Disk und Dateien
Der Disk in LadVen OS speichert Arbeitsdateien, die mit Aufgaben, CRM, Dokumenten, Projekten und Teamprozessen verbunden sind. So bleiben wichtige Anlagen nicht nur in Chats, und der Kontext von Besitz und Nutzung bleibt sichtbar.
Nutzen Sie den Disk als verwalteten Speicher: Bereich, Ordner, Datei, Verbindung zum Arbeitsobjekt, klare Zugriffe und kontrollierte externe Freigabe.
Bereiche
Die Seite Disk zeigt Bereiche. Ein Bereich kann persoenlich, gemeinsam, projektbezogen oder mit einem Arbeitskontext verbunden sein: Aufgabe, Kunde, Opportunity oder anderer Datensatz.
Wichtige Routen:
/disk- Bereiche und Projektionen;- Bereich öffnen - ausgewählter Bereich;
- Ordner öffnen - konkreter Ordner;
- oeffentliche Empfaengerseiten fuer erstellte Datei- oder Ordnerlinks.
Vor dem Erstellen klaeren Sie, wem die Dateien gehoeren, wer Ordnung haelt, zu welchem Prozess oder Kunden der Bereich gehoert, ob externe Freigabe erlaubt ist und wie lange Dateien gespeichert werden.
Erstellen Sie keinen gemeinsamen Bereich nur, weil mehrere Personen eine Datei brauchen. Wenn die Datei zu Aufgabe oder CRM gehoert, bleibt sie besser in diesem Kontext.
Nutzen Sie Filter nach Besitzer, Typ, Kontext und Archiv. Wenn Sie einen fremden Bereich ohne Schreibrechte sehen, behandeln Sie ihn als lesbar.
Für angemeldete Personen beginnt der Besitzerfilter bei Meine Bereiche und Einträge. Wechseln Sie zu Alle oder Andere, wenn Sie einen gemeinsamen oder fremden Kontext suchen; ein leeres Ergebnis nach dem Filterwechsel bedeutet nicht, dass der Bereich gelöscht wurde. Die Auswahl bleibt im URL-Parameter owner erhalten.
Projektionen und Kontextdateien
Projektionen zeigen Dateien und Dokumente, die bereits mit Aufgaben, Chats, CRM, Dokumenten oder Freigaben verbunden sind. So finden Sie Aufgaben- und Chatdateien, CRM-Dateien, Deal-Dokumente, geteilte Elemente und Dateien mit physischem Ablageort.
Verschieben Sie nicht jede Kontextdatei automatisch in einen gemeinsamen Bereich. Entscheiden Sie zuerst, ob ein physischer Ordner noetig ist oder ob die Verbindung zu Aufgabe, CRM, Dokument oder Chat reicht.
Ordner und Dateien
Oeffnen Sie einen Bereich und nutzen Sie Ordner fuer die Arbeitsstruktur: Vertraege, Kundenmaterial, Quelldateien, Ergebnisse, Akte und Freigaben. Namen sollten den Inhalt erklaeren, ohne die ganze Kommunikation lesen zu muessen.
Laden Sie Dateien in den aktuellen Ordner. Wenn Upload im Wurzelbereich nicht verfuegbar ist, erstellen oder oeffnen Sie zuerst einen Ordner.
Im Bereich koennen Sie Ordner und Unterordner erstellen, Dateien per Button oder Drag-and-drop hochladen, vorhandene Dateien oder Dokumente hinzufuegen, Raster/Liste wechseln, im aktuellen Ordner suchen, Ablagen umbenennen, kopieren oder verschieben, einzelne Dateien oder ein ZIP der Auswahl herunterladen und Auswahlmodus fuer Archiv, Wiederherstellung, Papierkorb oder Loeschen nutzen.
Massenaktionen erst nach Kontrolle der Auswahl ausfuehren. Sind Ordner, Dokumente und Dateien zusammen gewaehlt, muss die Aktion fuer jeden Typ sicher sein.
