Signatur und externer Zugriff auf Dokumente
Wenn ein Dokument fertig ist, muss es oft extern gezeigt oder signiert werden: durch den Kunden, die Gegenpartei oder einen Partner. LadVen OS erlaubt es, ein Dokument direkt aus seiner Karte zur Signatur zu senden und einen sicheren externen Zugriff zu öffnen – ohne Dateien per E-Mail zu verschicken und mit Nachverfolgung, wer was getan hat.
Wie Sie mit dem Dokument selbst und den Versionen arbeiten, steht im Bereich Dokumente. Hier geht es um Signatur und externen Zugriff.
Signaturanfrage
Aus der Dokumentkarte lässt sich eine Signaturanfrage erstellen: Unterzeichner, Signaturart und Frist auswählen. Danach führt das Portal den Prozess selbst und zeigt den Status je Unterzeichner.
Wen Sie als Unterzeichner benennen können:
- einen Kunden über das Extranet – der Unterzeichner aus der verknüpften CRM-Karte signiert im Kundenportal;
- eine externe Person über einen öffentlichen Link – es signiert, wer den persönlichen Link erhalten hat.
Für jeden Unterzeichner führt das Portal einen Status: eingeladen, gesendet, angesehen, signiert, abgelehnt oder Frist abgelaufen. So sehen Sie, wer bereits signiert hat und wen Sie erinnern müssen.
Signaturarten
LadVen OS unterstützt mehrere Signaturarten – welche genau verfügbar sind, hängt von den Einstellungen des Dokumentmoduls auf Ihrem Portal ab:
- Bestätigung im Portal – der Unterzeichner klickt auf der Dokumentseite auf „Ich stimme zu“;
- gezeichnete Signatur – der Unterzeichner zeichnet die Signatur direkt auf dem Bildschirm;
- Upload einer signierten Datei – der Unterzeichner lädt einen Scan oder ein signiertes PDF hoch;
- externer Signaturdienst – sofern er von der Administration angebunden wurde.
Wählen Sie die Art nach den Anforderungen an das Dokument: Für eine interne Freigabe reicht eine Bestätigung, für rechtlich verbindliche Dokumente nutzen Sie die in Ihrem Unternehmen übliche Art.
Persönliche Links der Unterzeichner
Jeder Unterzeichner erhält seinen eigenen persönlichen Link zur Signaturseite. Der Link lässt sich kopieren und dem Unterzeichner auf bequemem Weg senden. Über den Link öffnet die Person das Dokument, macht sich damit vertraut und signiert mit der gewählten Art – ohne Anmeldung im internen Portal.
Leiten Sie einen Link nicht an mehrere Personen weiter: Der Link ist an einen bestimmten Unterzeichner gebunden, und darüber wird genau dessen Aktion nachverfolgt.
Veröffentlichung: externes Ansehen und Signieren
Neben der Signaturanfrage lässt sich ein Dokument veröffentlichen – also externer Zugriff über einen Link öffnen:
- zum Ansehen – der externe Teilnehmer sieht und lädt das Dokument herunter;
- zum Signieren – der externe Teilnehmer durchläuft die Signatur.
Die Veröffentlichung hat Sicherheitsparameter:
- wie der Zugriff erteilt wird – über einen geschützten Link oder über die konkrete E-Mail des Empfängers;
- Gültigkeitsdauer – danach funktioniert der Link nicht mehr;
- Begrenzung der Öffnungen – der Zugriff schließt sich nach einer festgelegten Zahl von Aufrufen.
Die Veröffentlichung lässt sich jederzeit widerrufen – der Link öffnet das Dokument dann sofort nicht mehr. Widerrufen Sie den Zugriff, wenn er nicht mehr gebraucht wird oder versehentlich erteilt wurde.
Elektronischer Austausch (EDI): ehrliche Grenzen
LadVen OS arbeitet mit externen Systemen für den elektronischen Dokumentenaustausch (zum Beispiel SBIS, Diadoc), ist aber kein vollwertiger EDI-Client. Es ist wichtig, die Grenzen zu verstehen:
- das Portal nimmt eingehende Dokumente aus dem EDI an und hilft, sie zu sortieren (siehe Eingehender Austausch);
- das Portal verfolgt den Status des Dokuments im externen Austausch;
- das Portal liefert einen Link ins Kabinett des externen Systems für die detaillierte Arbeit.
Der vollständige EDI-Zyklus – Erstellung, Versand und Signatur rechtlich verbindlicher Dokumente über einen Betreiber – läuft im EDI-System selbst ab, nicht im Portal. Betrachten Sie elektronische Signatur und EDI nicht als automatisch aktiviert: Das sind separate Funktionen, die von der Einstellung und vom angebundenen Betreiber abhängen.
Gute Praktiken
- Prüfen Sie vor dem Senden zur Signatur, dass die aktuelle Version geöffnet ist und das Dokument zum richtigen Kunden gehört.
- Stellen Sie sicher, dass das Dokument vor dem externen Zugriff keine internen Kommentare und Servicenotizen enthält.
- Benennen Sie den Unterzeichner mit der für diesen Dokumenttyp üblichen Art.
- Senden Sie jedem Unterzeichner seinen persönlichen Link und nicht einen gemeinsamen.
- Setzen Sie eine Gültigkeitsdauer und widerrufen Sie die Veröffentlichung, wenn der Zugriff nicht mehr gebraucht wird.
- Halten Sie für EDI Status und nächsten Schritt im Portal fest, auch wenn die Aktion im externen Kabinett abgeschlossen wird.
Häufige Fehler
- Eine veraltete Version des Dokuments wird zur Signatur gesendet.
- Externer Zugriff wird geöffnet, ohne interne Kommentare zu entfernen.
- Ein Link wird an mehrere Unterzeichner weitergegeben – die Nachverfolgung geht verloren.
- Es wird keine Frist gesetzt und die Veröffentlichung nicht widerrufen – der Zugriff bleibt länger offen als nötig.
- EDI und elektronische Signatur werden als standardmäßig aktiviert betrachtet, obwohl sie von der Einstellung abhängen.