CRM für eine Anwaltskanzlei

Auf dieser Seite geht es um die Arbeitsaufgabe einer Anwaltskanzlei: Mandanten und Fälle so zu führen, dass zu jedem Fall Status, zuständiger Anwalt, anstehende Fristen und alle Dokumente sichtbar sind und der Partner Auslastung und Risiken im Blick hat. Im Folgenden zeigen wir, wie sich das in LadVen OS zusammensetzt.

LadVen OS ersetzt keine Gerichtsregister, prozessualen Fachsysteme, qualifizierte Rechtsberatung oder rechtsverbindliche e-Signatur. Es hält den operativen Arbeitskontext des Falls zusammen: Mandatsanfrage, Dokumente, Aufgaben, Fristen, Verantwortliche, Kommentare und Leitungskontrolle.

Die native deutsche CRM-Aufnahme für diesen Abschnitt bleibt noch ausstehend. Ein neues Bild wird erst nach einer Prüfung der vollständig deutschen Oberfläche und der EUR-Anzeige als Beleg veröffentlicht; eine Aufnahme mit englischen UI-Labels gilt nicht als deutsche Evidenz.

Möchten Sie es in Aktion sehen? Demo anfragen — wir zeigen ein Portal, das für eine Kanzlei eingerichtet ist: Mandate, Fristen, Dokumente.

Welche Aufgabe das löst

Diese konzeptionelle Karte macht Fallrisiken sichtbar; sie ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

In der juristischen Arbeit ist der Preis eines Fehlers eine versäumte Frist und ein verlorenes Dokument. Wenn Fälle in Tabellen geführt werden und Korrespondenz sowie Dateien über die E-Mail verstreut sind, übersieht man leicht eine Verhandlung, vergisst eine Verlängerung oder findet die richtige Vertragsfassung nicht. Der Partner sieht die tatsächliche Auslastung der Anwälte nicht und erfährt zu spät von einem Problem.

Das Szenario löst das so: Jeder Fall wird als Datensatz mit Phasen, einem Verantwortlichen und Fristen geführt, Dokumente und Aufgaben sind mit dem Fall verknüpft, und der Zugriff auf sensible Daten wird durch Berechtigungen bestimmt.

Wie das in LadVen OS aufgebaut ist

Dieser konzeptionelle Ablauf zeigt die Phasen eines Falls; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

Das Szenario setzt sich aus Bausteinen zusammen, die bereits zusammen funktionieren:

• Mandanten – Privatpersonen und Unternehmen als einheitliche Datensätze mit Historie.
• Fälle als Arbeitsdatensätze – der Workflow führt den Fall durch die Phasen (Annahme, Vorbereitung, Bearbeitung, Abschluss) mit einem zuständigen Anwalt.
• Fristen und Aufgaben – Verhandlungen, Verlängerungen und Dokumentenvorbereitung als Aufgaben mit Bearbeiter und Datum.
• Dokumente – Verträge, Klagen und Begleitdateien in Verbindung mit dem Fall.
• Zugriff nach Berechtigungen – sensible Daten sind nur für diejenigen sichtbar, für die sie bestimmt sind.
• Kontrolle – der Partner sieht Auslastung, Fristen und Fälle ohne Bewegung.

Eingangsanfrage und Fallroute

Dieser konzeptionelle Ablauf zeigt, wie eine Anfrage zum Fall wird; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

Ein juristischer Fall sollte sich schnell aus einem Anruf, einer E-Mail oder einem Formular in eine klare Arbeitsroute verwandeln: Mandant, Art der Anfrage, Phase, zuständiger Anwalt, nächste Frist, benötigte Dokumente und nächster Schritt. Bleibt die Anfrage nur im Postfach der Assistenz oder im privaten Chat eines Anwalts, sieht die Leitung das Risiko nicht und Vertretung wird unsicher.

Je nach Praxisbereich kann die Route unterschiedlich sein: Beratung, Vertragsarbeit, Anspruchsschreiben, gerichtliches Verfahren oder gesellschaftsrechtliche Anfrage. In jeder Route müssen jedoch Verantwortlicher, Frist, Dokumentenpaket, aktuelles Warten auf Mandant oder Team und das Kriterium für den Phasenabschluss sichtbar sein.

Rollen, Fristen und prozessuale Disziplin

Dieser konzeptionelle Ablauf trennt Verantwortlichkeiten; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

Eine Kanzlei muss die fachliche Entscheidung des Anwalts von der organisatorischen Kontrolle trennen. Die Assistenz kann Dokumente sammeln, der Anwalt bereitet Position oder Dokument vor, der Partner kontrolliert Risiken und Auslastung, und der Mandant liefert Ausgangsdaten und nimmt das operative Ergebnis entgegen. Eine Person kann Rollen kombinieren, aber die Verantwortung je Schritt muss klar sein.

