Automation und Portaleinstellungen
Automation in LadVen OS hilft, wiederkehrende Aktionen in Aufgaben, CRM und Workflows zu steuern. Portaleinstellungen setzen die Grenzen: wer Regeln erstellen darf, welche Aktionen erlaubt sind, welche Schutzpruefungen unsichere Uebergaenge stoppen und wo Administratoren Risiken kontrollieren.
Nutzen Sie diese Seite als Steuerungskarte fuer Automation. Aufgabenautomation und Workflows haben eigene Seiten; hier geht es um sicheren Betrieb.
Welches Werkzeug wählen
| Werkzeug | Wann verwenden | Wo konfiguriert |
|---|---|---|
| Aufgabenregel | Ereignis in einer Aufgabe + Bedingung → Aktion (zuweisen, Feld ändern, Unteraufgabe erstellen) | Aufgabenregeln |
| CRM-Roboter | Ereignis in einem CRM-Deal + Bedingung → Aktion (zuweisen, in eine Phase überführen, E-Mail senden) | CRM-Roboter |
| Schutzprüfung | Eine Operation soll nicht ausgeführt werden können, solange eine Bedingung nicht erfüllt ist | Schutzprüfungen |
| Geschäftsprozess | Mehrstufiges Szenario mit Bedingungen, Wartezeiten und manuellen Aufgaben für Menschen | Workflows |
| Wiederkehrende Aufgabe | Wiederkehrende Arbeit nach Zeitplan (Wochentag, Datum im Monat) | Wiederkehrende Aufgaben |
| Vorlage und Checkliste | Einmalige wiederkehrende Arbeit ohne Zeitplan standardisieren | Aufgabenvorlagen und Automation |
Wenn Sie zwischen einer Regel und einem Prozess schwanken: Eine Regel eignet sich für eine Aktion bei einem Ereignis, ein Prozess dann, wenn es mehrere Schritte gibt und ein Teil davon von Menschen ausgeführt wird.
Wo es zu finden ist
Wichtige Einstiege:
- Automation (
/automation) - Uebersicht ueber Aufgabenregeln, CRM-Regeln, Workflows und Operation Guards; - Operation Guards (
/automation/operation-guards) - Regeln, die Uebergaenge oder Aktionen blockieren, wenn Bedingungen fehlen; - Portaleinstellungen (
/portal-settings) - Moduleinstellungen, Rechte, Zugriffspolitiken, Sicherheit, Dokumente, Dateien und Arbeitsbereiche; - Technische Aufgabeneinstellungen (
/portal-settings-tech) - erweiterte Aufgaben- und Automationseinstellungen fuer Administratoren.
Welche Bloecke sichtbar sind, haengt von Rolle und Rechten ab. Wenn eine Aktion fehlt, pruefen Sie auch den Bereich: Unternehmen, Projekt, Pipeline, Stufe oder Modul.
Automation Hub
Automatisierungszentrum: alle Regeln, wiederkehrenden Szenarien und Prozesse in einer Tabelle.
Der Automation Hub zeigt, welche Regeln und Prozesse existieren, wo sie aktiv sind und wer sie verwalten darf. So erkennen Sie, was Aufgaben, CRM und Workflows beeinflusst.
Die Übersicht zeigt die Gesamtzahl der Automatisierungen, aktive Regeln, Workflows und Einträge, die nur lesbar sind. Mit Suche sowie Filtern für Modul, Typ und Status erstellen Sie einen gezielten Ausschnitt. Das Menü Erstellen bietet nur Typen (Aufgabenregel, CRM-Regel, Schutzprüfung oder Workflow) an, für die Ihre Rechte ausreichen; nicht erlaubte Typen sind deaktiviert. Eine Zeile mit Verwalten ist etwas anderes als Nur lesen. Keine Treffer nach einem erfolgreichen Filter sind kein Ladefehler: Bei einer nicht verfügbaren Quelle zeigt die Seite einen eigenen Zustand mit Wiederholung an.
Vor einer Aenderung pruefen Sie:
- Modul und Bereich;
- Status: aktiv oder deaktiviert;
- letzten Lauf oder letzte Aktualisierung;
- Verantwortlichen der Aenderung;
- Ueberschneidung mit anderen Regeln oder Workflows.
Aktivieren Sie keine Regel, wenn Ziel und Verantwortlicher unklar sind.
Operation Guards
Ein Operation Guard stoppt eine Aktion, wenn das Objekt noch nicht bereit ist: etwa bei fehlendem Pflichtfeld, falschem Status oder einer zusaetzlichen Bedingung fuer den Uebergang. Das ist Prozesssicherheit, keine Strafe.
Eine gute Pruefung erklaert, was der Benutzer korrigieren muss. Die Meldung sollte kurz sein und keine technischen Codes enthalten.
Nutzen Sie Schutzpruefungen fuer:
- Pflichtdaten vor Abschluss einer Aufgabe oder Opportunity;
- Kontrolle von Statusuebergaengen;
- Verbindungen zwischen Aufgaben und CRM;
- Schutz vor unvollstaendigen Objekten;
- einheitliche Regeln fuer Teams und Pipelines.
