Mailbox

E-Mail in LadVen OS ist kein getrenntes Archiv. Wichtige Nachrichten werden zu steuerbarer Arbeit: CRM-Vorgang, Aufgabe, Kommentar, Datei oder naechster Kundenschritt.

Die Mailbox zeigt dem Team, welche E-Mails Antwort brauchen, welche bereits mit Kunde oder Vorgang verknuepft sind, wer die Fortsetzung verantwortet und wo das Ergebnis festgehalten ist.

Wo es liegt

Wichtige Bereiche:

• Mailbox (/mailbox) - verbundene Postfaecher, Verbindungsszenarien und Regeln;
• Eingang (/mailbox/inbox) - Nachrichtenliste, Verlaeufe, Ordner, Suche, Schnellaktionen und CRM-Kontext;
• E-Mail-Karte (/mailbox/:integrationId/messages/:messageId oder aus dem Eingang) - Text, Anlagen, Absender, Empfaenger, CRM-Aktionen und Antwort;
• alte /mailbox/messages/:messageId- und /crm/mail*-Routen fuehren automatisch in den aktuellen Mailbereich.

Die Aktionen haengen von Rechten fuer Mailbox, CRM, Aufgaben und konkretes Postfach ab.

Wann verwenden

Nutzen Sie die Mailbox, wenn eine Nachricht:

• einen Verkauf, eine Anfrage, Support oder eine Kundenaktion startet;
• eine Datei, Vereinbarung, Frage oder Bestätigung enthält, die im Arbeitskontext bleiben muss;
• eine Aufgabe für eine Person oder Abteilung erfordert;
• mit Kunde, Kontakt, Vorgang oder Projekt verknüpft werden muss;
• in einem gemeinsamen Postfach eingeht, in dem die Verantwortung nicht verloren gehen darf.

Wichtige Nachrichten dürfen nicht nur im Eingang bleiben. Entsteht daraus Arbeit, braucht sie einen Verantwortlichen, eine Frist, Kontext und einen Ort für das Ergebnis.

Suche auf dem Mailserver

Die Serversuche ist eine eigene Operation und kein Filter der bereits geladenen Portalliste. Verwenden Sie eine Anfrage mit 2 bis 160 Zeichen und den Standardordner oder höchstens 8 ausgewählte Ordner. Pro Suche sind höchstens 200 Vorschauen möglich. Gleichzeitig laufen höchstens zwei Jobs; ein weiterer Start kann warten müssen. Zustände sind queued, running, completed, failed, cancelled und expired. Gesucht wird von den neuesten Nachrichten rückwärts in einem begrenzten Fenster; Ergebnisse können als gekürzt markiert sein. Treffer sind entfernte Vorschauen, keine geladenen Nachrichten und können erst nach der Synchronisierung durch den Anbieter im Portal geöffnet werden. Vorschauen verfallen und müssen neu gesucht werden. Brechen Sie unnötige Jobs ab und behandeln Sie Zugriffs- oder Anbieterfehler nicht als leeres Ergebnis. Jobs eines anderen Geräts können unsichtbar sein und trotzdem das Limit belegen. Verwenden Sie synthetische Suchanfragen und zeigen Sie keine echten Adressen oder Betreffs.

Eine entfernte Vorschau kann ohne Empfangsdatum kommen; gleiche Absender- und Betreffzeilen lassen sich dann nicht zuverlässig unterscheiden. Synchronisieren oder öffnen Sie die Nachricht beim Anbieter, bevor Sie handeln, und zeigen Sie die technische uid niemals als Bezeichnung.

Postfach Verbinden

Waehlen Sie zuerst den Zweck:

• persoenliches Postfach fuer die Arbeitskorrespondenz des Besitzers;
• gemeinsames Postfach fuer Team, Abteilung oder Richtung;
• CRM-Postfach fuer Nachrichten, die Vorgänge erstellen oder verknuepfen sollen.

Pruefen Sie Adresse, Absendername, Eingangs- und Ausgangsserver, sichere Verbindung, Zugriffsrechte und Benachrichtigungen. Bei einem gemeinsamen Postfach muss klar sein, wer lesen darf und wer die Bearbeitung verantwortet.

