Unternehmen und Teams
Die Unternehmensbereiche definieren die Arbeitsstruktur von LadVen OS: wer im Portal arbeitet, zu welchen Abteilungen die Personen gehören, welche Arbeitsgruppen sie führen und auf welche Daten sie zugreifen können. Diese Struktur wirkt sich auf Aufgaben, CRM, Dokumente, Chat, Kalender, Workflows, Disk und Berichte aus.
Wo Sie arbeiten
- Unternehmen (
/company) - Einstieg zu Abteilungen, Mitarbeitenden, Zugriffsregeln und Portaleinstellungen. - Mitarbeitende (
/users) - Benutzerliste, Suche, Profile, Aktivität, Sprache, Zeitzone und Rechte. - Abteilungen (
/departments) - Organisationsstruktur, Leitungen, Mitglieder, Aufgabenregeln und Übergabe von Arbeit zwischen Abteilungen. - Arbeitsgruppen (
/projects) - Projektteams, Besitzer, Rollen, Status und Teilnehmende. - Arbeitsgruppenkarte (
/projects/:projectId) - Projektraum mit Übersicht, Aufgaben, Aktivität, Dateien, Dokumenten, Links, Diskussionen, Beziehungen und Einstellungen.
Die verfügbaren Aktionen hängen von der Rolle ab. Mitarbeitende sehen nur die freigegebene Struktur und ihre Projekte. Administratoren verwalten Mitglieder, Zugriffe und Regeln. Besitzer und Moderatoren verwalten ihre Arbeitsgruppe.
Wie die Struktur die Arbeit steuert
Die Unternehmensstruktur ist kein reines Verzeichnis. Sie bestimmt, wer Aufgaben nach unten, nach oben oder zwischen Abteilungen vergeben darf, welche Verantwortlichen im CRM auswählbar sind, welcher Teamkontext für Dokumente und Dateien gilt, wer manuelle Workflow-Aufgaben erhält und wie Berichte Last nach Abteilungen, Personen und Projekten zeigen.
Prüfen Sie vor Zugriffs- oder Workflow-Einstellungen, ob Mitarbeitende, Abteilungen und Arbeitsgruppen die echte Verantwortung abbilden. Veraltete Struktur führt zu falschen Rechten und Berichten.
Mitarbeitende
Die Seite Mitarbeitende zeigt Personen und Service-Benutzer im Portal. Sie können nach Name, Login, E-Mail, Telefon oder Position suchen, Rolle und Status sehen und den Benutzer bearbeiten.
Im Verzeichnis erscheint neben dem Avatar eines Mitarbeiters an seinem Geburtstag ein Geburtstags-Abzeichen - ein leiser Hinweis an das Team, dem Kollegen zu gratulieren. Das Abzeichen ist nur am Tag selbst sichtbar, stützt sich auf das Geburtsdatum aus dem Profil und zeigt das Jahr nicht an. Die Anzeige der Abzeichen im Verzeichnis ist eine persönliche Einstellung jedes Nutzers (Schalter „Geburtstage“) und keine unternehmensweite Richtlinie. Dasselbe Abzeichen ist bei der Auswahl von Teilnehmenden in der Abteilungskarte sichtbar; in Chats, Aufgaben und CRM wird es bisher nicht angezeigt.
Administratoren pflegen Login, E-Mail, Telefon, Name, Position, Geburtsdatum des Mitarbeiters (persönliche Daten, für das Geburtstags-Abzeichen im Verzeichnis), Sprache, Zeitzone, Aktivität, Administratorrolle, Passwort und eine Rechteübersicht für Aufgaben und CRM.
Legen Sie Benutzer mit geschäftlichen Kontakten und klarer Rolle an. Wenn jemand das Portal vorübergehend nicht nutzt, deaktivieren Sie zuerst das Konto. Löschen Sie einen Benutzer erst, wenn geprüft ist, dass Aufgaben, Dokumente, Berichte und Prozessverknüpfungen ihre Historie behalten. Verwenden Sie Administratorrechte nicht als Abkürzung für ein einzelnes Zugriffsproblem: prüfen Sie zuerst Abteilung, Arbeitsgruppe, persönliche Richtlinie und Moduleinstellungen.
Abteilungen
Abteilungen beschreiben Führungsstruktur, Berichtslinien und die Übergabe von Arbeit zwischen Ebenen. Jede Abteilung braucht einen klaren Namen, eine echte Leitung, aktuelle Mitglieder, die richtige Position im Baum, einen aktiven Status und Regeln für Aufgaben.
