AI und Assistent
AI in LadVen OS hilft, Arbeitsantworten vorzubereiten, Kontext zu analysieren und erlaubte Aktionen in Aufgaben, CRM, Kalender und Kommunikation auszufuehren. Der Assistent ersetzt keine verantwortliche Person: der Nutzer waehlt das Szenario, prueft das Ergebnis und traegt die Entscheidung.
Nutzen Sie AI dort, wo sie Routine reduziert, aber nicht fuer unbeaufsichtigte Verantwortung, Abnahme oder sensible Daten.
Wo es liegt
Der Einstieg ist AI Hub (/ai). Je nach Rolle gibt es Playground, AI-Verbindungen, Szenarien, Assistentenprofile, Bots, Einstellungen und Rechte fuer Antworten und Aktionen.
Wenn eine Ansicht fehlt, pruefen Sie Portalrechte oder fragen Sie einen Administrator.
Direkte Routen oeffnen den Bereich gezielt: /ai/playground, /ai/connections, /ai/scenarios, /ai/bots, /ai/settings.
Der Standardbildschirm /ai kann eine administrative Sandbox fuer Prompt- und JSON-Pruefungen sein und kein fertiger Chat fuer Endnutzer. Das haengt von Rollout und Rechten ab; technische Felder oder Mock-Antworten sind kein produktives Ergebnis. Oeffnen Sie den passenden Tab und pruefen Sie vor einem Arbeitsablauf, ob er fuer Ihre Rolle freigeschaltet ist.
Wann der Assistent hilft
Der Assistent kann Antwortentwuerfe vorbereiten, lange Diskussionen kuerzen, naechste Schritte extrahieren, Aufgabenbeschreibungen verbessern, Checklisten vorbereiten, erlaubte Erinnerungen oder Kalendereintraege erstellen und Texte vor dem Versand pruefen.
Nutzen Sie ihn nicht als einzige Entscheidungsquelle fuer Kunden, Vertraege, Zahlungen, Personendaten oder rechtlich wichtige Aktionen.
Profile und Szenarien
Ein Assistentenprofil legt fest, fuer welchen Prozess es gedacht ist und was es darf. Ein Profil kann nur Antworten erlauben, ein anderes Aufgaben oder CRM lesen, ein weiteres begrenzte Aktionen ausfuehren.
Pruefen Sie vor der Nutzung Prozess, Datenzugriff, Aktionsrechte, Review-Verantwortung und Grenzen fuer Dateien, Bilder oder Tool-Aufrufe.
Berechtigungen und Aktionen
Antworten des Assistenten und Aktionen des Assistenten haben unterschiedliche Risikostufen. Eine Antwort kann beim Formulieren von Text helfen, während eine Aktion eine Erinnerung erstellen, ein Arbeitsobjekt ändern oder den nächsten Schritt auslösen kann.
Vergeben Sie Aktionsberechtigungen nur an die Rollen und Geltungsbereiche, in denen die Verantwortungsgrenzen klar sind. Wenn eine Aktion einen Kunden, eine Frist, eine Aufgabe oder CRM betrifft, muss der Benutzer das Ergebnis nach der Ausführung prüfen.
Playground
Der Playground dient zum Testen eines Prompts, bevor ein Szenario in echte Arbeit geht. Dort koennen Sie einen direkten Prompt mit einem gespeicherten Szenario vergleichen, Verbindung waehlen, Text, JSON-Kontext oder Nachrichten uebergeben, Text- oder JSON-Ausgabe anfordern und Streaming-Antworten pruefen.
Nutzen Sie nur anonymisierte Beispiele. Ersetzen Sie Namen, Telefonnummern, Betraege, Links und Dokumentnummern durch Demo-Werte. Wenn ein Prompt funktioniert, speichern Sie ihn als Szenario, statt Mitarbeitende lange Prompts kopieren zu lassen.
Verbindungen
Eine Verbindung legt fest, ueber welchen AI-Kanal ein Szenario laeuft. Pruefen Sie Name, Aktivierung, Zugriffsmodus, Bildunterstuetzung, Modell und Timeout.
Schluessel und technische URLs duerfen nicht in oeffentliche Anleitungen, Screenshots oder Nutzertexte geraten. Kennzeichnen Sie temporaere Verbindungen klar und nutzen Sie sie nicht fuer Kundenzusagen.
Zeigt der Verbindungs- oder Szenarioeditor technischen Fehlertext statt einer klaren lokalisierten Erklaerung, kopieren oder veroeffentlichen Sie ihn nicht. Notieren Sie nur Route, Uhrzeit und eine sichere Beschreibung der Aktion und wenden Sie sich an die Portalverantwortung; wiederholen Sie Speichern, Aktualisieren oder Deaktivieren nicht blind.
