Kundenportal für die Dokumentenfreigabe

Diese Seite behandelt eine konkrete Arbeitsaufgabe: Verträge und Dokumente mit einem externen Kunden so freizugeben, dass keine Versionen mehr per E-Mail verschickt werden, keine Änderungen verloren gehen und jederzeit klar ist, in welcher Phase sich die Freigabe befindet. Im Folgenden lesen Sie, wie sich das in LadVen OS über das Kundenportal (Extranet) umsetzen lässt.

Welche Aufgabe das löst

Wenn Dokumente per E-Mail freigegeben werden, beginnt das Versionschaos: „final_2_Änderungen.docx“, Änderungen verteilt über verschiedene E-Mails, verlorene Kommentare und Unklarheit darüber, wer gerade an der Reihe ist. Der Kunde hat keinen Gesamtüberblick, und das Unternehmen verliert Zeit damit, verstreute Antworten zusammenzutragen.

Das Szenario löst das so: Das Dokument wird in ein geschütztes Kundenportal eingestellt, der Kunde sieht die aktuelle Version, hinterlässt seine Anmerkungen an einer einzigen Stelle, und das Unternehmen sieht den Status der Freigabe sowie wer was gesagt hat.

Wie das in LadVen OS aufgebaut ist

Das Szenario setzt sich aus Bausteinen zusammen, die bereits zusammenarbeiten:

• Extranet – ein externes Portal, in das der Kunde über einen geschützten Link eingeladen wird.
• Dokumente und Dateien – aktuelle Versionen sind für den Kunden zugänglich, ohne Versand per E-Mail.
• Diskussion – Anmerkungen und Vereinbarungen werden direkt neben dem Dokument festgehalten.
• Verbindung zu Kunde und Deal – die Freigabe ist mit der Kundenkarte im CRM verknüpft.
• Zugriff per Einladung – der Kunde sieht nur das, was für ihn freigegeben wurde.
• Statuskontrolle – es ist sichtbar, in welcher Phase sich die Freigabe befindet und wer an der Reihe ist.

Was der Kunde im Portal sieht

Der Kunde gelangt per Einladung ins Portal und sieht ausschließlich die für ihn relevanten Dokumente und Diskussionen – ohne Zugriff auf die interne Datenbasis des Unternehmens. Er benötigt kein Konto im Hauptportal: Er arbeitet in einem eingeschränkten externen Bereich, in dem die benötigten Dateien und der dazugehörige Schriftverkehr verfügbar sind.

Freigabe und Diskussion

Anmerkungen und Vereinbarungen zu einem Dokument bleiben direkt daneben und gehen nicht in der E-Mail-Flut verloren. Das Unternehmen sieht, wer was gesagt hat und in welcher Phase sich die Freigabe befindet. Wird das Dokument aktualisiert, sieht der Kunde die aktuelle Version – ohne E-Mails nach dem Motto „hier ist die finale Fassung“.

Wichtig: Das Portal dient dem gemeinsamen Zugriff auf Dokumente sowie der Diskussion und Freigabe. Die elektronische Signatur und der Austausch rechtsverbindlicher Dokumente über EDI sind eigenständige Funktionen; betrachten Sie sie nicht als Bestandteil dieses Szenarios, sofern sie nicht separat aktiviert und bestätigt wurden.

Zugriff und Sicherheit

Der Zugriff auf das Kundenportal wird per Einladung erteilt und durch Berechtigungen eingeschränkt: Der Kunde sieht nur die für ihn freigegebenen Dokumente und Diskussionen. So lässt sich mit externen Personen zusammenarbeiten, ohne ihnen die interne Datenbasis des Unternehmens zu öffnen.

Was das Unternehmen davon hat

• eine einzige aktuelle Dokumentversion statt Chaos in der E-Mail;
• Anmerkungen und Vereinbarungen direkt neben dem Dokument gesammelt;
• Sichtbarkeit darüber, in welcher Phase sich die Freigabe befindet und wer an der Reihe ist;
• der Kunde arbeitet in einem eingeschränkten Portal, ohne Zugriff auf die interne Datenbasis.

Womit Sie beginnen

• Extranet – externes Portal für Kunden und Partner.
• Dokumente – Ablage und gemeinsamer Zugriff auf Dokumente.
• Kunden – Kundeneinträge, mit denen die Freigabe verknüpft ist.
• Arbeitsbereich des Kunden – Dokumente und Diskussionen zum jeweiligen Kunden.

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Möchten Sie an einem fertigen Demo-Stand sehen, wie die Dokumentenfreigabe über das Kundenportal abläuft? Fordern Sie eine Demo an – wir zeigen Ihnen das eingerichtete Szenario und helfen Ihnen, Ihre Kundenarbeit darauf zu übertragen.