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Übersetzungsbüro: Aufträge, Dateien, Ausführende und Fristen

Diese Seite beschreibt den Arbeitsablauf eines Übersetzungsbüros: Der Kunde sendet Ausgangsdateien, der Manager klärt Sprache und Frist, der Übersetzer erhält eine Aufgabe, der Lektor prüft das Ergebnis, und der Kunde nimmt die finale Version ab. LadVen OS ersetzt keine CAT/TMS-Plattform, keinen Translation Memory, keine maschinelle Übersetzung und keine rechtliche Beglaubigung einer Übersetzung. Es hält Auftrag, Dateien, Verantwortliche, Kommentare und Fristen an einem Ort.

Welches Problem wird gelöst​

Bei Übersetzungsprojekten geht oft nicht der Text selbst verloren, sondern die Auftragssteuerung. Die Ausgangsdatei kommt per E-Mail, Kundenanforderungen bleiben im Chat, der Übersetzer erhält eine mündliche Ergänzung, der Lektor sieht nicht die letzte Version, und der Manager erkennt das Fristrisiko erst am Tag der Lieferung.

Das Szenario löst dies, indem jeder Auftrag zu einer Aufgabe oder Aufgabenkette wird: Ausgangsdateien und Versionen hängen direkt an der Arbeit, Sprachpaar und Frist sind für alle Beteiligten sichtbar, und Prüfung sowie Abnahme folgen einer Checkliste.

So funktioniert es in LadVen OS​

Das Szenario nutzt bereits dokumentierte Funktionen:

  • Kunden und Aufträge — die Kundenkarte hält Kontakte, Verlauf und verknüpfte Aufgaben.
  • Aufgaben — Übersetzung, Lektorat, Formatierung, Prüfung und Lieferung erhalten Verantwortliche und Fristen.
  • Dateien — Ausgangsdateien, Referenzen, Arbeitsversionen und finale Dateien liegen neben der Aufgabe.
  • Checklisten — Übersetzungsanforderungen, Format, Terminologieprüfung und finale Lieferung werden vorab festgelegt.
  • Kommentare — Klärungen des Kunden, Fragen des Übersetzers und Entscheidungen des Lektors bleiben im Verlauf.
  • Listen und Kontrolle — die Leitung sieht aktive Aufträge, Warten auf Kunden, überfällige Arbeit und Auslastung.

Eingehender Auftrag und Ergebnisanforderungen​

Ein Auftrag sollte schnell aus E-Mail oder Nachricht zu einer klaren Arbeitskarte werden: Kunde, Sprachpaar, Ausgangsdatei, Ergebnisformat, Frist, verantwortlicher Manager und nächster Schritt. Wenn Glossar, frühere Versionen, Formatvorgaben oder rechtliche Beglaubigung nötig sind, sollte das sofort festgehalten werden, statt in der Korrespondenz zu bleiben.

Bei eiligen Aufträgen hilft es, bestätigte Anforderungen von vorläufigen Erwartungen zu trennen. Hat der Kunde die vollständige Datei, Sprache oder Lieferform noch nicht bestätigt, sollte die Aufgabe Warten auf Kunde und Fristrisiko zeigen, nicht wie normale laufende Arbeit aussehen.

Rollen, Qualität und Übergabe zwischen Etappen​

Ein Übersetzungsbüro muss nicht nur den Übersetzer sehen, sondern den gesamten Qualitätspfad: Der Manager nimmt den Auftrag an, der Übersetzer erstellt die Arbeitsversion, Lektor oder Korrektor prüft das Ergebnis, Layout/DTP bringt die Datei ins benötigte Format, und der Kunde nimmt die finale Version als operative Übergabe in der Aufgabe ab. Eine Person kann Rollen kombinieren, aber die Verantwortung je Schritt muss klar sein.

Wenn das Ergebnis zur Nacharbeit zurückgeht, muss der Grund neben der Datei stehen: Terminologie, Format, unvollständige Quelle, Kommentar des Lektors oder neue Kundenanforderung. Dann sieht der nächste Ausführende nicht nur einen Rückgabestatus, sondern die konkrete Handlung.

Vorlagen, Automatisierung und Leitungskontrolle​

Typische Aufträge laufen leichter über Aufgabenvorlagen: Übersetzung, Lektorat, Layout, Prüfung, finale Lieferung. Eine Vorlage kann Pflichtdateien, Sprachpaar, Qualitätscheckliste, finalen Kommentar und die Regel "nicht ohne Ergebnisdatei schließen" enthalten.

