Dokumente
Dokumente in LadVen OS halten Arbeitsdateien direkt am Prozess: Aufgabe, CRM-Karte, Kunde, Arbeitsgruppe oder Workflow. Ein Dokument ist nicht nur ein Dateiablageort. Es soll zeigen, was das Material ist, zu welchem Vorgang es gehört, welche Version aktuell ist, wer prüfen oder unterschreiben muss und was als Nächstes passiert.
Nutzen Sie Dokumente als gesteuerte Arbeitsebene, nicht als Sammlung zufälliger Anhänge.
Wo es liegt
Wichtige Bereiche:
- Dokumente (
/documents) - Liste und Arbeitskarten für Dokumente; - Dokumentkarte - Dateien, Status, Verknüpfungen, Aktionen, Verlauf und Kommentare;
- Paketvorlagen (
/documents/templates) - wiederkehrende Dokumentensätze für Aufgaben, CRM, Kunden und Arbeitsgruppen; - Eingehender Austausch (
/documents/exchange/inbound) - Bearbeitung von Dokumenten aus externem Austausch; - verknüpfte Blöcke in Aufgaben, CRM, Extranet und Arbeitsbereichen.
Die verfügbaren Aktionen hängen von Rechten, Dokumenttyp, verknüpftem Objekt und Signatur- oder Austauschregeln ab.
Presets und Filter im Register
Das allgemeine Register bietet die Presets Alle, Meine, Teilnahme, Eingang, Aktion nötig und Überfällig. Meine und Teilnahme benötigen den aktuellen Benutzer; Aktion nötig wählt signaturwartende Dokumente, Eingang und Überfällig verwenden ihre eigene Sortierung. Der Verknüpfungsfilter trennt Alle, Verknüpft und Nicht verknüpft und ist nur ohne Aufgaben-, Deal-, Kunden- oder Quellkontext sichtbar. Suche, Status und Typ verfeinern das Ergebnis; der Link bewahrt Preset, Sortierung, Verknüpfungsstatus und Ansichtsbereich. Nur Quelle beschränkt auf das Quellobjekt, Mit Untereinträgen schließt verknüpfte Untereinträge ein. Die Zähler beschreiben die gesamte Treffermenge, nicht nur die bereits geladene Seite. Ein leeres Ergebnis bedeutet keine Filterübereinstimmung, nicht gelöschte Dokumente.
Wählen Sie mehrere Zeilen, um Herunterladen für die ausgewählten Dokumente zu starten. Das Portal lädt verfügbare Dateien oder Anzeigepakete nacheinander herunter, nicht als ein gemeinsames Archiv. Zeilen ohne Download-URL oder ohne Download-Berechtigung werden übersprungen; das Ergebnis zeigt ihre Anzahl. Prüfen Sie vor dem Start Rechte und Auswahl. Ein Klick auf die Zeile öffnet die Karte, der Dateilink öffnet einen neuen Tab und die separate Schaltfläche startet den Download; ohne nutzbaren Dateilink bleibt die Aktionsleiste der Zeile ausgeblendet. Öffnen Sie das Menü der Zeilenaktionen über die Auslassungspunkte oder das Kontextmenü, um Karte/Datei zu öffnen, die Hauptdatei oder das Anzeigepaket herunterzuladen, eine verfügbare Hauptaktion auszuführen, einen verknüpften Datensatz zu öffnen oder einen Link zu kopieren. Ist eine Aktion nicht erlaubt, zeigt das Menü den Grund statt einen Erfolg vorzutäuschen; Esc, Pfeiltasten und Enter steuern es, auf Mobilgeräten schließt ein Tipp außerhalb das Menü.
Arbeitsablauf
- Erstellen oder öffnen Sie das Dokument im richtigen Kontext: Aufgabe, Opportunity, Kunde, Projekt oder Dokumentliste.
- Verwenden Sie einen klaren Titel und Typ: Vertrag, Rechnung, Akt, Angebot, Fallmaterial, Vollmacht oder ein anderer Geschäftstyp.
- Im Fenster Datei hochladen sind Datei und Dokumenttitel Pflichtfelder. Suchen und wählen Sie optional einen Kunden, ein Projekt, eine juristische Person, eine Opportunity oder eine Aufgabe; ohne Kontext können Sie die Datei zunächst ohne Verknüpfung hochladen und später verbinden. Die Zustände „wird geladen“, „keine Treffer“ und „kein Zugriff“ bedeuten Warten, keine Übereinstimmung bzw. fehlende Berechtigung — wiederholen Sie die Suche oder prüfen Sie die Rechte.