Zeigt ein Upload, Download oder Neuladen statt einer klaren Erklärung eine technische Zeile, diese nicht als Dateistatus behandeln und nicht in ein Ticket, Schulungsmaterial oder einen Screenshot kopieren. Die Seite kann einmal neu geladen oder die Aktion einmal wiederholt werden; bleibt die Zeile sichtbar, dem Portalverantwortlichen Route und Zeitpunkt mitteilen, nicht jedoch den Fehlertext selbst.
Verbindung zur Arbeit
Eine Datei gehoert in die Naehe der Arbeit, die sie unterstuetzt. Bestaetigt sie eine Aufgabe, haengen Sie sie an die Aufgabe oder verlinken sie im Kommentar. Gehoert sie zu Kunde, Opportunity oder Anfrage, speichern Sie sie im CRM-Kontext.
Eine gute Struktur zeigt, zu welchem Kunden, Projekt oder Auftrag die Datei gehoert, welche Version aktuell ist, wer prueft und ob die Datei extern gezeigt werden darf.
LadVen OS Dokumente koennen als Arbeitselemente in Ordner gelegt werden. Sie behalten Lebenszyklus, Status, Signatur, Veroeffentlichung und Freigabe. Laden Sie ein Dokument nicht als Datei herunter, wenn eine Dokumentablage ausreicht.
Oeffentliche Links
Oeffentliche Links sind fuer sichere Weitergabe an externe Empfaenger. Pruefen Sie vor dem Erstellen Ablaufdatum, Zugriffsmodus, Passwort, Downloadlimit und Widerruf.
Nutzen Sie Passwort und Ablauf fuer Kunden-, Finanz-, Vertrags- oder Personendaten. Widerrufen Sie Links, wenn der Zugriff nicht mehr noetig ist.
Bei Ordnern den Modus bewusst waehlen:
- Feste Kopie (Snapshot) - der Empfaenger sieht den Stand beim Erstellen des Links;
- Live-Ordner - der Empfaenger sieht den aktuellen Ordnerinhalt, solange der Link aktiv ist.
Wenn Sie unsicher sind, nutzen Sie die feste Kopie. Ein Live-Link passt nur, wenn die Gruppe den Ordner absichtlich fuer externe Empfaenger pflegt.
Speichern Sie Empfaenger-URL und generiertes Passwort sofort. Tokens und Passwoerter gehoeren nicht in Chats, Aufgaben oder Screenshots. Fuer einmaligen Download nutzen Sie den Einmal-Modus.
Die oeffentliche Empfaengerseite zeigt Titel, Zieltyp, Ablauf, Anzahl der Elemente oder Groesse und bei Bedarf Passworteingabe. Widerrufene, abgelaufene und blockierte Links muessen einen klaren Zustand zeigen.
WebDAV und Verbindung
Jeder Bereich zeigt Verbindungsdaten: Webadresse, WebDAV-Adresse, Bereichspfad, Login und Status des App-Passworts. WebDAV ist fuer Mitarbeitende, die mit Finder, Windows Explorer oder mobilen Dateiclients arbeiten.
Verwenden Sie nur ein eigenes WebDAV-App-Passwort. Hauptpasswort und Portal-Sitzung funktionieren fuer Netzlaufwerke nicht. Ein neues App-Passwort wird einmal angezeigt: speichern und bei Risiko neu ausstellen.
Regelmaessige Disk-Pruefung
Benennen Sie eine verantwortliche Person, die Bereiche, aktive oeffentliche Links, WebDAV-Zugriff und die Ablage finaler Dateien regelmaessig prueft. Diese Pruefung ist besonders wichtig nach Projektende, Kundenuebergabe, Offboarding, Wechsel eines Dienstleisters oder Veroeffentlichung eines neuen Dokumentpakets.
