Suche und Ereignisfeed

Suche und Ereignisfeed bringen Sie schnell in den Arbeitskontext zurueck: Objekt finden, Karte oeffnen, aktuelle Aenderungen pruefen und erlaubte Aktionen ausfuehren, ohne jedes Modul einzeln zu durchsuchen.

Nutzen Sie beides als Arbeitsjournal des Portals. Die Suche ist fuer schnelle Navigation da, der Feed zeigt, was sich geaendert hat, wer reagieren sollte und woher das Ereignis kommt.

Wo Sie es Finden

Die globale Suche wird in der oberen Portalleiste geoeffnet. Sie durchsucht Objekte, auf die der Benutzer Zugriff hat, und kann Aufgaben, Chats, CRM-Datensaetze, Dokumente, Mailbox-Nachrichten, Workflow-Aufgaben und andere Arbeitsobjekte liefern.

Der Ereignisfeed liegt unter Feed (/feed). Er zeigt Ereigniskarten aus Aufgaben, CRM, Chats, Dokumenten, Mailbox, Workflows, Telefonie, Website-Formularen, Telegram, WhatsApp und Erinnerungen.

Ergebnisse haengen von Rechten ab. Wenn eine Person keinen Zugriff auf ein Objekt hat, sollte es weder in der Suche noch im Feed erscheinen.

Wann die Suche Sinnvoll Ist

Nutzen Sie die globale Suche, wenn Sie schnell zu einem bekannten Objekt springen muessen:

1. Aufgabe nach Titel, Kunde, Teilnehmer oder Beschreibungsfragment finden.
2. Chat oder Nachricht oeffnen, wenn ein Textfragment bekannt ist.
3. CRM-Karte nach Kunde, Opportunity, Kontakt oder E-Mail finden.
4. Zu Dokument, E-Mail oder Workflow-Schritt zurueckkehren.
5. Pruefen, wo ein von Kollegen erwaehntes Ereignis im Portal liegt.

Ergebnisse koennen nach Objekt gruppiert sein. Wenn mehrere Eintraege aehnlich aussehen, pruefen Sie zuerst Bereich, Titel, Vorschau und Trefferhinweis.

Schnellaktionen aus der Suche

Einige Treffer bieten Aktionen direkt im Suchfenster: oeffnen, im Chat antworten, Benachrichtigung als gelesen markieren, Aufgabe in Arbeit setzen, Aufgabe abschliessen oder Workflow-Schritt erledigen.

Nutzen Sie Schnellaktionen nur in klaren Faellen. Wenn der Treffer mit Kunde, Dokument, Frist oder strittiger Aenderung verbunden ist, oeffnen Sie zuerst die Karte und pruefen Sie den Kontext.

Wenn eine Aktion nicht verfuegbar ist, fehlen meist Rechte, der Objektzustand hat sich geaendert oder die Aktion passt nicht mehr. Oeffnen Sie dann die Quelle.

Wann der Feed Sinnvoll Ist

Der Feed dient nicht der Suche nach einem bekannten Objekt, sondern der Kontrolle des Arbeitsstroms. Er hilft:

• neue Kommentare, Zuweisungen, Reaktionen und Statusaenderungen zu sehen;
• Ereignisse zu finden, die Aufmerksamkeit brauchen;
• ungelesene Ereignisse des Tages zu pruefen;
• Quellaufgabe, CRM-Karte, Chat, Dokument, E-Mail oder Workflow zu oeffnen;
• zu bestaetigen, dass eine wichtige Aenderung gespeichert wurde;
• schnell in Aufgabe, CRM oder Chat zu antworten, wenn eine Aktion vorhanden ist.

Fuer Fuehrungskraefte ist der Feed ein Blick auf Risiken und Verzoegerungen. Fuer Ausfuehrende ist er eine Liste neuer Signale, die Reaktion brauchen.