- Prüfen Sie die Version vor Freigabe, Kundensendung oder Veröffentlichung im Extranet.
- Hinterlassen Sie einen Kommentar: was geändert wurde, wer prüfen muss und was der nächste Schritt ist.
- Wenn sich der Dokumentensatz wiederholt, verwenden Sie eine Paketvorlage.
Dokumentkarte
Die Dokumentkarte soll den Arbeitskontext zeigen: Titel, Typ, Status, Dateien, Kunde oder Aufgabe, verantwortliche Personen und Aktionsverlauf. Wenn das Dokument mit CRM, Aufgaben oder Extranet verbunden ist, muss klar sein, warum es existiert und wer auf das Ergebnis wartet.
Vermeiden Sie Namen wie scan.pdf oder final_new_2. Ein guter Titel hilft, das Dokument zu finden, ohne die Datei zu öffnen.
Dokumenteditor: Text, Formatierung und Tabellen
Den Dokumenttext können Sie direkt in LadVen OS vorbereiten, ohne in einen separaten Office-Editor zu wechseln. Der eingebaute Editor unterstützt Formatierung (Überschriften, Listen, Hervorhebungen, Links) und Tabellen - das reicht, um ein Angebot, ein Protokoll, eine Anleitung oder eine interne Richtlinie an einem Ort zusammenzustellen, zusammen mit der übrigen Arbeit am Dokument. Eine neue Markdown-Tabelle beginnt mit Überschriften und Platzhaltern in der aktiven Portalsprache; beim ersten Zeichen verschwindet der Platzhalter, sodass kein russischer Vorlage-Text in eine andere Locale gelangt.
Wenn das Dokument bereits in Word vorbereitet wurde, lässt es sich aus einer .docx-Datei importieren: Text, Formatierung und Tabellen werden in den Editor übernommen, und danach lebt das Dokument im Portal weiter, zusammen mit Status, Versionen, Verknüpfungen und Freigabe. Das ist praktisch, wenn der Entwurf in Word eintrifft, aber anschließend als Arbeitsdokument und nicht als Anhang verwaltet werden soll.
Die Formatierungsleiste ist in allen Sprachen des Portals lokalisiert. Dieselbe Formatierung steht in Kommentaren zur Verfügung, sodass Sie eine Erläuterung zu einem Dokument oder einer Aufgabe lesbar gestalten können - mit Liste, Akzenten und Links statt mit einem Textblock.
Was zu vermeiden ist. Übertragen Sie kein aufwendiges Layout aus Word in den Editor, nur um eine exakte Kopie zu erhalten - das Portal speichert ein Arbeitsdokument und kein Layout für einen Druckvordruck. Wenn es gerade auf das ursprüngliche Layout oder Design ankommt, hängen Sie die Originaldatei als Anhang an und behalten Sie sie als Hauptversion.
Prüfen Sie vor externer Weitergabe oder Signatur, dass die aktuelle Version geöffnet ist. Wenn ein Dokument mehrere Dateien enthält, kennzeichnen Sie die Hauptdatei und die unterstützenden Anlagen.
Löschen Sie eine ältere Version nicht, wenn sie für die Freigabehistorie wichtig ist. Hinterlassen Sie lieber einen klaren Kommentar, warum eine neue Version entstanden ist.
Wenn dieser Rich-Markdown-Editor-Modus verfügbar ist, bewegt Tab/Shift+Tab den Fokus zellenweise durch eine Tabelle. Tab in der letzten Zelle des Tabellenkörpers hängt eine neue Zeile an; Enter wechselt in derselben Spalte zur nächsten Zeile und fügt am Ende ebenfalls eine Zeile an. Nach dem Anhängen einer Zeile bleibt das erste eingegebene Zeichen erhalten; Eingaben in einer Zelle werden zu einem Rückgängig-Schritt zusammengefasst, statt Buchstabe für Buchstabe rückgängig gemacht zu werden. Ctrl/Cmd+Z und der Wiederholen-Befehl der Plattform (Ctrl+Y bzw. Cmd+Shift+Z) machen strukturelle Tabellenänderungen rückgängig oder wiederholen sie. Die genauen Tastenkürzel hängen vom aktuellen Editormodus ab; die bereitgestellte Version kann hinter diesem Verhalten zurückliegen. Prüfen Sie es, bevor Sie sich darauf verlassen.
Paketvorlagen
Eine Paketvorlage beschreibt einen wiederholbaren Dokumentensatz: welche Dokumente benötigt werden, welche verpflichtend sind, wo das Paket verwendet wird und welche Freigabe- oder Signaturregeln gelten.
Nutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Prozesse: Verkaufspaket, Vertragspaket, Serviceanfrage, Rechtsfall, Onboarding oder Projektstart. Erstellen Sie keine Vorlage für einen Einzelfall, den das Team nicht wiederholt.
Aufgaben- und CRM-Verknüpfungen
Ein Dokument sollte mit einem Arbeitsobjekt verknüpft sein, wenn die Ausführung davon abhängt. In einer Aufgabe liefert es Eingangsmaterial und erwartetes Ergebnis. Im CRM belegt es die kommerzielle oder rechtliche Grundlage der Arbeit.
Wenn ein Dokument vorbereitet, geprüft oder gesendet werden muss, erstellen Sie eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist. Wenn es zu einem Kunden gehört, prüfen Sie CRM-Verknüpfung und Zugriffsrechte.
Signatur und Austausch
Für Dokumente, die in den externen Austausch oder zur Signatur gehen, sind Gegenpartei, juristische Einheit, aktuelle Version und Status entscheidend. Prüfen Sie vor dem Senden, dass das Dokument zum richtigen Kunden gehört, keine internen Kommentare enthält und für die externe Aktion bereit ist.
Wenn der externe Austausch Aufmerksamkeit braucht, umgehen Sie ihn nicht durch nicht dokumentiertes manuelles Senden. Das Register kann eine ausdrückliche Ablehnung, Löschung, einen Fehler oder einen Importfehler (rejected, deleted, error, import_failed) mit einer gefährlichen Aktion anzeigen. Behandeln Sie den normalen Dokumentstatus „Bereit“ nicht als Erfolg, wenn daneben ein Austauschfehler steht: Prüfen Sie die Anbieter-Meldung, die Ursache und ob ein erneuter Versand sicher ist. unknown bedeutet, dass der Operator keinen Status gemeldet hat, nicht dass der Austausch abgeschlossen ist. Halten Sie Status und nächsten Schritt fest, damit das Team sieht, wo das Dokument steht.
Ein Austauschfehler erscheint als Gefahrenzustand ohne Position auf der Fortschrittsleiste. Wenn gleichzeitig Ihre eigene Aktion erforderlich ist, etwa eine Signatur oder Bestätigung, hat diese Aktion Vorrang vor der Austauschfehlermeldung. unknown erscheint als separate Ergänzung neben dem normalen Status und bedeutet nicht, dass der Austausch abgeschlossen ist.
Wie Sie ein Dokument zur Signatur senden, die Unterzeichner führen und externen Zugriff über einen Link öffnen, steht im Bereich Signatur und externer Zugriff auf Dokumente.
Eingehende Dokumente
Ein extern erhaltenes Dokument muss zuerst sortiert werden: Kunde oder Opportunity bestimmen, Duplikate prüfen, mit Aufgabe oder CRM-Karte verbinden und einen Verantwortlichen festlegen. Verschieben Sie eine eingehende Datei nicht ohne Kontext in die allgemeine Liste.
Wenn das Dokument personenbezogene, finanzielle oder vertragliche Daten enthält, prüfen Sie den Zugriff, bevor es in Aufgabe, Chat oder Extranet besprochen wird.
Kontrolle durch Führungskräfte
Führungskräfte sollten regelmäßig prüfen:
- Dokumente ohne Aufgabe, Kunde oder CRM-Karte;
- Pakete, in denen ein Pflichtdokument fehlt;
- Dokumente, die auf Freigabe, Signatur oder externen Austausch warten;
- alte Versionen, die noch genutzt werden;
- Vorlagen, die unnötige oder unklare Dokumente erzeugen;
- Dateien, die ohne Zugriffskontrolle extern oder im Extranet veröffentlicht wurden.
Gute Praktiken
- Benennen Sie Dokumente nach Geschäftsinhalt: Kunde, Typ, Zeitraum oder Ergebnis.
- Speichern Sie keine privaten Daten in öffentlichen Beschreibungen.
- Prüfen Sie die Version vor Versand, Signatur und Extranet-Veröffentlichung.
- Verknüpfen Sie Dokumente mit Aufgaben, CRM, Kunde oder Arbeitsgruppe.
- Nutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Pakete.
Szenarien für Ihr Unternehmen
- Kundenportal für die Dokumentenfreigabe
- Vertriebspipeline mit Aufgaben und Dokumenten
- CRM für eine Anwaltskanzlei
- Alle Szenarien
Verwandte Bereiche
Konzeptionelle Orientierung, kein UI-Screenshot und kein Zustandsnachweis.