Eine Regel sicher aktivieren
Behandeln Sie eine neue Regel als Management-Pilot, nicht als sofortige Aenderung fuer das ganze Unternehmen. Starten Sie mit einem kleinen Bereich: einem Team, Projekt, Pipeline, Aufgabentyp oder einer Benutzergruppe.
Vor der Aktivierung klaeren Sie:
- welches Ergebnis die Regel erzeugen soll;
- wer Prozessverantwortlicher ist und wer die Regel stoppen darf;
- welche Objekte betroffen sind;
- welche Meldung Benutzer sehen, wenn eine Aktion blockiert wird;
- wie erste Ausfuehrungen und uebersprungene Faelle geprueft werden.
Nach dem Start pruefen Sie die ersten Ergebnisse mit dem Prozessverantwortlichen. Wenn die Regel zu viele Aufgaben erzeugt, falsche Verantwortliche aendert oder korrekte Arbeit blockiert, stoppen Sie sie und korrigieren den Bereich vor der Ausweitung.
Was tun bei Regelkonflikten
Ein Konflikt entsteht, wenn mehrere Regeln dasselbe Objekt aendern oder unterschiedliche Erwartungen setzen. Zum Beispiel verschiebt eine Regel eine Aufgabe in die Pruefung, eine zweite aendert sofort den Verantwortlichen, und ein Guard verlangt eine Datei, die noch nicht fertig sein soll.
Gehen Sie so vor:
- Finden Sie das konkrete Objekt mit unverstaendlichem Verhalten.
- Pruefen Sie Aenderungshistorie, Automationsprotokoll und aktive Guards.
- Bestimmen Sie, welche Regel fuer den Geschaeftsprozess fuehrend ist.
- Deaktivieren Sie die doppelte oder veraltete Regel.
- Aktualisieren Sie Name, Beschreibung oder Meldung, damit der naechste Benutzer den Grund versteht.
Wenn beide Regeln noetig sind, trennen Sie ihren Bereich nach Abteilung, Stufe, Aufgabentyp, Pipeline, Kundenprozess oder Teilnehmerrolle.
Pause und Ruecknahme
Automation sollte nicht nur bei technischen Fehlern pausiert werden. Stoppen oder begrenzen Sie eine Regel, wenn das Team nicht mehr versteht, warum Status, Frist, Verantwortlicher oder Zugriff geaendert werden.
Vor der Ruecknahme halten Sie fest:
- welche Regel geaendert wurde;
- welche Objekte bereits betroffen sind;
- was manuell korrigiert werden muss;
- wer ueber die Pause informiert wird;
- wann der Prozessverantwortliche die Einstellung erneut prueft.
Lassen Sie pausierte Regeln nicht ohne Eigentuemer. Wenn eine Regel den aktuellen Prozess nicht mehr unterstuetzt, deaktivieren Sie sie und beschreiben den neuen Arbeitsablauf.
Rechte und Richtlinien
Automation sollte fuer die Menschen offen sein, die den Prozess verantworten. Normale Benutzer koennen erlaubte Szenarien starten oder sehen, waehrend Regel- und Richtlinienverwaltung bei Prozessverantwortlichen und Administratoren bleibt.
Vor der Vergabe von Rechten pruefen Sie:
- ob Ansicht, Start oder Verwaltung noetig ist;
- zu welchem Modul das Recht gehoert;
- ob es global oder nur in Projekt, Pipeline, Stufe oder Arbeitsbereich gilt;
- wer die Aenderung nach Aktivierung prueft.
Vergeben Sie keine breiten Administratorrechte fuer eine einzelne Regel. Nutzen Sie eine genaue Richtlinie.
Portaleinstellungen
Portaleinstellungen beeinflussen Aufgaben, CRM, Chat, AI, Dokumente, Dateien, Sicherheit und Arbeitsbereiche. Behandeln Sie sie als Arbeitsregel, nicht als einmalige technische Korrektur.
Vor einer Aenderung beantworten Sie:
- wen die Aenderung betrifft;
- wie das Team den neuen Ablauf versteht;
- wie schnell Regel oder Einstellung gestoppt werden koennen.
Nach der Aenderung testen Sie ein typisches Szenario mit einem sicheren Objekt und pruefen die Benutzerhinweise.
Automatisierung bildet die oberen Stufen der Delegation: Zuerst wird Arbeit zur Aufgabe mit Abnahme und Vorlage, dann zu Zeitplan und Prozess. Wann welches Werkzeug zu wählen ist, steht im Abschnitt Delegationsleiter.
Gute Praxis
- Aktivieren Sie Automation zuerst in kleinem Bereich.
- Benennen Sie Regeln nach fachlichem Sinn.
- Halten Sie Guard-Meldungen verstaendlich.
- Pruefen Sie Konflikte vor der Veroeffentlichung.
- Deaktivieren Sie veraltete Regeln.
Szenarien für Ihr Unternehmen
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
- Ordnung in die Arbeit bringen
- Das Geschäft ist gewachsen – die Kontrolle verloren
- Alle Szenarien
Verwandte Bereiche
Konzeptionelle Orientierung, kein UI-Screenshot und kein Zustandsnachweis.