Extranet für B2B-Kunden
Diese Seite behandelt eine konkrete Arbeitsaufgabe: einem B2B-Kunden oder Partner einen gemeinsamen Arbeitsraum zu geben, in dem er seine Dokumente, Aufgaben und Korrespondenz sieht, ohne Zugriff auf die interne Datenbank des Unternehmens zu erhalten. Im Folgenden zeigen wir, wie sich das in LadVen OS über ein Extranet umsetzen lässt.
Welche Aufgabe wird gelöst
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
In der B2B-Arbeit braucht ein Kunde oft keine einmalige E-Mail, sondern einen dauerhaften Kontakt: Dokumente abstimmen, den Projektstatus sehen, Details besprechen, Dateien austauschen. Wenn alles über E-Mail und Messenger läuft, geht die Historie verloren, und dem Kunden Zugang zum internen Portal zu geben, ist nicht möglich.
Dieses Szenario löst das so: Für den externen Teilnehmer wird ein eingeschränkter Raum (Extranet) erstellt, in dem nur die für ihn relevanten Dokumente, Aufgaben und Diskussionen vorhanden sind, während die interne Datenbank des Unternehmens geschlossen bleibt.
Wie es in LadVen OS aufgebaut ist
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
Das Szenario setzt sich aus Bausteinen zusammen, die bereits zusammenarbeiten:
- Extranet — ein externer Raum für Kunden und Partner auf Einladung.
- Dokumente und Dateien — gemeinsamer Zugriff auf die benötigten Materialien ohne Versand per E-Mail.
- Aufgaben — gemeinsame Projektschritte sind für beide Seiten sichtbar.
- Korrespondenz — Projektdiskussionen an einem Ort.
- Verbindung zum CRM — der externe Raum ist mit dem Kundendatensatz verknüpft.
- Zugriff über Berechtigungen — der Teilnehmer sieht nur das, was für ihn freigegeben wurde.
Was der externe Teilnehmer sieht
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
Der externe Teilnehmer meldet sich per Einladung an und arbeitet in einem eingeschränkten Raum: seine Dokumente, Aufgaben und Korrespondenz zum gemeinsamen Projekt. Er benötigt kein Konto im internen Portal und sieht keine anderen Deals, Kunden oder internen Daten des Unternehmens.
Zusammenarbeit ohne Zugriff auf die interne Datenbank
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
Dokumente, Aufgaben und Projektdiskussionen sind für beide Seiten an einem Ort verfügbar — es ist nicht nötig, Dateien hin- und herzuschicken und Vereinbarungen zu wiederholen. Dabei bleibt die interne Datenbank des Unternehmens geschlossen: Der Kunde sieht nur seinen eigenen Bereich.
Zugriff und Sicherheit
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
Der Zugriff auf das Extranet wird per Einladung gewährt und durch Berechtigungen eingeschränkt: was der externe Teilnehmer sieht, was er ändern darf und auf welche Dokumente er Zugriff hat. So lässt sich mit externen Personen arbeiten, ohne ihnen interne Daten und andere Projekte zu öffnen.
Was das Unternehmen gewinnt
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
- der B2B-Kunde arbeitet in einem gemeinsamen Raum statt per E-Mail;
- die Projekthistorie — Dokumente, Aufgaben, Korrespondenz — ist an einem Ort gebündelt;
- die interne Datenbank des Unternehmens bleibt geschlossen;
- der Zugriff des externen Teilnehmers ist durch Berechtigungen und Einladung begrenzt.
Checkliste für die Einführung
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
- Erstellen Sie einen externen Bereich und laden Sie Kunden und Partner per Einladung ein.
- Öffnen Sie den gemeinsamen Zugriff auf die benötigten Materialien, ohne sie per E-Mail zu verschicken.
- Richten Sie gemeinsame Projektaufgaben ein, die für beide Seiten sichtbar sind.
- Führen Sie Projektdiskussionen an einem Ort zusammen.
- Verknüpfen Sie den externen Bereich mit dem Kundendatensatz im CRM.
- Konfigurieren Sie Rechte: Ein Teilnehmer sieht nur, was ihm freigegeben wurde.
Was zu vermeiden ist
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
- Geben Sie externen Teilnehmern keine internen Aufgaben und Daten frei — nur das Projektnötige.
- Ersetzen Sie mit dem Extranet keine Vertraulichkeitsvereinbarung: Zugriffsrechte sind keine rechtlichen Pflichten.
- Vergessen Sie nicht, den Zugriff nach Projektende zu entziehen.
- Duplizieren Sie die Diskussion nicht per E-Mail — halten Sie sie im gemeinsamen Bereich.
Wie Sie das Ergebnis messen
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
- Geschwindigkeit beim Austausch von Materialien mit Kunden und Partnern.
- Anzahl der Hin-und-her-E-Mails pro Projekt (sollte sinken).
- Anteil der Projekte mit aktuellen gemeinsamen Dateien im Vergleich zu verstreuten Kopien.
- Anteil der externen Teilnehmer mit korrekt eingeschränktem Zugriff.
Womit Sie beginnen
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
- Extranet — ein externer Raum für Kunden und Partner.
- Kunden — Kundendatensätze, mit denen das Extranet verknüpft ist.
- Kunden-Arbeitsbereich — Dokumente, Aufgaben und Diskussionen zum Kunden.
- Aufgabe erstellen — einen gemeinsamen Schritt mit Kunde oder Partner in Arbeit mit Verantwortlichem und Frist verwandeln.
- Aufgabenteilnehmer — internen Verantwortlichen, Helfer und Sichtbarkeit für die externe Seite trennen.
- Aufgabenbeziehungen — Aufgabe mit Kunde, Dokument, Projekt und Arbeitsbereich verbinden.
- Dateien in der Aufgabe — gemeinsame Materialien und Ergebnisnachweise direkt bei der Arbeit halten.
- Dokumente — gemeinsamer Zugriff auf Dokumente.
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Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
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