Vertriebspipeline mit Aufgaben und Dokumenten

Diese Seite behandelt eine konkrete Arbeitsaufgabe: den Vertrieb so zu führen, dass zu jedem Deal an einem Ort der nächste Schritt, der Verantwortliche, die Dokumente und die Korrespondenz liegen und die Führungskraft jederzeit sieht, wo das Geld steckt und was hängt. Im Folgenden lesen Sie, wie sich das in LadVen OS aus fertigen Bausteinen zusammensetzt und was das Team zu sehen bekommt.

Welche Aufgabe es löst

Konzeptionelle Orientierung für diesen Abschnitt; dies ist kein UI-Screenshot und kein Nachweis des Portalzustands.

Wenn Deals in einer Tabelle leben und Aufgaben sowie Dokumente getrennt davon, geht das Wichtigste verloren: wer was als Nächstes zu einem konkreten Deal tun soll und in welcher Phase er sich befindet. Mitarbeiter vergessen den Rückruf, Dokumente werden in der E-Mail gesucht, und die Führungskraft erfährt von einem Problem erst, wenn der Deal bereits abgekühlt ist.

Das Szenario schließt diese Lücke so: Jeder Deal wird über eine klare Pipeline geführt, hat immer einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt, und die zugehörigen Aufgaben und Dokumente öffnen sich direkt aus der Deal-Karte.

Wie es in LadVen OS aufgebaut ist

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Das Szenario setzt sich aus Bausteinen zusammen, die bereits zusammenarbeiten:

• Vertriebspipeline — Phasen vom ersten Kontakt bis zum Gewinn, mit Pflichtfeldern und Prüfungen bei den Übergängen.
• Deals — Karte mit Verantwortlichem, Betrag, Frist und nächstem Schritt; Board als Liste oder Kanban.
• Aufgaben — zu jedem Deal werden Aufgaben gestellt (anrufen, Angebot vorbereiten, Vertrag abstimmen) mit Bearbeiter und Frist.
• Dokumente — Rechnungen, Verträge und Angebote werden in Verbindung mit dem Deal gespeichert, nicht in der E-Mail.
• Automatisierung — ein Roboter kann selbst den Verantwortlichen zuweisen, beim Eintritt in eine Phase eine Aufgabe stellen und eine E-Mail nach Vorlage versenden.
• Kontrolle — Dashboard und Filter „Achtung" zeigen der Führungskraft Überfälliges und Deals ohne nächsten Schritt.

Was im Demo enthalten ist

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Das Demo-Setup für dieses Szenario enthält eine fertige Pipeline „Vertriebspipeline“ mit Phasen, mehrere Deals in verschiedenen Phasen, dazu Verantwortliche, Beträge und einen nächsten Schritt. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Board, Dashboard, Aufgaben und Dokumente in der täglichen Vertriebsarbeit zusammenwirken.

Deal-Board

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Auf dem Deal-Board ist die gesamte Pipeline sichtbar: Deals nach Phasen, Verantwortliche, Beträge und der Punkt, an dem ein Deal hängengeblieben ist. Der Mitarbeiter führt seine Deals, verschiebt sie durch die Phasen und hält den nächsten Schritt fest; die Führungskraft sieht das Gesamtbild.

Die native deutsche CRM-Aufnahme für diesen Abschnitt bleibt noch ausstehend. Ein neues Bild wird erst nach einer Prüfung der vollständig deutschen Oberfläche und der EUR-Anzeige als Beleg veröffentlicht; eine Aufnahme mit englischen UI-Labels gilt nicht als deutsche Evidenz.

Jeder Deal hat eine Phase, einen Kunden, einen Betrag und einen nächsten Schritt; sofort ist erkennbar, wo ein Deal hängengeblieben ist.

Kontrolle und Kennzahlen

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Das Dashboard fasst das Bild über den Prozess zusammen: Betrag der laufenden Deals, Conversion, heutige Aufgaben und Deals nach Phasen. Das ist der Arbeitsplatz der Führungskraft — von hier aus sieht man, was nach Plan läuft und was ein Eingreifen erfordert.

So sieht es in der Praxis aus

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Eine Anfrage kommt über die Website herein. Früher blieb sie in der E-Mail eines einzelnen Mitarbeiters liegen, und danach hing alles von dessen Gedächtnis ab. Jetzt erstellt der Roboter selbst einen Deal in der Pipeline „Vertriebspipeline“, weist den Verantwortlichen zu und stellt die erste Aufgabe — „anrufen und qualifizieren“ mit Frist auf heute.