Szenarien
Ein Szenario macht aus einem wiederholbaren Prompt eine kontrollierte Arbeitsoperation. Definieren Sie Zweck, Ausgabetyp, Systemanweisung, Nutzervorlage, Limits fuer Eingabe und Ausgabe, Verhalten bei Ueberlauf und bei strukturierter Ausgabe ein Ergebnisschema.
Vor dem Einschalten pruefen Sie, ob das Ergebnis fuer Mitarbeitende verstaendlich ist, keine ueberfluessigen privaten oder kommerziellen Daten verlangt, Limits den Kontext nicht abschneiden, JSON zur Zielmaske passt und klar ist, wo das Ergebnis geprueft und festgehalten wird.
Szenarien, die Aufgaben, CRM, Kalender oder Dokumente beeinflussen, testen Sie zuerst im Demo-Prozess.
Bots und Assistentenprofile
Bots sind fuer automatisierte oder Chat-Szenarien gedacht, in denen Aktionen nicht unter einem persoenlichen Mitarbeiterkonto laufen sollen. Ein Bot Actor braucht einen klaren Namen, ein begrenztes Szenario und Aktivitaet nur fuer den vorgesehenen Prozess.
Ein Assistentenprofil verbindet Szenario, Verbindung und erlaubte Werkzeuge. Pruefen Sie Aufgabenlesen, CRM-Lesen, CRM-Schreiben, Bildeingabe und maximale Werkzeugaufrufe pro Antwort. Je breiter das Profil, desto strenger die menschliche Kontrolle.
AI in Arbeitsbereichen
AI kann auch ausserhalb des AI Hub erscheinen:
- in Kommentaren und Chats zum Korrigieren, geschaeftlicher Formulieren, Kuerzen, Abmildern oder Strukturieren;
- in Aufgaben fuer Titelvorschlaege, Checklistenentwuerfe oder Kriterien der Fertigstellung;
- im CRM zum Auslesen von Text oder Dateien fuer Entwurfsdaten;
- im Kalender fuer sichere Erinnerungen oder AI-Aktionen.
Jedes Ergebnis bleibt ein Entwurf, bis ein Mitarbeiter es geprueft hat.
Sicherheit
Fügen Sie keine Passwörter, Tokens, Schlüssel, Zahlungsdaten, unnötige personenbezogene Daten oder internen technischen URLs in Anfragen ein. Wenn Sie eine Situation beschreiben müssen, anonymisieren Sie das Beispiel und behalten Sie nur den arbeitsrelevanten Sinn.
Prüfen Sie vor dem Senden einer von der KI vorbereiteten Antwort die Fakten, den Ton, die Zusagen an den Kunden, die Fristen und die Namen der Beteiligten. Der Assistent kann beim Text helfen, darf aber keine nicht existierenden Vereinbarungen erfinden.
Kontrolle durch Leitung
Leitung oder Administration sollte regelmaessig pruefen, welche Szenarien aktiv sind, welche Profile Aktionen ausfuehren duerfen, ob CRM-Schreiben wirklich noetig ist, ob unscharfe Szenarien wie "mach alles" existieren, ob Prompts unnoetige Kundendaten enthalten und welche AI-Entwuerfe Nutzer oft korrigieren.
Wenn AI haeufig falsch liegt, korrigieren Sie Szenario oder Rechte, statt Mitarbeitende an das Risiko zu gewoehnen.
Sichere Demonstrationen
Wenn Sie den AI Hub Kollegen zeigen oder Schulungsmaterialien vorbereiten, verwenden Sie Demo-Verbindungen, Demo-Szenarien, Demo-Prompts und Demo-Antworten. Auf dem Bildschirm dürfen keine echten Schlüssel, Basis-URLs, Kundendaten, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Vertragssummen, Kundennamen oder privaten Dateien zu sehen sein.
Gute Praxis
- Nutzen Sie AI fuer Entwuerfe, nicht fuer ungepruefte finale Entscheidungen.
- Erstellen Sie getrennte Profile fuer Support, Vertrieb, Aufgaben und Kalender.
- Begrenzen Sie Aktionen, wenn ein Hinweis oder Entwurf reicht.
- Pruefen Sie, dass Antworten keine privaten Daten anderer Kunden oder Projekte enthalten.
- Halten Sie wichtige Entscheidungen in Aufgabe, CRM oder Dokument fest, nicht nur in der Assistentenantwort.
- Deaktivieren Sie Szenarien, die nicht mehr zum Prozess oder aktuellen UI passen.
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