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Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Diese Seite dreht sich um eine konkrete Arbeitsaufgabe: dass die wiederkehrende Routine (Berichte, Erinnerungen, typische Aufträge, ereignisbasierte E-Mails) ohne Handarbeit gestellt und erledigt wird und die Führungskraft sieht, dass die Automatisierung tatsächlich funktioniert hat. Im Folgenden lesen Sie, wie das in LadVen OS zusammengesetzt wird.

Welche Aufgabe das löst​

Routine frisst Zeit und gerät in Vergessenheit: der wöchentliche Bericht, die monatliche Auswertung, die Erinnerung an einen Kunden, das Anlegen einer typischen Aufgabe bei jedem neuen Deal. Wenn das von Hand erledigt wird, geht zwangsläufig etwas verloren, und die Mitarbeitenden verbringen Stunden mit gleichförmigen Handgriffen statt mit Ergebnissen.

Das Szenario löst das so: Wiederkehrende Vorgänge werden einmal beschrieben und führen sich danach von selbst aus – nach Zeitplan oder nach Ereignis –, und der Ausführungsverlauf zeigt, was funktioniert hat.

Wie das in LadVen OS aufgebaut ist​

Die Automatisierung in LadVen OS ist in einem Bereich mit mehreren Engines zusammengefasst:

  • Wiederkehrende Aufgaben – eine Aufgabe nach Zeitplan (jede Woche, am Ersten des Monats, alle zwei Wochen).
  • Aufgabenregeln – „wenn ein Ereignis eingetreten und eine Bedingung erfüllt ist, führe eine Aktion aus".
  • CRM-Roboter – eine Kette von Aktionen nach einem Deal-Ereignis: zuweisen, Aufgabe stellen, E-Mail schreiben.
  • Schutzprüfungen – einen Vorgang nicht ausführen lassen, solange eine Bedingung nicht erfüllt ist.
  • Ausführungsverlauf – was funktioniert hat, was übersprungen wurde und was mit einem Fehler endete.

Wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan​

Für wiederkehrende Arbeit wird eine wiederkehrende Aufgabe angelegt: eine Aufgaben-Vorlage plus ein Zeitplan. Das Portal erstellt die Aufgabe selbst zum richtigen Zeitpunkt – Wochenbericht, monatliche Auswertung, turnusmäßige Prüfung. Die Mitarbeitenden müssen nur noch ausführen, statt an das Stellen zu denken.

Regeln und Roboter nach Ereignis​

Wenn eine Aktion nicht nach Kalender, sondern nach Ereignis nötig ist, greifen Aufgabenregeln und CRM-Roboter: beim Anlegen eines Deals einen Verantwortlichen zuweisen und die erste Aufgabe stellen; beim Wechsel in eine Phase eine E-Mail nach Vorlage versenden. Vor dem Aktivieren sollte eine Regel über die Vorschau durchlaufen werden, um nichts Überflüssiges zu berühren.

Kontrolle und Ausführungsverlauf​

Automatisierung ist nur dann nützlich, wenn sichtbar ist, dass sie funktioniert. Der Ausführungsverlauf zeigt, ob eine Regel funktioniert hat, ob sie aufgrund einer Bedingung übersprungen wurde und wo ein Fehler aufgetreten ist. Die Führungskraft steuert die Automatisierung wie ein Portfolio: was aktiviert ist, wer der Verantwortliche ist und was schon lange nicht mehr ausgeführt wurde.

Was das Team davon hat​

  • die Routine wird ohne Handarbeit gestellt und erledigt;
  • nichts geht verloren: Zeitplan und Ereignisse lösen von selbst aus;
  • es ist sichtbar, dass die Automatisierung tatsächlich funktioniert hat;
  • jede Regel hat einen Verantwortlichen, und die Ausführungen haben einen Verlauf.

Womit Sie anfangen​

Demo anfordern​

Möchten Sie an einem fertigen Demo-Stand sehen, wie die Routine auf den Automatikbetrieb umgestellt wird? Fordern Sie eine Demo an – wir zeigen Ihnen eingerichtete Regeln und wiederkehrende Aufgaben und helfen Ihnen, Ihre Prozesse darauf zu übertragen.