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CRM für eine Anwaltskanzlei

Auf dieser Seite geht es um die Arbeitsaufgabe einer Anwaltskanzlei: Mandanten und Fälle so zu führen, dass zu jedem Fall Status, zuständiger Anwalt, anstehende Fristen und alle Dokumente sichtbar sind und der Partner Auslastung und Risiken im Blick hat. Im Folgenden zeigen wir, wie sich das in LadVen OS zusammensetzt.

Welche Aufgabe das löst​

In der juristischen Arbeit ist der Preis eines Fehlers eine versäumte Frist und ein verlorenes Dokument. Wenn Fälle in Tabellen geführt werden und Korrespondenz sowie Dateien über die E-Mail verstreut sind, übersieht man leicht eine Verhandlung, vergisst eine Verlängerung oder findet die richtige Vertragsfassung nicht. Der Partner sieht die tatsächliche Auslastung der Anwälte nicht und erfährt zu spät von einem Problem.

Das Szenario löst das so: Jeder Fall wird als Datensatz mit Phasen, einem Verantwortlichen und Fristen geführt, Dokumente und Aufgaben sind mit dem Fall verknüpft, und der Zugriff auf sensible Daten wird durch Berechtigungen bestimmt.

Wie das in LadVen OS aufgebaut ist​

Das Szenario setzt sich aus Bausteinen zusammen, die bereits zusammen funktionieren:

  • Mandanten – Privatpersonen und Unternehmen als einheitliche Datensätze mit Historie.
  • Fälle als Deals – die Pipeline führt den Fall durch die Phasen (Annahme, Vorbereitung, Bearbeitung, Abschluss) mit einem zuständigen Anwalt.
  • Fristen und Aufgaben – Verhandlungen, Verlängerungen und Dokumentenvorbereitung als Aufgaben mit Bearbeiter und Datum.
  • Dokumente – Verträge, Klagen und Begleitdateien in Verbindung mit dem Fall.
  • Zugriff nach Berechtigungen – sensible Daten sind nur für diejenigen sichtbar, für die sie bestimmt sind.
  • Kontrolle – der Partner sieht Auslastung, Fristen und Fälle ohne Bewegung.

Fälle und Mandanten​

Jeder Fall ist ein Datensatz, der mit einem Mandanten verknüpft ist und eine Phase, einen zuständigen Anwalt und den nächsten Schritt enthält. Man sieht, in welchem Stadium sich der Fall befindet, wer ihn führt und was als Nächstes zu tun ist. Die gesamte Historie zu einem Mandanten – Fälle, Dokumente, Korrespondenz – ist an einem Ort gebündelt und nicht in den Postfächern verschiedener Mitarbeiter.

Fristen, Dokumente und Kontrolle​

Verhandlungen, Einreichungsfristen und Verlängerungen werden als Aufgaben mit Datum und Verantwortlichen geführt – sie sind im Kalender und in der Fallkarte sichtbar. Die Dokumente zu einem Fall werden zusammen mit ihm aufbewahrt: die benötigte Vertragsfassung oder Klage ist in Sekunden gefunden. Der Partner kontrolliert die Auslastung der Anwälte, näher rückende Fristen und Fälle ohne Bewegung – ohne manuelles Zusammentragen von Berichten.

Zugriff und Vertraulichkeit​

Juristische Daten sind sensibel, daher wird der Zugriff auf Mandanten, Fälle und Dokumente durch Berechtigungen bestimmt: wer sieht, wer bearbeitet, wer nur liest. So lassen sich Fälle gemeinsam im Team führen, ohne die gesamte Datenbasis jedem Mitarbeiter zu öffnen.

Was die Kanzlei davon hat​

  • zu jedem Fall sind Status, Verantwortlicher, Fristen und Dokumente sichtbar;
  • weniger versäumte Verhandlungen und Verlängerungen – die Fristen sind unter Kontrolle;
  • Dokumente gehen nicht verloren und sind mit dem Fall verknüpft;
  • der Partner sieht Auslastung und Risiken ohne manuelle Berichte;
  • der Zugriff auf sensible Daten ist durch Berechtigungen eingeschränkt.

Womit Sie beginnen​

Demo anfragen​

Möchten Sie auf einem fertigen Demo-Portal sehen, wie Mandanten, Fälle und Fristen geführt werden? Fragen Sie eine Demo an – wir zeigen Ihnen einen auf die juristische Arbeit zugeschnittenen Stand und helfen Ihnen, Ihre Fälle dorthin zu übertragen.