Wenn Mitarbeitende wechseln, aktualisieren Sie die Struktur vor neuen Aufgaben oder Workflows. Wenn eine Abteilung geschlossen wird, prüfen Sie vorher aktive Aufgaben, Projekte, Dokumente und Zugriffsregeln.
Aufgabenregeln der Abteilung
Abteilungen können Richtungen für Aufgaben definieren:
- nach unten - Arbeit geht an untergeordnete Abteilungen;
- nach oben - Arbeit wird an Führungskräfte eskaliert;
- seitlich - Arbeit geht an verbundene Abteilungen;
- innerhalb der Abteilung - Arbeit bleibt im Team.
Nutzen Sie Vorlagen als Ausgangspunkt und prüfen Sie sie an einem echten Szenario. Vertrieb braucht oft Eskalation nach oben und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen; Produktion eher Übergabe nach unten und Führungskontrolle. Speichern Sie lokale Regeln immer mit einem verständlichen Änderungsgrund.
Arbeitsgruppen
Eine Arbeitsgruppe bündelt Menschen um ein Projekt, einen Kunden, ein Produkt, eine interne Initiative oder ein temporäres Team. Im Katalog können Sie Gruppen suchen, erstellen, Besitzer, eigene Rolle und Status sehen und die Karte öffnen.
Konfigurieren Sie Name, Code, Beschreibung, Thema, Besitzer, Projekt- oder Scrum-Merkmale, Sichtbarkeit, Offenheit, geschlossenen oder archivierten Zustand und Mitgliederrollen: Besitzer, Moderator, Mitglied oder Gast.
Nutzen Sie Arbeitsgruppen für einen vom dauerhaften Organigramm getrennten Projektkontext, abteilungsübergreifende Teams, gemeinsame Aufgaben, CRM-Objekte, Dokumente, Dateien und Diskussionen. Erstellen Sie keine Arbeitsgruppe für jede kleine Aufgabe.
Arbeitsgruppenkarte
Die Arbeitsgruppenkarte ist der Projektraum:
- Übersicht - Besitzer, Beschreibung, Mitglieder und Kerndaten.
- Aktivität - neue Ereignisse und Aufmerksamkeitspunkte.
- Aufgaben - Arbeit im Gruppenkontext.
- Dateien und Dokumente - Materialien, Vorlagen und Ergebnisse.
- Links - externe Ressourcen.
- Diskussionen - Entscheidungen und Vereinbarungen.
- Beziehungen - verbundene Kunden, Kontakte, Deals oder andere Objekte.
- Einstellungen - Beschreibung, Mitglieder und Raumregeln.
Für öffentliche Screenshots nur Demo-Projekte, neutrale Personen, sichere Dateien und Links ohne private URLs verwenden.
Zugriff und Verantwortung
Rechte müssen echte Verantwortung widerspiegeln. Klären Sie vor jeder Änderung, wozu der Zugriff gebraucht wird, zu welchem Bereich er gehört und wer die Folgen verantwortet. Bei falscher Sichtbarkeit prüfen Sie Abteilungen, Arbeitsgruppenmitgliedschaft, persönliche Richtlinien und Moduleinstellungen.
Sichere Screenshots
Screenshots dürfen nur Demo-Mitarbeitende, Schulungsabteilungen, Demo-Projekte, sichere Dateien, Links ohne Tokens/private Domains und eine vollständig lokalisierte Oberfläche zeigen. Keine echten E-Mails, Telefone, Avatare, privaten Dateien, Rohfehler, technischen Felder oder Sprachmischungen veröffentlichen.
Gute Praktiken
- Mitarbeitendenliste aktuell halten.
- Abteilungen von Projektarbeitsgruppen trennen.
- Für jede Arbeitsgruppe einen verantwortlichen Besitzer setzen.
- Zugriffe nach Strukturänderungen prüfen.
- Klare Namen für Abteilungen und Gruppen verwenden.
- Abgeschlossene Gruppen archivieren, wenn die Historie wichtig bleibt; nur löschen, wenn sie für Berichte nicht mehr benötigt wird.
- Vor Workflows Mitarbeitende und Abteilungen prüfen.
Häufige Fehler
- Abteilung ohne Leitung erstellen.
- Person zum Projekt hinzufügen, ohne Rolle und Dokumentsichtbarkeit zu prüfen.
- Administratorrechte statt passender Bereichsrechte vergeben.
- Benutzer oder Gruppen löschen, bevor die Historie geprüft wurde.
- Echte Kundenprojekte oder Mitarbeitende in Screenshots verwenden.
Verwandte Szenarien