Notariat: Mandanten, Dokumente, Termine und Fristen
Diese Seite beschreibt den Arbeitsablauf eines Notariats: Mandantenanfragen, Dokumentenvorbereitung, Termine, Prüfungen, Freigaben und Fristenkontrolle. LadVen OS ersetzt keine notariellen Register, Identitätsprüfung oder rechtlich wirksamen notariellen Handlungen. Es organisiert die Arbeit rund um die Anfrage an einem Ort: wer verantwortlich ist, welche Dokumente vorliegen, was noch angefordert werden muss, wann der Termin ist und was als fertiges Ergebnis gilt.
Welches Problem wird gelöst
In der notariellen Arbeit geht oft nicht der juristische Teil verloren, sondern der operative Kontext. Der Mandant sendet einen Teil der Dokumente per Messenger, eine Assistenz klärt eine fehlende Bescheinigung telefonisch, ein Vertragsentwurf liegt in einem privaten Ordner, der Termin steht an anderer Stelle, und die Leitung sieht das Risiko erst, wenn der Mandant ohne das erforderliche Dokument erscheint.
Das Szenario löst dies, indem jede Anfrage zu einer Aufgabe oder Aufgabenkette wird: Dateien und Kommentare bleiben beim Auftrag, die Checkliste zeigt die Paketbereitschaft, und die Leitung sieht überfällige Arbeit, Warten auf den Mandanten und Aufgaben ohne Bewegung.
So funktioniert es in LadVen OS
Das Szenario nutzt bereits dokumentierte Funktionen:
- Mandanten und Anfragen — die Mandantenkarte hält Kontakte, Verlauf und verknüpfte Aufgaben.
- Aufgaben — Dokumentenvorbereitung, Datenanfragen, interne Prüfung und Termine erhalten Verantwortliche und Fristen.
- Dateien — Scans, Entwürfe, Anträge und finale Versionen liegen neben der Aufgabe.
- Checklisten — Paketinhalt, Prüfungen und Vorbereitungsschritte werden vorab festgelegt.
- Kommentare — Rückfragen des Mandanten, interne Entscheidungen und Rückgabegründe bleiben im Verlauf.
- Listen und Kontrolle — die Leitung sieht Aufgaben vor Terminen, Warten auf Mandanten und überfällige Aufträge.
Typische Notariatsabläufe
| Ablauf | So wird er in LadVen OS geführt |
|---|---|
| Vorbereitung einer Vollmacht | Legen Sie eine Aufgabe mit Mandant, Frist, Liste der erforderlichen Daten und Checkliste für die Terminbereitschaft an. |
| Erbfall-Anfrage | Führen Sie getrennte Schritte für Dokumentenanfrage, Paketprüfung, interne Klärungen und Ergebnisvorbereitung. |
| Transaktion oder Gesellschaftsdokument | Trennen Sie Entwurfsvorbereitung, Vollständigkeitsprüfung, Terminabstimmung und finalen Kommentar nach der Annahme. |
| Wiederholte Mandantenanfrage | Verknüpfen Sie den neuen Auftrag mit der ursprünglichen Anfrage, damit Dokumenthistorie, Entscheidungen und frühere Fragen sichtbar bleiben. |
Rollen und Terminbereitschaft
Im Notariatsprozess müssen organisatorische Vorbereitung und rechtlich bedeutsame Handlungen getrennt bleiben. Die Assistenz sammelt Dokumente und führt die Aufgabe, der Notar prüft das Paket und trifft die fachliche Entscheidung, die Leitung sieht Fristrisiken, und der Mandant beteiligt sich an den Schritten, in denen Dokumente oder Klärungen nötig sind.
Vor dem Termin sollte die Aufgabe einfache Fragen beantworten: Ist das Paket vollständig, wer hat die Dokumente geprüft, was wird noch vom Mandanten erwartet, welche Datei oder welcher Entwurf ist aktuell, und wer verantwortet den nächsten Schritt. Ist das Paket unvollständig, sollte der Status klar auf Warten auf Mandant stehen und die Frist bewusst verschoben werden, statt Bereitschaft ohne geprüfte Checkliste zu versprechen.
Anfragen, Dokumente und Termine
Jede Anfrage braucht einen klaren Weg: wer sie angenommen hat, welche Dokumente bereits vorliegen, was noch angefordert werden muss, wer das Paket prüft, wann der Termin ist und welches Ergebnis bereit sein muss. Bei Erbschaft, Vollmacht, Transaktion oder Gesellschaftsdokumenten unterscheiden sich die Pakete, aber das Prinzip bleibt gleich: Arbeit darf nicht im Gedächtnis einer Assistenz oder in einem separaten Chat leben.