Taegliche Ereignispruefung

Nutzen Sie den Feed als kurze Arbeitspruefung, nicht als endlose Nachrichtenwand:

1. Oeffnen Sie ungelesene Ereignisse und Erwaehnungen.
2. Pruefen Sie zuerst Ereignisse mit Fristen, Kunden, Dokumenten und Blockern.
3. Waehlen Sie fuer jedes Ereignis die naechste Aktion: antworten, Quelle oeffnen, an die verantwortliche Person geben, verschieben oder als gelesen markieren.
4. Wenn das Ereignis eine Entscheidung, Frist oder Abnahme betrifft, oeffnen Sie die Ursprungskarte und kommentieren dort.
5. Am Ende sollten nur Ereignisse bleiben, fuer die noch ein naechster Schritt noetig ist.

Dieser Ablauf ersetzt nicht die Arbeit in Aufgaben, CRM oder Dokumenten. Er hilft, Signale nicht zu verlieren und mit Kontext in das richtige Modul zu wechseln.

Inhalt einer Ereigniskarte

Eine Feed-Karte zeigt meist:

• Bereich: Aufgaben, CRM, Chat, Mailbox, Dokumente, Workflows, Telefonie, Website-Formulare, Telegram, WhatsApp oder Erinnerungen;
• Ereignistyp: Kommunikation, Zustandsaenderung oder Aufmerksamkeit;
• Titel des Quellobjekts;
• Kurzbeschreibung oder Nachrichtenvorschau;
• Autor oder Teilnehmer;
• Ereigniszeit;
• Zaehler fuer Karten, Ereignisse und ungelesene Eintraege;
• Marker fuer hohe Prioritaet, Ueberfaelligkeit, Erwaehnung oder Checkliste;
• verfuegbare Aktionen.

Wenn eine Karte mehrere Ereignisse zu einem Objekt enthaelt, klappen Sie die letzten Ereignisse aus oder oeffnen Sie die Quellkarte. Treffen Sie keine Entscheidung nur anhand einer Kurzvorschau, wenn Frist, Kunde oder Dokument betroffen sind.

Filter

Nutzen Sie Filter, um Rauschen zu reduzieren:

• Bereichs-Chips: Core (einschliesslich Erinnerungen), Aufgaben, CRM, Chat, Workflows, Telefonie, Mailbox, Dokumente, Telegram, WhatsApp und Website-Formulare;
• Ereignisgruppe: Kommunikation, Zustandsaenderung, Aufgabendetails, Aufmerksamkeit oder Timer;
• nur ungelesene;
• Prioritaet;
• Ereignistext;
• Sortierung nach Datum oder Relevanz.

Dieser Feed hat keine eigenen Chips für Disk oder Extranet. Behandeln Sie diese Bereiche nicht als separate Feed-Filter; verwenden Sie die globale Suche oder öffnen Sie das Quellmodul, wenn Sie ein Objekt dort gezielt suchen.

Der Feed fasst Ereignisse desselben Objekts zu einer Karte zusammen. Dabei koennen Ereignisse verborgen werden; ein eigener Zaehler zeigt die verborgenen Ereignisse. Die erste Seite enthaelt bis zu 20 Karten, weitere Seiten werden beim Scrollen geladen. Die Summenzaehler beruhen auf einer separaten Auswahl von bis zu 200 Ereignissen und koennen daher groesser sein als die sichtbare Kartenzahl.

Wenn der Feed zu laut ist, beginnen Sie mit ungelesenen Ereignissen oder einem Bereich. Wichtige Benachrichtigungen sollten nicht abgeschaltet werden, wenn Filter ausreichen.

Suchmodi im Feed

In erweiterten Filtern koennen Sie den Suchmodus waehlen:

• Schluesselwoerter - fuer genaue Textfragmente;
• semantisch - wenn die Bedeutung, aber nicht die genauen Worte bekannt sind;
• hybrid - normaler Arbeitsmodus mit Worten und Bedeutung.

Fuer operative Kontrolle beginnen Sie mit Hybrid. Fuer eine genaue Formulierung aus E-Mail, Kommentar oder Dokument wechseln Sie zu Schluesselwoertern.

