (Textversion oder HTML) erforderlich. Die Bezeichnung dient zum Suchen und Auswählen, sie ist für den Empfänger nicht sichtbar.
Variablen
Im Betreff und im Text können Sie Variablen verwenden — Tokens wie {{ opportunity.title }} oder {{ name }}. Beim Versand setzt das Portal darin die echten Daten des Deals ein, durch den der Roboter ausgelöst wurde. So passt sich eine einzelne E-Mail an jeden Empfänger an, ohne manuelle Bearbeitung.
Verwenden Sie nur die Variablen, die tatsächlich im Deal-Kontext vorhanden sind: ein unbekanntes Token bleibt leer oder wird fehlerhaft ersetzt.
Vorschau
Lassen Sie die Vorlage vor der Verwendung durch die Vorschau laufen: Das Portal setzt den Deal-Kontext ein und zeigt, wie Betreff und Text mit echten Werten aussehen. Die Vorschau ist der wichtigste Weg, einen Tippfehler in einem Token zu erkennen, bevor die E-Mail an den Kunden geht.
Prüfen Sie in der Vorschau nicht nur den Text, sondern auch das Einsetzen: Sind alle Variablen aufgelöst, gibt es keine „nackten" Tokens in der finalen E-Mail?
Aktive und archivierte Vorlagen
Eine Vorlage ist entweder aktiv oder archiviert. Eine aktive Vorlage steht zur Auswahl in der Roboter-Aktion zur Verfügung und wird tatsächlich beim Versand verwendet. Eine archivierte bleibt für die Historie erhalten, wird aber in der Automatisierung nicht angeboten. Archivieren Sie veraltete Vorlagen anstatt sie zu löschen, um den Text nicht zu verlieren und keine Roboter zu beschädigen, die darauf verwiesen haben.
Wie die Vorlage in der Automatisierung verwendet wird
Eine Vorlage versendet E-Mails nicht selbst — sie wird in die Aktion „E-Mail senden" eines CRM-Roboters eingebunden. Der Roboter wird durch ein Deal-Ereignis ausgelöst, nimmt die aktive Vorlage anhand der Bezeichnung, setzt die Variablen ein und versendet die E-Mail. Daher funktioniert das Zusammenspiel nur, wenn es sowohl eine aktive Vorlage als auch einen eingeschalteten Roboter mit dieser Aktion gibt.
Status und Einschränkungen
- archivierte Vorlage — wird in der Roboter-Aktion nicht angeboten;
- eine aktive Vorlage hat keinen Betreff oder keinen Inhalt — sie kann nicht aktiv gespeichert werden;
- die Vorschau wurde nicht ausgeführt — prüfen Sie Tokens und Kontext;
- in der E-Mail ist ein „nacktes" Token verblieben — die Variable ist nicht im Deal-Kontext vorhanden;
- keine Verwaltungsrechte — die Vorlagen sind nur lesbar.
Bewährte Praktiken
- Geben Sie Vorlagen verständliche Bezeichnungen, damit sie sich im Roboter leicht auswählen lassen.
- Prüfen Sie das Einsetzen der Variablen immer in der Vorschau.
- Verwenden Sie nur Variablen, die im Deal-Kontext verfügbar sind.
- Archivieren Sie veraltete Vorlagen, anstatt sie zu löschen.
- Halten Sie die HTML-Version sauber: die E-Mail sieht ein externer Empfänger.
Häufige Fehler
Tippfehler in einem Token. Die Variable wird nicht aufgelöst, und der Kunde erhält eine E-Mail mit einem „nackten" {{ ... }}.
Eine Vorlage ohne Vorschau aktivieren. Ein Fehler im Betreff oder beim Einsetzen geht sofort an alle Empfänger des Roboters.
Löschen statt Archivieren. Roboter, die auf die Vorlage verwiesen haben, versenden keine E-Mails mehr.
Daten in die Vorlage legen, die nicht im Kontext vorhanden sind. Das Token bleibt leer, die E-Mail wirkt unfertig.
So prüfen Sie das Ergebnis
- die Vorschau zeigt korrekten Betreff und Text mit eingesetzten Daten;
- in der finalen E-Mail gibt es keine nicht aufgelösten Tokens;
- die aktive Vorlage steht zur Auswahl in der Roboter-Aktion zur Verfügung;
- der Roboter mit der Aktion „E-Mail senden" versendet die E-Mail nach dieser Vorlage;
- archivierte Vorlagen stören nicht und werden in der Automatisierung nicht angeboten.