Bringt der Mandant ein fehlendes Dokument, wird die Aufgabe aktualisiert. Muss ein Dokument erneut angefordert werden, machen Kommentar und Frist das sichtbar. Geht die Vorbereitung zur Nacharbeit zurück, bleibt der Grund im Verlauf statt in einer mündlichen Absprache.
Dateien, Checklisten und Abnahme
Notarielle Arbeit hängt vom Dokumentenpaket ab. Deshalb ist nicht nur wichtig, Dateien anzuhängen, sondern klar zu sehen, welche Dokumente eingegangen, welche geprüft und welche vor Termin oder finaler Vorbereitung noch nötig sind.
Dateien bleiben bei der Aufgabe: Assistenz, Notar und Vertretung sehen denselben Materialstand.
Die Checkliste hilft, Paket, interne Prüfung, Termin und Abschlusskommentar vor dem Abschluss zu prüfen.
Was das Notariat erhält
- bei jeder Anfrage ist sichtbar, wer verantwortlich ist und was noch fehlt;
- Dokumente gehen nicht zwischen E-Mail, Messengern und privaten Ordnern verloren;
- Termine werden per Checkliste vorbereitet, nicht aus dem Gedächtnis;
- die Leitung sieht Warten auf Mandanten, überfällige Arbeit und festhängende Anfragen;
- Vertretung wird sicherer, weil der neue Bearbeiter Dateien, Kommentare und Entscheidungsverlauf sieht.
Einführungscheckliste
- Trennen Sie typische Anfragen: Vollmachten, Erbschaft, Transaktionen, Gesellschaftsdokumente, beglaubigte Kopien.
- Definieren Sie das Mindestpaket und die Prüfungen für jeden Anfragetyp.
- Erstellen Sie Aufgabenvorlagen für Vorbereitung, Nachforderung, Prüfung und Termin.
- Vereinbaren Sie, wie Dateien benannt werden und wo die aktuelle Version liegt.
- Konfigurieren Sie Leitungsansichten: zum Termin, wartet auf Mandanten, in Prüfung, überfällig, ohne Bewegung.
- Prüfen Sie Zugriffe: Mandantendokumente und interne Kommentare sollen nur die richtigen Mitarbeitenden sehen.
Was zu vermeiden ist
- Führen Sie die Liste fehlender Dokumente nicht nur im Chat.
- Schließen Sie Vorbereitung nicht ohne Datei, Ergebnis oder Kommentar zum nächsten Schritt.
- Vermischen Sie Mandantendokumente und interne Hinweise nicht ohne Zugriffskontrolle.
- Versprechen Sie keine Bereitschaft, bevor die Paket-Checkliste geprüft ist.
- Verwenden Sie LadVen OS nicht als Ersatz für ein notarielles Register oder eine rechtlich wirksame notarielle Handlung.
So messen Sie das Ergebnis
- Anteil der Anfragen, die ohne erneute Dokumentanforderung terminbereit sind;
- Anzahl der Aufgaben, die auf Mandanten oder interne Prüfung warten;
- Anzahl verschobener Termine wegen unvollständiger Pakete;
- Zeit bis zur aktuellen Datei oder Entscheidung zur Anfrage;
- Anzahl der Anfragen ohne Bewegung über dem gewählten Schwellenwert.
Wo Sie beginnen
- CRM-Mandanten — Kontakte und Anfrageverlauf halten.
- Deals und Anfragen — Vorbereitungsschritte ohne Verantwortungsverlust führen.
- Aufgabe erstellen — Dokumentenvorbereitung, Anfrage oder Termin mit Verantwortlichem und Frist anlegen.
- Aufgabenfelder und Arbeitskontext — Auftrag mit Mandant, Dokument und erwartetem Ergebnis verbinden.
- Checkliste in der Aufgabe — Dokumentenpaket und Terminbereitschaft prüfen.
- Dateien in der Aufgabe — Scans, Entwürfe und finale Versionen neben der Arbeit halten.
- Kommentare in der Aufgabe — Rückfragen, Rückgaben und Entscheidungen festhalten.
- Aufgabenlisten und Ansichten — Fristen, Warten auf Mandanten und Auslastung steuern.
- Aufgabe prüfen und schließen — Ergebnis annehmen, ohne Datei oder Kriterium zu verlieren.
Demo anfragen
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