Profil und persoenliche Einstellungen
Das Profil steuert, wie Sie im Team sichtbar sind und wie das Portal fuer Sie arbeitet: Name, Kontakte, Sprache, Zeitzone, Passwort, Avatar, Benachrichtigungen, Hintergrund und ein separates Passwort fuer WebDAV-Zugriff auf Disk.
Halten Sie das Profil aktuell. Falsche Sprache, Zeitzone, Kontaktdaten oder Benachrichtigungen fuehren schnell zu verpassten Fristen und falschen Zuweisungen.
Wo Sie arbeiten
Oeffnen Sie Profil (/profile) ueber das Benutzermenue oder die Seitenleiste. Sichtbare Bloecke koennen von Portaleinstellungen, Browser und Rechten abhaengen.
Wichtige Bloecke:
- persoenliche Daten, Position, Telefon, Geburtsdatum und Avatar;
- Sprache und Zeitzone;
- Kontopasswort;
- WebDAV-App-Passwort fuer Disk;
- Hintergrund fuer Desktop und Mobile;
- Benachrichtigungskanaele und Nicht-stoeren;
- Bereiche: Aufgaben, CRM, Chats, Mail und Dokumente.
Erster Login
Pruefen Sie nach dem ersten Login Name, Position, Telefon, Sprache, Zeitzone, temporaeres Passwort und Benachrichtigungen fuer Aufgaben, CRM und Dokumente. Wenn das Profil Daten einer anderen Person zeigt, bearbeiten Sie sie nicht, sondern beenden Sie die Sitzung und informieren Sie einen Administrator.
Regelmaessige Profilpruefung
Pruefen Sie das Profil nicht nur beim ersten Login. Wiederholen Sie die Pruefung, wenn sich Abteilung, Rolle, Land, Geraet, Browser oder Arbeitsplan aendern:
- Name, Position und Kontaktdaten sind fuer das Team klar;
- Sprache und Zeitzone passen zur aktuellen Arbeit;
- Benachrichtigungen bleiben fuer Prozesse aktiv, in denen Sie Ergebnisverantwortung tragen;
- WebDAV-Passwort ist erneuert, wenn Geraet oder Zugriff moeglicherweise offengelegt wurden;
- Avatar und Hintergrund zeigen keine Dokumente, Kunden, QR-Codes, Adressen oder persoenlichen Daten.
Wenn eine Einstellung Fristen, Abnahme, Kunden oder Sicherheit betrifft, pruefen Sie sie direkt nach der Aenderung und nicht erst am Tagesende.
Persoenliche Daten und Avatar
Name, Position, Telefon und Avatar helfen Kollegen, Verantwortliche schnell zu erkennen. Das Profil betrifft persoenliche Daten; Abteilung, Rolle, Adminrechte und Arbeitsraumzugriff werden normalerweise in Mitarbeitende, Abteilungen, Arbeitsgruppen und Zugriffsrichtlinien verwaltet.
Im Profil koennen Sie ein Geburtsdatum angeben. Anhand davon erscheint im Mitarbeiterverzeichnis neben dem Avatar am Geburtstag selbst ein Glueckwunsch-Abzeichen - ohne Jahr und nur an diesem Tag. Das sind persoenliche Daten: geben Sie das Datum nur ein, wenn Sie bereit sind, dass Kollegen das Abzeichen sehen. Die Anzeige der Geburtstags-Abzeichen im Verzeichnis aktiviert oder deaktiviert jeder Mitarbeiter fuer sich selbst - das ist eine persoenliche Anzeigeeinstellung und keine unternehmensweite Richtlinie. Ist das Datum falsch eingegeben, weist das Portal mit einer verstaendlichen Meldung darauf hin.
Nutzen Sie einen neutralen Avatar ohne Dokumente, Ausweise, QR-Codes, Telefonnummern, private Adressen oder Kundenmaterial.
Oberflächensprache
Die Profilsprache bestimmt die Portaloberfläche für einen bestimmten Benutzer. Ist die Portaloption gewählt, erbt der Benutzer die gemeinsame Sprache des Unternehmens. Ist eine persönliche Sprache gewählt, zeigt das Portal die Oberfläche in dieser Sprache, sofern die Locale verfügbar ist.
Verwenden Sie eine persönliche Sprache, wenn ein Mitarbeiter in einer anderen Sprache als der Hauptsprache des Unternehmens arbeitet. Laden Sie die Seite nach dem Sprachwechsel neu und prüfen Sie, dass Menüs, Aufgaben, CRM und Benachrichtigungen wie erwartet angezeigt werden.
Wenn ein Teil der Oberfläche in einer anderen Sprache bleibt, halten Sie Route und Bildschirm fest. Ein solches Problem muss im Produkt behoben und nicht in Dokumentation oder Screenshots umgangen werden.
Zeitzone
Die Zeitzone wirkt sich auf Aufgabenfristen, den Kalender, Erinnerungen, den Ereignisverlauf, SLA und Nachrichtenzeiten aus. Prüfen Sie sie direkt nach der ersten Anmeldung, besonders wenn das Team in verschiedenen Ländern arbeitet.
Wenn Aufgabenfristen verschoben wirken, prüfen Sie zuerst die Zeitzone im Profil, dann die Kalender- und Browsereinstellungen. Ändern Sie Aufgabenfristen nicht nur, um eine falsche Zeitzone auszugleichen.
Kontopasswort
Aendern Sie das Passwort nur im Profil und senden Sie es nie per Datei, Chat oder Aufgabe. Wenn das aktuelle Passwort verlangt wird, geben Sie es zuerst ein. Zugriff fuer andere Personen wird ueber Benutzerverwaltung erstellt oder wiederhergestellt.