Für CRM-Szenarien wählen Sie Pipeline, Startphase, Verantwortlichen und Routing-Regeln, damit neue Nachrichten nicht ohne nächsten Schritt im Eingang liegen.

Eingehende E-Mails Bearbeiten

Lesen Sie den Eingang als Arbeitszustand, nicht nur als Nachrichtenliste.

Pruefen Sie:

1. Wer geschrieben hat und ob der Absender schon Kunde oder Kontakt ist.
2. Ob bereits ein Vorgang, Kundenanliegen oder eine Aufgabe verknuepft ist.
3. Ob Antwort, Datei, Klaerung oder Aktion einer anderen Person noetig ist.
4. Ob aus der E-Mail eine Aufgabe entstehen soll.
5. Ob ein CRM-Vorgang erstellt oder verknuepft werden muss.
6. Ob das Team eine interne Notiz zur Entscheidung braucht.

Wenn die E-Mail bereits mit CRM verknuepft ist, arbeiten Sie im verknuepften Objekt weiter. Wenn eine Kundenverpflichtung betroffen ist, erstellen Sie die Verknuepfung, bevor der Kontext verloren geht.

Konnte eine E-Mail nicht gesendet werden, zeigt das Portal das ausdruecklich und mit einem verstaendlichen Grund fuer die Ablehnung an, statt den Fehler zu "verschlucken": Ein verzoegerter oder in die Warteschlange gestellter Versand wird nicht zu einer stillen Sackgasse. Wenn Sie einen solchen Fehler sehen, pruefen Sie die Empfaengeradresse, die Postfachverbindung und die Anlagen und senden Sie die E-Mail erneut, statt sie als verschickt zu betrachten.

Schnellaktionen

Nutzen Sie Schnellaktionen erst nach Kontextpruefung:

• Antworten - aus dem richtigen Postfach und mit klarer Signatur;
• Vorgang erstellen - wenn die E-Mail einen neuen Kundenprozess startet;
• Vorgang verknuepfen - wenn sie zu einem bestehenden Deal oder Anliegen gehoert;
• Vorgang oeffnen - um im CRM weiterzuarbeiten;
• Archivieren - wenn die E-Mail erledigt ist;
• Loeschen - nur wenn sie fuer die Arbeitshistorie nicht gebraucht wird.

Anlagen, die fuer Arbeit wichtig sind, gehoeren in Aufgabe, CRM oder Dokumente, nicht nur in den Mailverlauf.

CRM-Verknuepfung

Verknuepfen Sie eine E-Mail mit CRM, wenn sie Verkauf, Support, Zahlung, Vertrag, Wiederanfrage oder Kundenprojekt betrifft. Pruefen Sie zuerst, ob bereits ein aktiver Vorgang desselben Kunden existiert.

Aufgabe Aus E-Mail

Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn konkrete Arbeit noetig ist: Antwort vorbereiten, Datei pruefen, Bedingungen abstimmen, Rechnung ausstellen, Daten aktualisieren, Kunden kontaktieren oder die Frage an eine andere Abteilung uebergeben.

Die Aufgabe braucht erwartetes Ergebnis, verantwortliche Person, Frist oder Prioritaet, E-Mail- oder CRM-Kontext, notwendige Anlagen und ein klares Fertig-Kriterium.

Gemeinsame Postfaecher

In einem gemeinsamen Postfach sind Zugriff und Verantwortung getrennt. Mehrere Personen koennen eine E-Mail sehen, aber eine Person muss den naechsten Schritt besitzen.

Definieren Sie, wer neue E-Mails bearbeitet, wer ueberfaellige Antworten kontrolliert, welche E-Mails ins CRM gehen, welche zu Aufgaben werden und welche Benachrichtigungen noetig sind.

Antworten und ausgehende E-Mails

Vor dem Senden pruefen Sie Absenderpostfach, Empfaenger, Kopien, Betreff, Anlagen und Signatur. Bei einem gemeinsamen Postfach muss der Kunde verstehen, welches Team antwortet und wer den naechsten Schritt verantwortet.