Fristen sind sicherer als Aufgaben mit Verantwortlichem, Datum und prüfbarem Ergebnis: Entwurf vorbereiten, Dokument anfordern, Fassung prüfen, Paket senden, Antwort des Mandanten erhalten. Hängt eine Frist vom Gericht, der Gegenseite oder dem Mandanten ab, sollte die Aufgabe die Quelle des Wartens zeigen und nicht wie normale laufende Arbeit aussehen.

Vorlagen, Automatisierung und Partnerkontrolle

Dieser konzeptionelle Ablauf zeigt einen wiederholbaren Prozess und Kontrolle; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

Wiederkehrende juristische Prozesse lassen sich besser über Aufgabenvorlagen führen: Erstaufnahme, Vertragsvorbereitung, Anspruchsbearbeitung, Dokumentensammlung, interne Prüfung, finale Übergabe. Eine Vorlage kann Pflichtdateien, Prüfliste, Rollen und die Regel enthalten: nicht ohne Ergebnis oder Kommentar schließen.

Der Partner braucht eigene Ansichten: heute fällig, wartet auf Mandant, in Prüfung, Dokument fehlt, ohne Bewegung, hohes Risiko. Automatische Regeln können an eine Frist erinnern oder ein Risiko an die Leitung eskalieren, ersetzen aber keine professionelle rechtliche Bewertung.

Fälle und Mandanten

Diese konzeptionelle Karte verbindet Mandant, Fall und nächsten Schritt; sie ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

Jeder Fall ist ein Datensatz, der mit einem Mandanten verknüpft ist und eine Phase, einen zuständigen Anwalt und den nächsten Schritt enthält. Man sieht, in welchem Stadium sich der Fall befindet, wer ihn führt und was als Nächstes zu tun ist. Die gesamte Historie zu einem Mandanten – Fälle, Dokumente, Korrespondenz – ist an einem Ort gebündelt und nicht in den Postfächern verschiedener Mitarbeiter.

Fristen, Dokumente und Kontrolle

Verhandlungen, Einreichungsfristen und Verlängerungen werden als Aufgaben mit Datum und Verantwortlichen geführt – sie sind im Kalender und in der Fallkarte sichtbar. Die Dokumente zu einem Fall werden zusammen mit ihm aufbewahrt: die benötigte Vertragsfassung oder Klage ist in Sekunden gefunden. Der Partner kontrolliert die Auslastung der Anwälte, näher rückende Fristen und Fälle ohne Bewegung – ohne manuelles Zusammentragen von Berichten.

Die benötigte Vertragsfassung oder Klage geht nicht in der E-Mail verloren – die Falldateien sind direkt in der Aufgabe sichtbar, noch bevor sie den Bearbeiter erreicht.

Die Vorbereitung auf eine Verhandlung oder Einreichung lässt sich schon beim Erstellen der Aufgabe in prüfbare Schritte zerlegen.

Zugriff und Vertraulichkeit

Dieser konzeptionelle Ablauf zeigt Zugriffsgrenzen für sensible Daten; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

Juristische Daten sind sensibel, daher wird der Zugriff auf Mandanten, Fälle und Dokumente durch Berechtigungen bestimmt: wer sieht, wer bearbeitet, wer nur liest. So lassen sich Fälle gemeinsam im Team führen, ohne die gesamte Datenbasis jedem Mitarbeiter zu öffnen.

Was die Kanzlei davon hat

Dieser konzeptionelle Zyklus verbindet Fall, Arbeit und prüfbares Ergebnis; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

• zu jedem Fall sind Status, Verantwortlicher, Fristen und Dokumente sichtbar;
• weniger versäumte Verhandlungen und Verlängerungen – die Fristen sind unter Kontrolle;
• Dokumente gehen nicht verloren und sind mit dem Fall verknüpft;
• der Partner sieht Auslastung und Risiken ohne manuelle Berichte;
• der Zugriff auf sensible Daten ist durch Berechtigungen eingeschränkt.

Checkliste für die Einführung

Dieser konzeptionelle Lebenszyklus unterstützt die Einführung Schritt für Schritt; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

1. Legen Sie Mandanten (Privatpersonen und Firmen) als einzelne Datensätze mit Historie an.
2. Richten Sie eine Fall-Pipeline nach Phasen (Aufnahme, Vorbereitung, Bearbeitung, Abschluss) mit zuständigem Anwalt ein.
3. Erfassen Sie Termine, Fristen und Dokumentenvorbereitung als Aufgaben mit Datum und Zuständigen.
4. Hängen Sie Verträge, Klagen und Dateien an den Fall an, nicht an die private E-Mail eines Mitarbeiters.
5. Konfigurieren Sie Zugriffsrechte auf sensible Daten: wer sehen, wer bearbeiten, wer nur lesen darf.
6. Richten Sie die Kontrolle durch den Partner ein: Auslastung der Anwälte, näher rückende Fristen und liegengebliebene Fälle.