Antworten und Inline-Aktionen

Einige Karten erlauben Antworten direkt aus dem Feed: im Chat, Aufgabenkommentar oder CRM-Kommentar. Das ist gut fuer kurze Bestaetigungen oder Rueckfragen.

Nutzen Sie kurze Inline-Antworten nicht fuer komplexe Entscheidungen. Wenn Dateien, Verlauf, Fristen, Abnahme oder Dokumentfreigabe relevant sind, oeffnen Sie das Quellobjekt.

Benachrichtigungen eines Objekts steuern

Wenn ein Objekt zu viele Feed-Ereignisse erzeugt, wählen Sie Benachrichtigungen stummschalten (mute_object). Die Karten werden ausgeblendet oder als stumm markiert; das Quellobjekt wird nicht gelöscht. Stummschaltung aufheben (unmute_object) stellt die Ereignisse wieder her. Wenn sich die Karte nach der Aktion nicht ändert, gilt die Stummschaltung nicht als aktiv: erneut versuchen und das Ergebnis prüfen.

Ungelesene Ereignisse

Ungelesen bedeutet, dass das Portal das Ereignis als relevant fuer Ihre Aufmerksamkeit betrachtet. Markieren Sie nicht alles mechanisch als gelesen.

Praktische Reihenfolge:

1. Ungelesene Ereignisse filtern.
2. Hohe Prioritaet und Erwaehnungen zuerst pruefen.
3. Strittige Karten in der Quelle oeffnen.
4. Antworten oder Aktion ausfuehren.
5. Erst danach als gelesen markieren.

Wenn Nichts Gefunden Wird

Wenn Suche oder Feed das erwartete Objekt nicht zeigen:

• Rechte und Mitgliedschaft in Projekt, Abteilung oder CRM-Kontext pruefen;
• sicherstellen, dass das Objekt nicht archiviert oder geloescht ist;
• Anfrage auf Schluesselwoerter kuerzen;
• anderen Suchmodus versuchen;
• Quellmodul direkt oeffnen: Aufgaben, CRM, Mailbox, Dokumente oder Chat;
• bei unvollstaendigen Mailbox-Treffern die Indexaktualisierung abwarten und erneut suchen.

Erstellen Sie kein Duplikat von Aufgabe, Kunde oder Dokument, nur weil die erste Suche nichts gefunden hat. Pruefen Sie zuerst Rechte und Formulierung.

Sichere Screenshots

Fuer Suche und Feed nur einen Dokumentations-Demo-Arbeitsbereich verwenden:

• Schulungsaufgaben, Kunden, Dokumente, E-Mails und Chats;
• neutrale Namen fuer Mitarbeiter und Kunden;
• keine echten E-Mails, Telefonnummern, Links, Anrufaufzeichnungen, Anhaenge oder Personendaten;
• keine privaten Projekt-, Dokument- oder Deal-Namen;
• keine rohen technischen Codes, internen Links oder Sprachmischung;
• Interface in der ausgewaehlten Sprache.

Screenshots von globaler Suche und Feed sind besonders sensibel, weil sie Daten aus vielen Modulen sammeln. Ein unsauberes Ergebnis macht den ganzen Frame ungeeignet.

Gute Praxis

• Globale Suche fuer schnelle Navigation, Feed fuer Kontrolle aktueller Ereignisse.
• Vor Aktionen den Ereignisbereich pruefen.
• Den Tag mit ungelesenen und wichtigen Ereignissen beginnen.
• Bei strittigen Aenderungen die Quellkarte oeffnen.
• Ereignis erst als gelesen markieren, wenn der naechste Schritt klar ist.
• Bei wiederholtem Rauschen Filter und Benachrichtigungen einstellen, nicht den ganzen Feed ignorieren.
• Wenn ein Objekt fehlt: Rechte, Archivstatus und Suchtext pruefen.

Verwandte Szenarien

• Aufgaben
• CRM
• Mailbox
• Dokumente
• Workflows
• Benachrichtigungen