Administrierung des Portals
Die Administrierung des Portals umfasst die Einstellungen, die festlegen, wie das gesamte Unternehmen in LadVen OS arbeitet: die Regeln der Module, der Zugriff, die Post und die Anmeldung. Geaendert werden sie vom Eigentuemer oder Administrator; dafuer sind administrative Rechte erforderlich.
Diese Seite ist ein Ueberblick dessen, was sich einrichten laesst. Das Zugriffsmodell ist ausfuehrlich im Abschnitt Zugriff und Rollen beschrieben, und der zweite Faktor bei der Anmeldung im Abschnitt Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
Arbeitsregeln der Module
Der Administrator legt Regeln je Modul fest — wie sich das Portal standardmaessig fuer alle verhaelt:
- Aufgaben — Regeln fuer die Arbeitsverteilung (ob Aufgaben nach unten, nach oben oder zwischen Abteilungen gestellt werden duerfen), der Automatisierungsmodus fuer gewoehnliche Mitarbeitende, Standardanforderungen (Ergebnispruefung, vorherige Einschaetzung).
- CRM — der Standard-Zugriffsmodus (streng oder offen) und die Rechte der Rollen an Kundendaten.
- Chats — wem der persoenliche Schriftverkehr erlaubt ist: aktiven Mitarbeitenden, Kolleginnen und Kollegen aus der eigenen oder einer verbundenen Abteilung, nur im Rahmen eines Projekts.
- KI — ob das Modul aktiviert ist und wem die KI-Anbindungen zur Verfuegung stehen.
- Dokumente und Dateien — Regeln fuer die Arbeit mit Dokumenten und Dateien des Unternehmens.
Aendern Sie die Regeln eines Moduls als Richtlinie fuer das gesamte Unternehmen und nicht fuer einen Einzelfall: Sie wirken sich auf alle Benutzer zugleich aus.
Arbeitsbereiche
Arbeitsbereiche grenzen groessere Rahmen innerhalb des Portals voneinander ab. Fuer jeden lassen sich Teilnehmende und ihre Rollen festlegen sowie ein Modus zur Einhaltung der Regeln: ausgeschaltet, weich (warnt) oder streng (untersagt eine Verletzung). Schalten Sie den strengen Modus ein, wenn die Grenzen des Bereichs strikt eingehalten werden muessen.
Sicherheit
Im Bereich Sicherheit legt der Administrator fest:
- den Standard-Zugriffsmodus fuer Module (siehe Zugriff und Rollen);
- die Sichtbarkeit der Abteilungen — ob Mitarbeitende die gesamte Unternehmensstruktur oder nur ihren eigenen Zweig sehen;
- die Richtlinie der Zwei-Faktor-Authentifizierung fuer Mitarbeitende und externe Teilnehmende (siehe Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)).
Systempost
Die Systempost ist die Art, wie das Portal E-Mails versendet (Benachrichtigungen, Einladungen, Prozess-E-Mails). Der Administrator richtet Versandprofile, Vorlagen und Betreffzeilen ein und ueberwacht die Zustellung. Eine richtig eingerichtete Systempost ist noetig, damit Einladungen und Benachrichtigungen Mitarbeitende und Kunden erreichen.
Benutzerdefinierte Felder
Der Administrator kann den Profilen der Mitarbeitenden zusaetzliche Felder hinzufuegen — zum Beispiel eine Position in freier Form, eine interne Kennung oder das Eintrittsdatum. Unterstuetzt werden verschiedene Typen: Text, Zahl, Datum, Werteliste, Verweis auf einen Benutzer oder eine Abteilung; ein Feld laesst sich als pflichtig oder mehrfach kennzeichnen.
Bevor Sie massenhaft Felder anlegen, klaeren Sie, wozu jedes einzelne dient und wer es ausfuellt: Wo genau ein Feld den Mitarbeitenden angezeigt wird, haengt von der Konfiguration des Portals ab. Fuehren Sie Felder daher bewusst ein und nicht auf Vorrat.
Unternehmensanmeldung (SSO)
LadVen OS unterstuetzt die Anmeldung ueber einen externen Identitaetsanbieter (Unternehmens-SSO). Derzeit wird eine solche Anbindung gemeinsam mit dem Team von LadVen OS eingerichtet und nicht ueber eine eigenstaendige Oberflaeche im Portal. Wenn Ihr Unternehmen eine einheitliche Unternehmensanmeldung benoetigt, besprechen Sie die Anbindung mit dem Anbieter des Portals — versuchen Sie nicht, sie wie eine gewoehnliche Integration einzurichten.
Gute Praktiken
- Aendern Sie die Regeln der Module als Richtlinie fuer das gesamte Unternehmen und bedenken Sie vorab die Auswirkung auf alle.
- Halten Sie fuer sensible Module standardmaessig den strengen Zugriffsmodus.
- Richten Sie die Systempost ein und pruefen Sie sie, bevor Sie massenhaft einladen und Prozesse starten.
- Fuehren Sie benutzerdefinierte Felder fuer eine konkrete Aufgabe ein und nicht auf Vorrat.
- Begleiten Sie Aenderungen von Richtlinien und Regeln mit einer verstaendlichen Begruendung — sie bleibt in der Historie erhalten.
Haeufige Fehler
- Eine Modulregel wird fuer einen Einzelfall geaendert, wobei vergessen wird, dass sie fuer alle gilt.
- Der offene Zugriffsmodus bleibt dort bestehen, wo es Kunden- oder Finanzdaten gibt.
- Einladungen werden vor der Einrichtung der Systempost versendet — die E-Mails erreichen niemanden.
- Benutzerdefinierte Felder werden ohne Zweck angelegt, und das Profil verkommt zum Sammelplatz.
- Man erwartet, dass sich das Unternehmens-SSO wie eine gewoehnliche Integration einrichtet — es wird gemeinsam mit dem Team des Portals angebunden.