Bei der Pruefung:
- schliessen Sie oeffentliche Links, deren Zweck oder Laufzeit beendet ist;
- stellen Sie sicher, dass Live-Ordner keine neuen internen Dateien fuer externe Empfaenger zeigen;
- verschieben Sie finale Materialien aus persoenlichen Ordnern in Aufgabe, CRM, Dokument oder Projekt;
- benennen Sie Ordner und Dateien um, wenn der Name den Zweck nicht mehr erklaert;
- stellen Sie das WebDAV-Passwort neu aus, wenn Geraet, Dienstleister oder Zugriff nicht mehr funktionieren soll;
- loeschen oder archivieren Sie Entwuerfe erst nach Pruefung verbundener Aufgaben, Dokumente und CRM-Karten.
Nutzen Sie oeffentliche Links nicht als dauerhaften Ersatz fuer Rechte. Wenn jemand langfristig mit Dateien arbeiten muss, vergeben Sie passenden internen oder Extranet-Zugriff und nutzen oeffentliche Links nur fuer zeitweise Ergebnisuebergabe.
Sicherer Lebenszyklus
In den Papierkorb verschiebt ein Element erst nach der Archivierung eines aktiven Ordners oder einer aktiven Datei. Die sichere Reihenfolge ist Archiv → Papierkorb → Aufbewahrung und Verknüpfungen prüfen → endgültig löschen. Wiederherstellen holt ein Archiv-Element zurück; Massenaktionen nur nach Prüfung der Auswahl.
Nutzen Sie fuer hochgeladenes SVG/HTML den Download statt der Inline-Anzeige, da Inhalt sonst in einer authentifizierten Sitzung ausgeführt werden kann.
Archiv und Loeschen
Archivieren Sie Bereiche, die nicht aktiv sind, aber fuer die Historie bleiben muessen. Loeschen Sie erst, wenn die Datei nicht mehr fuer Aufgabe, CRM, Dokument, Kunde oder externen Empfaenger gebraucht wird.
Bei Bereichen, Ordnern und Ablagen können zwei unabhängige Hinweise erscheinen: Rechtssperre und Aufbewahren bis mit einem Datum. Die Rechtssperre bezeichnet eine aktive Compliance-Sperre, das Datum die Aufbewahrungsfrist. Prüfen Sie beide Hinweise vor dem Archivieren, dem Verschieben in den Papierkorb oder dem endgültigen Löschen. Eine Schaltfläche kann bis zur Serverprüfung verfügbar bleiben: Wird die Aktion abgelehnt, lassen Sie das Element unverändert, aktualisieren Sie die Seite und wenden Sie sich an den Compliance-Verantwortlichen oder Administrator.
Unterscheiden Sie Archiv, Papierkorb und sofortiges Loeschen. Archiv bewahrt Historie, Papierkorb gibt Pruefzeit, sofortiges Loeschen ist nur fuer leere Ordner, falsche Ablagen oder sichere Entwuerfe.
Vor dem Loeschen aktive oeffentliche Links, Aufgaben, Dokumente und CRM-Karten pruefen. Aktive Links zuerst widerrufen.
Demonstrationen und Schulungen ohne Datenlecks
Wenn Sie Disk Kollegen zeigen, Schulungsmaterialien aufzeichnen oder Anleitungen für das Team vorbereiten, verwenden Sie Testbereiche und Testordner. Auf dem Bildschirm dürfen keine Kundendokumente, privaten URLs, WebDAV-Passwörter, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern zu sehen sein.
Gehen Sie besonders vorsichtig mit externen Links um: Ein Bild oder eine Aufzeichnung mit einem echten Link-Token öffnet die Datei für jeden, der das Material sieht. Erstellen Sie für die Demonstration einen separaten Link auf eine Testdatei und widerrufen Sie ihn nach der Vorführung.
Gute Praxis
- Finale Dateien nahe bei Aufgabe, CRM oder Dokument halten.
- Persoenliche Bereiche nicht fuer Teamergebnisse nutzen.
- Keine Dateien mit versteckten Tabellen, Entwurfskommentaren oder privaten Details veroeffentlichen.
- Ordner nach Prozess oder Kunde benennen.
- Aktive oeffentliche Links regelmaessig wie Rechte pruefen.
- WebDAV-App-Passwoerter getrennt speichern und nach Offboarding, Geraeteverlust oder Verdacht neu ausstellen.
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