Der Mitarbeiter führt den Deal durch die Phasen: Bei der Qualifizierung hängt er das Briefing an, vor der Phase „Vertrag" lässt das System ohne Betrag und Kontakt nicht weiter, und Angebot sowie Rechnung liegen direkt in der Deal-Karte — nicht in der E-Mail. In jeder Phase ist der nächste Schritt sichtbar, sodass der Deal nicht stillschweigend „abkühlt". Wenn nötig, sendet der Roboter dem Kunden eine E-Mail nach Vorlage.

Die Führungskraft schaut in dieser Zeit nicht auf einzelne Deals, sondern auf das Dashboard: Betrag in Bearbeitung, Conversion nach Phasen, Deals ohne nächsten Schritt und überfällige Deals — hervorgehoben. Sie greift dort ein, wo ein Deal hängt, statt die Mitarbeiter abzutelefonieren. Wird der Deal abgeschlossen, bleiben Aufgaben, Dokumente und Korrespondenz in der Historie, und bei der Nachbesprechung ist der gesamte Weg sichtbar.

Was die Führungskraft erhält

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• zu jedem Deal gibt es einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt — nichts bleibt hängen;
• Aufgaben und Dokumente sind an den Deal gebunden, nicht über E-Mail und Chats verstreut;
• man sieht, wo das Geld im Prozess steckt und was hängt, ohne manuelle Berichte;
• wiederkehrende Aktionen (zuweisen, Aufgabe stellen, E-Mail schreiben) übernimmt die Automatisierung.

Checkliste für die Einführung

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1. Erstellen Sie eine Vertriebspipeline mit Phasen, die zu Ihrem Prozess passen: zum Beispiel neue Anfrage → Qualifizierung → Angebot → Vertrag → gewonnen.
2. Markieren Sie Pflichtfelder und Prüfungen an wichtigen Übergängen — zum Beispiel Betrag und Kontakt vor der Phase „Vertrag".
3. Richten Sie die Standardaufgaben pro Deal ein: Erstkontakt, Angebot senden, Vertrag abstimmen — jeweils mit Zuständigem und Frist.
4. Konfigurieren Sie einen Roboter: Wenn ein Deal in eine Phase eintritt, die passende Aufgabe erstellen und bei Bedarf eine Vorlagen-E-Mail senden.
5. Verknüpfen Sie Dokumente mit dem Deal: Legen Sie fest, wo Angebote, Rechnungen und Verträge liegen.
6. Prüfen Sie das Dashboard und den „Aufmerksamkeit"-Filter: Sind Deals ohne nächsten Schritt und überfällige Deals sichtbar.

Was zu vermeiden ist

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• Machen Sie aus Pipeline-Phasen keine „Ordner": Eine Phase muss eine echte Änderung in der Bearbeitung des Deals bedeuten, kein Pro-forma-Status.
• Lassen Sie keine Deals ohne Zuständigen und nächsten Schritt — genau die bleiben unbemerkt liegen.
• Bewahren Sie Angebote, Rechnungen und Verträge nicht in der E-Mail auf: ohne Verknüpfung zum Deal finden Sie sie später nicht.
• Häufen Sie keine Pflichtfelder an — Prüfungen nur an wichtigen Übergängen, sonst werden sie umgangen.

Wie Sie das Ergebnis messen

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• Conversion je Pipeline-Phase und die Gesamt-Conversion bis zum Abschluss.
• Durchschnittliche Dauer eines Deals (von der Anfrage bis zum Abschluss).
• Anteil der Deals ohne nächsten Schritt und der überfälligen Deals (sollte sinken).
• Summe in Bearbeitung und Prognose für den Zeitraum.

Womit Sie beginnen

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• Deals und Pipeline — Board, Deal-Karte, Anlegen und Abschließen.
• Pipelines — Phasen, Pflichtfelder und Prüfungen bei den Übergängen.
• Aufgaben — Stellen, Ausführen und Kontrolle von Aufgaben zum Deal.
• Aufgabenlisten und gespeicherte Sichten — Kontrolle nach Phase, Frist und Verantwortlichem.
• Aufgabenbeziehungen — Aufgaben mit Deal, Kunde, Projekt und Dokumenten verbinden.
• Dateien in Aufgaben — Angebote, Rechnungen und Verträge als Ergebnisnachweis.
• Dokumente — Speicherung von Verträgen und Rechnungen in Verbindung mit dem Deal.
• CRM-Roboter — Automatisierung von Zuweisungen, Aufgaben und E-Mails.
• Kontrolle für Führungskräfte und Dashboard — regelmäßige Kontrolle des Prozesses.

Demo anfragen

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