Kundenportal für die Dokumentenfreigabe

Diese Seite behandelt eine konkrete Arbeitsaufgabe: Verträge und Dokumente mit einem externen Kunden so freizugeben, dass keine Versionen mehr per E-Mail verschickt werden, keine Änderungen verloren gehen und jederzeit klar ist, in welcher Phase sich die Freigabe befindet. Im Folgenden lesen Sie, wie sich das in LadVen OS über das Kundenportal (Extranet) umsetzen lässt.

Welche Aufgabe das löst

Wenn Dokumente per E-Mail freigegeben werden, beginnt das Versionschaos: „final_2_Änderungen.docx“, Änderungen verteilt über verschiedene E-Mails, verlorene Kommentare und Unklarheit darüber, wer gerade an der Reihe ist. Der Kunde hat keinen Gesamtüberblick, und das Unternehmen verliert Zeit damit, verstreute Antworten zusammenzutragen.

Das Szenario löst das so: Das Dokument wird in ein geschütztes Kundenportal eingestellt, der Kunde sieht die aktuelle Version, hinterlässt seine Anmerkungen an einer einzigen Stelle, und das Unternehmen sieht den Status der Freigabe sowie wer was gesagt hat.

Konzeptionelle Orientierung; kein UI-Screenshot und kein Evidence-Nachweis.

Wie das in LadVen OS aufgebaut ist

Das Szenario setzt sich aus Bausteinen zusammen, die bereits zusammenarbeiten:

• Extranet – ein externes Portal, in das der Kunde über einen geschützten Link eingeladen wird.
• Dokumente und Dateien – aktuelle Versionen sind für den Kunden zugänglich, ohne Versand per E-Mail.
• Diskussion – Anmerkungen und Vereinbarungen werden direkt neben dem Dokument festgehalten.
• Verbindung zu Kunde und Deal – die Freigabe ist mit der Kundenkarte im CRM verknüpft.
• Zugriff per Einladung – der Kunde sieht nur das, was für ihn freigegeben wurde.
• Statuskontrolle – es ist sichtbar, in welcher Phase sich die Freigabe befindet und wer an der Reihe ist.

Konzeptionelle Orientierung; kein UI-Screenshot und kein Evidence-Nachweis.

Was der Kunde im Portal sieht

Der Kunde gelangt per Einladung ins Portal und sieht ausschließlich die für ihn relevanten Dokumente und Diskussionen – ohne Zugriff auf die interne Datenbasis des Unternehmens. Er benötigt kein Konto im Hauptportal: Er arbeitet in einem eingeschränkten externen Bereich, in dem die benötigten Dateien und der dazugehörige Schriftverkehr verfügbar sind.

Konzeptionelle Orientierung; kein UI-Screenshot und kein Evidence-Nachweis.

Freigabe und Diskussion

Anmerkungen und Vereinbarungen zu einem Dokument bleiben direkt daneben und gehen nicht in der E-Mail-Flut verloren. Das Unternehmen sieht, wer was gesagt hat und in welcher Phase sich die Freigabe befindet. Wird das Dokument aktualisiert, sieht der Kunde die aktuelle Version – ohne E-Mails nach dem Motto „hier ist die finale Fassung“.

Dateien in der Aufgabe halten die aktuelle Dokumentversion, Kommentare und das Freigabeergebnis an einem Arbeitsort zusammen.

Wichtig: Das Portal dient dem gemeinsamen Zugriff auf Dokumente sowie der Diskussion und Freigabe. Die elektronische Signatur und der Austausch rechtsverbindlicher Dokumente über EDI sind eigenständige Funktionen; betrachten Sie sie nicht als Bestandteil dieses Szenarios, sofern sie nicht separat aktiviert und bestätigt wurden.

Zugriff und Sicherheit

Der Zugriff auf das Kundenportal wird per Einladung erteilt und durch Berechtigungen eingeschränkt: Der Kunde sieht nur die für ihn freigegebenen Dokumente und Diskussionen. So lässt sich mit externen Personen zusammenarbeiten, ohne ihnen die interne Datenbasis des Unternehmens zu öffnen.

Konzeptionelle Orientierung; kein UI-Screenshot und kein Evidence-Nachweis.

Was das Unternehmen davon hat

• eine einzige aktuelle Dokumentversion statt Chaos in der E-Mail;
• Anmerkungen und Vereinbarungen direkt neben dem Dokument gesammelt;
• Sichtbarkeit darüber, in welcher Phase sich die Freigabe befindet und wer an der Reihe ist;
• der Kunde arbeitet in einem eingeschränkten Portal, ohne Zugriff auf die interne Datenbasis.

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Checkliste für die Einführung

1. Erstellen Sie einen externen Bereich und laden Sie den Kunden über einen sicheren Link ein.
2. Veröffentlichen Sie die aktuellen Dokumentversionen, damit nichts per E-Mail hin- und hergeschickt wird.
3. Vereinbaren Sie, wo Anmerkungen und Absprachen festgehalten werden — direkt am Dokument.
4. Verknüpfen Sie die Freigabe mit dem Kundendatensatz und dem Deal im CRM.
5. Geben Sie dem Kunden nur Zugriff auf das, was er sehen muss.
6. Richten Sie die Statusverfolgung ein: in welcher Phase die Freigabe ist und wer an der Reihe ist.

Konzeptionelle Orientierung; kein UI-Screenshot und kein Evidence-Nachweis.

Was zu vermeiden ist

• Verschicken Sie Dokumentversionen nicht per E-Mail — der Kunde soll die aktuelle Version im Portal sehen.
• Öffnen Sie dem Kunden nicht mehr als nötig: nur was freizugeben ist.
• Halten Sie Anmerkungen nicht in privaten Nachrichten fest — direkt am Dokument.
• Verlieren Sie den Freigabestatus nicht: es muss immer klar sein, in welcher Phase und wer dran ist.

Konzeptionelle Orientierung; kein UI-Screenshot und kein Evidence-Nachweis.

Wie Sie das Ergebnis messen

• Durchschnittliche Dauer der Dokumentfreigabe mit dem Kunden.
• Anzahl der Korrekturschleifen bis zur finalen Fassung.
• Anteil der Freigaben ohne Versionschaos oder verlorene Kommentare.
• Anteil der über das Portal freigegebenen Dokumente im Vergleich zur E-Mail.

Konzeptionelle Orientierung; kein UI-Screenshot und kein Evidence-Nachweis.

Womit Sie beginnen

• Extranet – externes Portal für Kunden und Partner.
• Dokumente – Ablage und gemeinsamer Zugriff auf Dokumente.
• Kunden – Kundeneinträge, mit denen die Freigabe verknüpft ist.
• Arbeitsbereich des Kunden – Dokumente und Diskussionen zum jeweiligen Kunden.
• Aufgabenfelder und Arbeitskontext – Freigabestatus, Kunde, Dokument und aktuelle Zuständigkeit festhalten.
• Checkliste in der Aufgabe – Freigabe in Prüfschritte und Pflichtbedingungen aufteilen.
• Dateien in der Aufgabe – aktuelle Version, Anmerkungen und finale Datei direkt bei der Arbeit halten.
• Aufgabe prüfen und schließen – Freigabeergebnis abnehmen, ohne neue Änderungen oder Zusagen zu verlieren.

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Demo anfragen

Möchten Sie an einem fertigen Demo-Stand sehen, wie die Dokumentenfreigabe über das Kundenportal abläuft? Fordern Sie eine Demo an – wir zeigen Ihnen das eingerichtete Szenario und helfen Ihnen, Ihre Kundenarbeit darauf zu übertragen.

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