Aufgabenverwaltung im Vertriebsteam
Auf dieser Seite geht es um die eigentliche Aufgabe einer Vertriebsleitung: dass für jeden Mitarbeiter sichtbar ist, woran er gerade arbeitet, bei welchen Deals kein nächster Schritt festgelegt ist und wo Termine zu kippen drohen. Im Folgenden zeigen wir, wie das in LadVen OS zusammenkommt und was das Team zu sehen bekommt.
Welche Aufgabe das löst
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
Im Vertriebsteam geht Arbeit zwischen Deals und Aufgaben verloren: Ein Mitarbeiter führt Verhandlungen, vergisst aber den Rückruf; die Führungskraft sieht die Auslastung nicht und erfährt erst im Nachhinein von einem geplatzten Geschäft. Meetings drehen sich um „wer macht gerade was" statt um Ergebnisse.
Dieser Szenario löst das so: Jeder Deal wird über eine Vertriebspipeline geführt, dazu werden Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin angelegt, und die Führungskraft sieht jederzeit Auslastung, Überfälligkeiten und Deals ohne nächsten Schritt – ganz ohne manuelle Berichte.
So ist es in LadVen OS aufgebaut
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
Das Szenario setzt sich aus Bausteinen zusammen, die bereits zusammenarbeiten:
- Vertriebspipeline – die Phasen eines Deals vom ersten Kontakt bis zum Gewinn.
- Aufgaben zum Deal – anrufen, Angebot senden, Vertrag abstimmen, jeweils mit Verantwortlichem und Termin.
- Verantwortlicher und nächster Schritt – zu jedem Deal gibt es immer jemanden, der ihn führt, und etwas, das als Nächstes ansteht.
- Auslastungskontrolle – sichtbar, wie viele Aufgaben und Deals jeder Mitarbeiter hat.
- Automatisierung – ein Roboter legt beim Eintritt eines Deals in eine Phase eine Aufgabe an und erinnert an Überfälligkeiten.
- Dashboard – die Übersicht über das Team: laufende Deals, Conversion, heutige Aufgaben.
Was die Demo enthält
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
Der Demo-Aufbau enthält die Pipeline „Vertriebspipeline“ mit Phasen und Deals nach Mitarbeitern; die Deals haben Verantwortliche, Summen und einen nächsten Schritt. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie eine Führungskraft Aufgaben, Fristen und Teamlast in der täglichen Vertriebsarbeit kontrolliert.
Deal-Board und Aufgaben
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
Auf dem Deal-Board ist die gesamte Arbeit des Teams sichtbar: Deals nach Phasen, Verantwortliche und wo ein Deal feststeckt. Der Mitarbeiter führt seine Deals und die zugehörigen Aufgaben, die Führungskraft sieht das Gesamtbild und findet schnell Deals ohne nächsten Schritt.
Die native deutsche CRM-Aufnahme für diesen Abschnitt bleibt noch ausstehend. Ein neues Bild wird erst nach einer Prüfung der vollständig deutschen Oberfläche und der EUR-Anzeige als Beleg veröffentlicht; eine Aufnahme mit englischen UI-Labels gilt nicht als deutsche Evidenz.
Kontrolle und Auslastung
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
Das Dashboard fasst das Bild über das Team zusammen: Summe der laufenden Deals, Conversion, heutige Aufgaben und die Verteilung über die Phasen. Es ist der Arbeitsplatz der Führungskraft – von hier aus ist sichtbar, wer überlastet ist, wo Arbeit liegen bleibt und was ein Eingreifen erfordert.
Was die Führungskraft bekommt
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
- sichtbar, womit jeder Mitarbeiter beschäftigt ist und wie hoch seine Auslastung ist;
- zu jedem Deal gibt es einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt – nichts bleibt hängen;
- Überfälligkeiten und Deals ohne Bewegung sind sofort sichtbar, ohne manuelle Berichte;
- Erinnerungen und das Anlegen von Routineaufgaben übernimmt die Automatisierung.
Checkliste für die Einführung
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- Erstellen Sie eine Vertriebspipeline und verteilen Sie die Deals auf die Mitarbeiter.
- Legen Sie eine Teamregel fest: Jeder Deal braucht einen Zuständigen und einen nächsten Schritt.
- Richten Sie die Standardaufgaben pro Deal ein (Anruf, Angebot, Vertrag) — mit Zuständigem und Frist.
- Konfigurieren Sie einen Roboter: eine Aufgabe erstellen, wenn ein Deal in eine Phase eintritt, und an näher rückende Fristen erinnern.
- Bauen Sie eine Dashboard-Ansicht nach Zuständigem und Frist, damit die Auslastung sichtbar ist.
- Vereinbaren Sie eine Kontrollroutine: Die Führungskraft prüft überfällige Deals und Deals ohne nächsten Schritt, nicht jeden Schritt jedes Mitarbeiters.
Was zu vermeiden ist
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
- Kontrollieren Sie nicht jeden Schritt jedes Mitarbeiters — Kontrolle nach Ausnahmen: überfällige Deals und Deals ohne nächsten Schritt.
- Machen Sie aus dem Standup keinen „Wer macht was"-Appell — das steht schon im Dashboard.
- Lassen Sie keine Aufgaben ohne Frist und Zuständigen.
- Versenden Sie Erinnerungen nicht von Hand — das ist Aufgabe der Automatisierung.
Wie Sie das Ergebnis messen
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- Auslastung pro Mitarbeiter (aktive Deals und Aufgaben je Person).
- Conversion und Phasengeschwindigkeit des Teams.
- Anteil der überfälligen Aufgaben und der ins Stocken geratenen Deals.
- Zeit, die die Führungskraft für das Zusammentragen des Gesamtbilds aufwendet (→ gegen null).
Womit Sie starten
Konzeptioneller Szenarioablauf: Prozesshilfe, kein UI-Screenshot und kein Screenshot-Evidence.
- Deals und Pipeline – Board, Deal-Karte, Verantwortlicher und nächster Schritt.
- Aufgaben – Anlegen, Ausführen und Kontrolle der Aufgaben zu einem Deal.
- Aufgabe erstellen – den nächsten Kundenschritt mit Ergebnis, Frist und Zuständigem festhalten.
- Aufgabenfelder und Arbeitskontext – die Aufgabe mit Kunde, Deal, Projekt und Dokumenten verbinden.
- Aufgabenteilnehmer – Auftraggeber, Verantwortlichen, Mitwirkende und Beobachter trennen.
- Aufgabenlisten und gespeicherte Sichten – überfällige Arbeit, Auslastung und Deals ohne nächsten Schritt.
- Aufgabenbeziehungen – Arbeit mit Deal, Kunde und Dokumenten verbunden halten.
- Aktivität und Verlauf der Aufgabe – prüfen, wer Fristen, Teilnehmer, Status und Ergebnis geändert hat.
- Kontrolle durch die Führungskraft und Dashboard – regelmäßige Kontrolle des Teams.
- CRM-Roboter – automatisches Anlegen von Aufgaben und Erinnerungen.
- Pipelines – Phasen und Prüfungen bei Phasenübergängen.
Demo anfragen
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Möchten Sie sehen, wie ein Vertriebsteam geführt wird – auf einem fertigen Demo-Portal mit Pipeline, Deals und Aufgaben? Fragen Sie eine Demo an – wir zeigen Ihnen den eingerichteten Stand und helfen, Ihren Prozess darauf zu übertragen.