Kundenportal des Extranets
Diese Seite beschreibt das Extranet aus Sicht des Kunden. Sie hilft dem Team zu erklären, was genau ein externer Beteiligter nach der Einladung erhält: wo er Anfragen sieht, wie er im Chat schreibt, wo er Dokumente entgegennimmt und welche Aktionen ihm keinen Zugriff auf die interne Arbeit des Unternehmens geben.
Wie Sie Zugriff vergeben und Politiken verwalten, beschreibt die Seite Extranet für Mitarbeiter.
Was der Kunde erhält
Der Kunde meldet sich über die Einladung an und sieht nur seinen eigenen Arbeitsbereich:
- Anfragen und ihre Status;
- den Chat zur Anfrage und, wenn erlaubt, den allgemeinen Chat mit dem Team;
- Dokumente, die für sein Unternehmen oder seinen Kontakt veröffentlicht wurden;
- Dateien und Kommentare, die mit den verfügbaren Anfragen verbunden sind;
- Benachrichtigungen über neue Nachrichten, Statusänderungen und Aktionen mit Dokumenten.
Das Extranet zeigt dem Kunden keine internen Aufgaben, keine fremden Unternehmen, keine internen Kommentare, keine dienstlichen Einstellungen und keine Arbeit anderer Kunden.
Erster Login
- Der Kunde erhält die Einladung über den abgestimmten Kanal.
- Er öffnet den Link, legt ein Passwort fest und meldet sich im Portal an.
- Er prüft das Standardunternehmen, den Namen und die verfügbaren Bereiche.
- Wenn er zu viel sieht oder das Nötige nicht sieht, meldet er es dem Manager — der Mitarbeiter prüft die Verknüpfung und die effektive Politik.
Bitten Sie den Kunden nicht, die Einladung an eine andere Person weiterzuleiten. Jeder Beteiligte braucht ein eigenes Konto, damit die Historie der Nachrichten, Unterschriften und Aktionen nachvollziehbar bleibt.
Anfragen und Chat
Die Anfrage ist das wichtigste Arbeitsobjekt des Kunden. Darin sind Thema, Status, der Verantwortliche auf Teamseite, Korrespondenz, Dateien und die nächsten Schritte sichtbar.
Gute Praxis für den Kunden:
- die Frage im Chat der konkreten Anfrage stellen, nicht im allgemeinen Kanal;
- Dateien an die Anfrage anhängen, in der sie gebraucht werden;
- auf Rückfragen in derselben Unterhaltung antworten, damit die Historie nicht zerfällt;
- vor einer erneuten Frage den Status ansehen — oft ist der nächste Schritt bereits angegeben.
Dokumente und Dateien
Der Kunde sieht nur die für ihn veröffentlichten Dokumente. Vor der Veröffentlichung muss der Mitarbeiter prüfen, dass das Dokument zum richtigen Unternehmen gehört, keine internen Notizen enthält und der Kunde die erwartete Aktion versteht: zur Kenntnis nehmen, freigeben, unterschreiben oder eine Datei anhängen.
Wenn ein Dokument eine Unterschrift oder Freigabe erfordert, muss die Aktion direkt in der Dokumentkarte verfügbar sein. Ersetzen Sie das nicht durch den Versand per E-Mail: Dann gehen Versionskontrolle und Entscheidungshistorie verloren.
Sicherheit
Der Kundenzugriff ist durch die Unternehmens- und Kontaktpolitik begrenzt. Wenn ein Mitarbeiter den Zugriff erweitern muss, ändert er die Politik und prüft das effektive Ergebnis. Ist die Zusammenarbeit beendet, müssen Verknüpfung, Einladungen und externe Kanäle widerrufen werden.
Häufige Fragen des Kunden
- Warum sehe ich eine Anfrage nicht? Wahrscheinlich gehört sie zu einem anderen Unternehmen, einer anderen Pipeline oder einem anderen Kontakt. Bitten Sie den Manager, die Verknüpfung zu prüfen.
- Kann ich einen Kollegen hinzufügen? Ja, aber über eine eigene Einladung und ein eigenes Konto.
- Wo ist das endgültige Dokument? Im Dokumentbereich oder in der Anfrage, in der die Entscheidung getroffen wurde.
- Warum öffnet sich der Link nicht mehr? Die Einladung oder der externe Zugriff kann abgelaufen oder widerrufen sein.