Sicherheit und 2FA
Das Profil enthält einen Bereich für Mehrfaktor-Sicherheit: Zum Aktivieren brauchen Sie das aktuelle Passwort, eine TOTP-Authenticator-App und gesicherte Wiederherstellungscodes. Vertrauenswürdige Geräte, Deaktivierung und Zurücksetzen beschreibt der 2FA-Leitfaden. QR-Code und Wiederherstellungscodes dürfen nie in Screenshots erscheinen.
WebDAV-Passwort
WebDAV fuer Disk nutzt ein separates App-Passwort. Das Hauptpasswort funktioniert dort nicht. Das App-Passwort wird nur beim Ausstellen oder Erneuern angezeigt; speichern Sie es sofort in einem Passwortmanager.
Nutzen Sie WebDAV, wenn ein Disk-Bereich als Netzlaufwerk in Finder, Windows Explorer oder einem Dateiclient eingebunden werden soll. Prüfen Sie vor dem Verbinden, ob es der richtige Disk-Bereich ist und ob Sie seine Zugriffsgrenzen verstehen. Bei Verdacht auf Offenlegung erneuern Sie das Passwort. Keine Screenshots mit sichtbarem WebDAV-Login, E-Mail oder generiertem Passwort veroeffentlichen.
Benachrichtigungen
Im Profil steuern Sie Toasts, Browser-Push, Ton, Tab-Zaehler, Nicht-stoeren und wichtige Meldungen waehrend Nicht-stoeren.
Der Schalter E-Mail erscheint nur, wenn das System-Mailprofil eingerichtet und aktiviert ist und der Mailtransport verfuegbar ist. Ist der Kanal nicht verfuegbar, zeigt das Profil den Grund an und laesst den Schalter deaktiviert; das ist kein Fehler beim Speichern der persoenlichen Einstellungen.
Bereiche:
- Aufgaben - Zuweisungen, Kommentare, Reaktionen, Checklisten und Aenderungen.
- CRM - Zuweisungen, Kundennachrichten, Erwaehnungen, Kommentare, Phasen und Felder.
- Chats - Nachrichten, Erwaehnungen, eingehende und verpasste Anrufe.
- Mail - neue Nachrichten.
- Dokumente - Aenderungen, Signaturen, Eingangsaustausch und Signaturstatus.
Schalten Sie nicht alles ohne Grund aus. Kritische Ereignisse zu Aufgaben, Kunden und Dokumenten sollten sichtbar bleiben.
Browser-Push-Recht
Push haengt von Profil und Browserberechtigung ab. Blockiert der Browser Push, kann das Profil keine Push-Meldungen senden. Gehen Sie der Reihe nach vor: (1) Berechtigung im Profil pruefen, (2) Benachrichtigungen fuer die Arbeitsdomain im Browser erlauben, (3) Push und benoetigte Bereiche im Profil aktivieren, (4) Nicht-stoeren pruefen, (5) Seite neu laden und die Zustellung mit einem sicheren Testereignis pruefen.
Hintergrund
Der Hintergrund ist eine persoenliche Optik-Einstellung. Desktop und Mobile koennen eigene Bilder haben. Waehlen Sie ruhige Bilder, die Aufgaben, CRM, Dokumente und Nachrichten lesbar lassen.
Keine Hintergruende mit privaten Daten, Kundendokumenten, Chat-Screenshots, technischen Adressen, QR-Codes oder internen Diagrammen hochladen.
Oberflaecheneffekte
Im Profil koennen Sie die Oberflaecheneffekte fuer den aktuellen Browser waehlen: Auto folgt den Einstellungen von System oder Geraet, Glas laesst Transparenz und Unschaerfe aktiviert, Solide/Leistung deaktiviert beides. Auto kann bei Bedarf auf eine vereinfachte Darstellung wechseln. Die Einstellung aendert nur das Aussehen, nicht Aufgaben-, CRM- oder Dokumentdaten; bei Verzoegerungen waehlen Sie Solide/Leistung.
Fehlerbehebung
| Problem | Pruefen |
|---|---|
| Falsche Sprache | Profilsprache, Portalsprache, Seitenreload, Lokalisierung des Bildschirms. |
| Verschobene Fristen | Profil-Zeitzone, Kalender, Browser- oder Geraetezeitzone. |
| Push kommt nicht an | Browserrecht, Push-Schalter, Bereich, Nicht-stoeren. |
| Passwortwechsel scheitert | Aktuelles Passwort, Passwortregeln, Kontostatus. |
| WebDAV verbindet nicht | App-Passwort, richtiger Login, Zugriff auf Disk-Bereich, neues Passwort. |
| Hintergrund stoert | Ausschalten oder ruhigeres Desktop/Mobile-Bild hochladen. |
Sichere Screenshots
Fuer Dokumentation nur ein Demo-Konto nutzen: neutraler Name, Position, Avatar, Trainings-E-Mail und Telefon, maskierte Passwoerter, sicherer WebDAV-Zustand ohne sichtbares generiertes Passwort, neutraler Hintergrund, lokalisierte Oberflaeche und Benachrichtigungen ohne echte Kunden, Dokumente, E-Mails oder Personen.
Keine Screenshots mit echter E-Mail, Telefon, Login, WebDAV-Passwort, privaten Links, echten Dateien, technischem Text oder Sprachmischung veroeffentlichen.
Gute Praktiken
- Sprache und Zeitzone nach dem ersten Login pruefen.
- Name, Position und Kontakte klar halten.
- Frist- und kundenrelevante Benachrichtigungen aktiviert lassen.
- Browser-Push nach Geraetewechsel pruefen.
- WebDAV-Passwort bei Zweifel erneuern.
- Nach wichtigen Aenderungen die Seite neu laden.
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