Mitarbeitende und Zugriffsverwaltung
Mitarbeitende (/users) ist ein Administrationsbereich. Änderungen wirken auf Aufgaben, CRM, Dokumente und Historie.
Liste und Suche
Standardmäßig werden aktive Benutzer gezeigt. Die Suche nach Name, Login, E-Mail, Telefon oder Position benötigt mindestens zwei Zeichen; kürzere Begriffe liefern möglicherweise kein Ergebnis. Ein Link zu einer Person öffnet den passenden Datensatz. Seiten enthalten bis zu 50 Einträge. Wenn die Suche vorübergehend nicht verfügbar ist, versuchen Sie es später erneut und prüfen Sie den Status in der Karte.
Nutzen Sie Filter für aktiv/inaktiv, Personen/Bots, Abteilung und weitere verfügbare Merkmale.
Im Kopf werden aktive und deaktivierte Einträge getrennt gezählt. Jede Zeile zeigt
Status, relative letzte Anmeldung (oder Nie angemeldet) und Abteilung; bei
mehreren Abteilungen erscheinen die übrigen als +N. Das Geburtstagsabzeichen
erscheint nur am Geburtstag und folgt der persönlichen Einstellung, nicht einer
unternehmensweiten Richtlinie.
Ein Link zu einer Person hebt die passende Zeile hervor und öffnet die Benutzerkarte, sobald der Datensatz geladen ist; liegt er außerhalb des aktuellen Ergebnisses, erweitern Sie zuerst die Filter oder suchen Sie danach.
Mitarbeiterkarte und Profil
Vor Änderungen Name, Kontakte, Abteilung, Rolle, Sprache, Zeitzone und Aktivität prüfen. Bei einer vorübergehenden Abwesenheit ist Deaktivieren meist sicherer als Löschen. Verknüpfte Aufgaben, Dokumente, CRM-Einträge und Kommentare prüfen.
Massenaktionen
Massenaktivierung, -deaktivierung und -löschung nur mit geprüfter Auswahl und dokumentiertem Grund ausführen. Personen und Bots können unterschiedliche Löschregeln haben. Integrationskonten und Besitzer aktiver Arbeit nicht versehentlich auswählen. Danach mehrere Einträge, ihre Aufgaben und den Zugriff auf Arbeitsbereiche prüfen; ein Teilergebnis bedeutet nicht, dass jede ausgewählte Zeile gleich geändert wurde.
Passwort-Reset und MFA-Step-up
Ein Passwort-Reset kann einen MFA-Step-up des Personals verlangen. Temporäre Passwörter, MFA-Codes, Tokens und Recovery-Codes niemals über Chat oder Dokumentation senden. Übermitteln Sie den Zugang nach dem Reset nur über einen vertrauenswürdigen Kanal und ersetzen Sie das temporäre Geheimnis beim ersten Login.
Im Menü Mehr einer Zeile kann ein Administrator auch die MFA dieses Benutzers zurücksetzen. Das ist getrennt vom Passwort-Reset: Bestätigen Sie die Aktion und schließen Sie den MFA-Step-up des Personals mit Ihrem eigenen Konto ab. Wiederherstellungscodes werden nicht angezeigt und dürfen nicht in Chat oder Dokumentation kopiert werden.
Rollen und Zugriff
Adminrechte ersetzen keine Abteilungs-, Projekt- oder Modulrichtlinie. Nach einer Rollenänderung prüfen Sie den Zugriff in einem Testprofil sowie Projekt- und Abteilungsmitgliedschaft, persönliche Richtlinien und Modulbeschränkungen. Sieht die Person zu viele oder zu wenige Daten, korrigieren Sie zuerst diese Mitgliedschaften und Regeln, statt ihr eine Adminrolle zu geben.
Besitzt eine Person aktive Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, kann die Deaktivierung abgelehnt werden: Öffnen Sie die Seite für wiederkehrende Vorlagen, Vorlagen übergeben oder archivieren und erneut versuchen. Das Löschen von Bots ist gesperrt; bei einer gemischten Auswahl werden nur Personen entfernt. Eine Massenänderung kann daher teilweise sein — Liste neu laden und prüfen.
Sichere Nachweise
Synthetische Personen, Bots, Positionen und Kontakte verwenden. Keine echten E-Mails, Telefone, Avatare, Geheimnisse, internen IDs, Kundendaten oder gemischten Labels zeigen. Beispiele für diesen Bereich ohne Finanzdaten halten.
Verwandte Seiten