Senden Sie keine internen Notizen, Entwuerfe, privaten Links oder Teamkommentare nach aussen.

In Ausgehend bleiben die Zustellfakten getrennt. In Warteschlange und Geplant bedeuten, dass der Versand noch nicht abgeschlossen ist; Gesendet wird durch ein eigenes sentAt bestaetigt, waehrend scheduledSendAt nur den geplanten Zeitpunkt angibt. Bei einem Fehler zeigt die Zeile einen verstaendlichen Grund und – wenn erlaubt – Erneut senden oder Abbrechen. Das Versuchsprotokoll und der technische reasonCode sind nur fuer die Diagnose: Geben Sie den Code nicht als Benutzertext aus und zaehlen Sie die Nachricht erst im Zustand Gesendet als verschickt.

Vor dem Abbrechen einer Nachricht in der Warteschlange oder mit Zeitplan öffnet das Portal eine eigene Bestätigung. Prüfen Sie, dass der synthetische Entwurf gemeint ist, und stoppen Sie vor der endgültigen Aktion bei der Dokumentation.

Sicherheit

Wenn die Verbindung fehlschlaegt, pruefen Sie Adresse, App-Passwort, Server, Ports und sichere Verbindung. Wenn E-Mails fehlen, pruefen Sie Zugriff, Ordner, Synchronisierung und lokale Aufbewahrung.

Kopieren Sie keine Passwoerter, Tokens, internen technischen URLs oder privaten Kundendaten in Aufgabentitel oder oeffentliche Kommentare.

Gute Praktiken

• Bearbeiten Sie den Eingang nach Bedeutung: antworten, CRM verknuepfen, Aufgabe erstellen, Notiz hinterlassen, schliessen.
• Bei Kunden-E-Mails muss der naechste Schritt im CRM sichtbar sein.
• Schreiben Sie in Aufgaben aus E-Mails das Ergebnis, nicht nur den Betreff.
• In gemeinsamen Postfaechern braucht jede Bearbeitung einen Besitzer.
• Interne Notizen ersetzen keine Aufgaben und CRM-Entscheidungen.

Warteschlangen und Verantwortung von Threads

Der Eingang kann als Threads oder als einzelne Nachrichten gelesen werden. Im Thread-Modus stehen die Ansichten Alle, Meine, Nicht zugewiesen, Warten auf uns, Warten auf den Kunden, Überfällig, Zurückgestellt und Geschlossen zur Verfügung. Eine Ansicht kopiert kein Postfach, sondern ändert nur die Abfrage der Liste.

Bei einem offenen Thread können Sie ihn sich selbst oder einer berechtigten Person zuweisen, festhalten, ob die nächste Antwort von Ihrem Team oder vom Kunden erwartet wird, und ihn bis zu einem Termin zurückstellen. Das SLA-Signal unterscheidet pünktliche, überfällige, zurückgestellte und geschlossene Threads. Schließen Sie erledigte Threads und öffnen Sie sie wieder, wenn neue Arbeit eintrifft. Nach einer Statusaktion laden Sie den Thread erneut und wiederholen Sie sie erst nach Prüfung des aktuellen Zustands.

Automatisierung und Ordnung in der E-Mail

Wenn der E-Mail-Fluss groß wird, bearbeiten Sie ihn nicht von Hand, sondern mit Regeln und Ordnern:

• Nachrichtenkarte und Arbeitsaktionen – Triage, Antworten und Weiterleiten, Aufgaben aus E-Mails, CRM-Verknüpfungen, Anlagenlimits und ACL/Datenschutz.

• Regeln für eingehende E-Mails – automatisch einen CRM-Vorgang erstellen, eine verantwortliche Person zuweisen, eine Autoantwort senden und E-Mails nach Bedingungen einsortieren (Absender, Domain, Betreff, Anlagen).

• E-Mail-Ordner verwalten – Ordner erstellen und pflegen, E-Mails verschieben und Massenaktionen anwenden.

Verwandte Abschnitte

• CRM
• Aufgabe Erstellen
• Aufgabenkommentare
• Dokumente