Die Leitung braucht eigene Ansichten: "wartet auf Kunde", "im Lektorat", "ohne Datei", "heute fällig", "überfällig" und "ohne Bewegung". Automatische Regeln können an Fristen erinnern oder Risiken an den Manager eskalieren, ersetzen aber keine fachliche Prüfung der Übersetzung.

Aufträge, Sprachpaare und Ausführende​

Jeder Auftrag braucht einen klaren Weg: welcher Text übersetzt wird, von welcher Sprache in welche Sprache, wer übersetzt, wer prüft, welche Kundenanforderungen verbindlich sind und wann geliefert wird. Kurze Bescheinigung, Vertrag, Website, Präsentation oder Dokumentenpaket können unterschiedliche Wege haben, aber Verantwortlichkeit muss sichtbar bleiben.

Wenn der Kunde eine neue Datei sendet oder Anforderungen ändert, wird die Aufgabe aktualisiert. Stellt der Übersetzer eine Frage, wird die Antwort im Kommentar festgehalten. Gibt der Lektor das Ergebnis zur Nacharbeit zurück, bleibt der Grund im Verlauf und der nächste Schritt ist für den Ausführenden sichtbar.

Dateien, Checklisten und Abnahme​

Ein Übersetzungsauftrag hängt fast immer von Dateien ab: Ausgangstext, Glossar, frühere Versionen, Referenzen und finales Dokument. Wenn diese Dateien über E-Mail und private Ordner verteilt sind, kann das Team die falsche Datei übersetzen oder dem Kunden die falsche Version senden.

Dateien beim Erstellen einer Übersetzungsaufgabe: Quellen, Glossare und Arbeitsmaterialien neben dem Auftrag

Dateien bleiben beim Auftrag: Manager, Übersetzer, Lektor und Vertretung sehen denselben Materialstand.

Checkliste einer Übersetzungsaufgabe bei der Auftragsvorbereitung

Die Checkliste hilft, Sprachpaar, Kundenanforderungen, Ergebnisdatei, Lektorat und Abschlusskommentar vorab zu prüfen.

Was das Übersetzungsbüro erhält​

  • bei jedem Auftrag sind Verantwortlicher, Frist und offene Punkte sichtbar;
  • Ausgangsdateien, Referenzen und finale Versionen gehen nicht zwischen Kanälen verloren;
  • Fragen des Übersetzers und Entscheidungen des Kunden bleiben im Verlauf;
  • Lektorat und Endprüfung laufen über eine Checkliste;
  • die Leitung sieht Überfälliges, Warten auf Kunden und Teamlast.

Einführungscheckliste​

  1. Trennen Sie typische Aufträge: Dokument, Vertrag, Website, Präsentation, Dateipaket, Eilübersetzung.
  2. Definieren Sie Pflichtfelder: Kunde, Sprachpaar, Frist, Ausgabeformat, Verantwortlicher, Lektor.
  3. Erstellen Sie Aufgabenvorlagen für Übersetzung, Lektorat, Formatierung, Prüfung und Lieferung.
  4. Vereinbaren Sie, wie Ausgangsdateien, Arbeitsversionen und finale Dateien benannt werden.
  5. Konfigurieren Sie Leitungsansichten: dringend, wartet auf Kunde, im Lektorat, heute fällig, überfällig.
  6. Prüfen Sie Zugriffe: Kundendateien, interne Kommentare und Versionen sollen nur die richtigen Beteiligten sehen.

Was zu vermeiden ist​

  • Akzeptieren Sie Kundenanforderungen nicht nur in einem privaten Chat.
  • Speichern Sie finale Versionen nicht ohne Bezug zu Auftrag und Aufgabe.
  • Schließen Sie den Auftrag nicht ohne Ergebnisdatei oder Lieferkommentar.
  • Versprechen Sie keine automatische Übersetzungsspeicher, maschinelle Übersetzung oder rechtliche Beglaubigung, wenn dies nicht in einem separaten Prozess eingerichtet ist.
  • Vermischen Sie interne Lektoratsnotizen und Kundennachrichten nicht ohne Zugriffskontrolle.

So messen Sie das Ergebnis​

  • Anteil der fristgerecht gelieferten Aufträge;
  • Anzahl der Aufträge, die auf Kunden, Übersetzer oder Lektor warten;
  • Anzahl der Rückgaben wegen falscher Dateiversion oder unvollständiger Anforderungen;
  • Zeit bis zur aktuellen Quelle, zum Glossar oder zur finalen Datei;
  • Auslastung von Übersetzern und Lektoren nach aktiven Aufgaben.

Wo Sie beginnen​

Demo anfragen​

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