Was zu vermeiden ist

Dieser konzeptionelle Ablauf trennt Mandanten, Fälle und Dateien sicher; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

• Öffnen Sie sensible Fälle nicht dem ganzen Team — Zugriffsrechte sind Pflicht.
• Führen Sie Termin- und Fristdaten nicht im Kopf oder per E-Mail — nur Aufgaben mit Daten.
• Bewahren Sie Klagen und Verträge nicht in der privaten E-Mail eines Mitarbeiters auf.
• Verwechseln Sie Mandant und Fall nicht: ein Fall ist mit einem Mandanten verknüpft, aber es sind verschiedene Entitäten.

Wie Sie das Ergebnis messen

Dieser konzeptionelle Ablauf hilft, die Auffindbarkeit von Kontext und Dokumenten zu messen; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

• Anteil der Fälle, die die prozessualen Fristen einhalten.
• Auslastung der Anwälte und Anzahl der ins Stocken geratenen Fälle.
• Zeit, um zu einem Fall die richtige Dokumentversion zu finden.
• Anteil der sensiblen Daten mit korrekt konfiguriertem Zugriff.

Womit Sie beginnen

Dieser konzeptionelle Zyklus zeigt einen sicheren Startpunkt für Fall und Arbeit; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

• Mandanten – Mandantendatensätze, Unternehmen und Kontakte.
• Fallphasen im CRM – Führung des Falls durch Arbeitsphasen.
• Verknüpfungen zwischen CRM, Aufgaben und Dokumenten – Fall, Aufträge, Dateien und Dokumente verbinden.
• Aufgaben – Fristen, Verhandlungen und Dokumentenvorbereitung.
• Aufgabe erstellen – Frist, Termin oder Dokumentenvorbereitung mit Verantwortlichem und Datum festhalten.
• Aufgabenfelder und Arbeitskontext – Arbeit mit Mandant, Fall, Dokument und erwartetem Ergebnis verbinden.
• Checkliste in der Aufgabe – Vorbereitung auf Termin oder Dokument in prüfbare Schritte aufteilen.
• Dateien in der Aufgabe – Verträge, Schriftsätze, Nachweise und finale Versionen direkt bei der Arbeit halten.
• Kommentare in Aufgaben – Mandantenklärungen, Rückgabegründe und Fallentscheidungen festhalten.
• Aufgabenvorlagen und Automatisierung – typische juristische Prozesse ohne manuelles Zusammenbauen wiederholen.
• Aufgabenlisten und Ansichten – Fristen, Warten auf Mandanten und Anwaltsauslastung kontrollieren.
• Aufgabe prüfen und schließen – juristische Arbeit abnehmen, ohne Pflichtfrist oder Datei zu verlieren.
• Dokumente – Aufbewahrung von Dokumenten in Verbindung mit dem Fall.
• Fehler und Einschränkungen im CRM – Zugriff, Berechtigungen und typische Einschränkungen.

Rechtlicher Kontext. Erfassen Sie jede eingehende Anfrage mit Eingangsdatum und verantwortlicher Person. Speichern Sie die Zustimmung als versionierten Nachweis mit Datum und genauem angenommenem Wortlaut. Legen Sie Aufbewahrungsfristen nach Datentyp fest und überprüfen Sie sie operativ, statt eine einheitliche Frist auf alle Materialien anzuwenden. Die DSGVO kann als Kontext für Fragen zu Zweck, Zugriff und Aufbewahrung dienen; welches Recht gilt, hängt vom Sachverhalt ab. Lassen Sie Formulierungen und Ablauf vor dem Start juristisch prüfen: LadVen OS dokumentiert operative Schritte, garantiert aber keine Compliance und ersetzt keine Rechtsberatung.

Demo anfragen

Dieser konzeptionelle Ablauf erklärt das Demoszenario; er ist kein UI-Screenshot und kein Portalnachweis.

Möchten Sie auf einem fertigen Demo-Portal sehen, wie Mandanten, Fälle und Fristen geführt werden? Fragen Sie eine Demo an – wir zeigen Ihnen eine auf die juristische Arbeit zugeschnittene Umgebung und helfen Ihnen, Ihre Fälle dorthin zu übertragen.

LadVen OS ist jung, und wir tun nicht so, als wäre es anders — Sie werden Ecken und Kanten sehen. Dafür bleiben Sie damit nicht allein. Im Mai waren es 118 Änderungen, im Juli 2125. Quartals-Releases, auf die man warten muss, gibt es bei uns nicht.