Workflows
Workflows halten wiederkehrende Arbeit in einer klaren Reihenfolge: wer den Prozess startet, welche Schritte automatisch laufen, wo ein Mensch handeln muss und wie eine Fuehrungskraft den Fortschritt sieht. Sie eignen sich fuer Vertrieb, Kundenuebergaben, Anfragebearbeitung, interne Regeln und Aufgabenketten.
Ein Workflow ersetzt keine Aufgabe, keinen CRM-Datensatz und kein Dokument. Er verbindet sie zu einer kontrollierten Abfolge mit Vorlage, Lauf, aktuellen Aufgaben, Historie und Ergebnis.
Wo Sie Workflows Finden
Der Einstieg ist Automatisierung → Workflows (/automation/workflows). Ein Workflow kann sich auf CRM oder Aufgaben beziehen. Aeltere Aufgaben- und CRM-Links fuehren in denselben Arbeitsbereich, aber mit dem passenden Modulkontext.
Je nach Rechten sehen Sie Vorlagen, Filter nach Modul, Bereich, Ausloeser, Aktivitaet und Objekttyp, den Vorlageneditor, Workflow-Aufgaben fuer Personen, Instanzen, Ausfuehrungshistorie und geplante Schritte. Die Filter haengen vom Kontext ab: Modul und Objekttyp gibt es im allgemeinen Automatisierungszentrum, waehrend einige CRM-Bereichsfilter im Aufgabenkontext ausgeblendet sind.
Wenn ein Bereich oder eine Aktion fehlt, pruefen Sie die Workflow-Rechte und den Gueltigkeitsbereich des Prozesses.
Wichtige Arbeitsseiten:
/automation/workflows- Vorlagen, CRM- oder Aufgabenkontext, Schnellstart und Instanzvorschau;/automation/workflows/tasks- Warteschlange manueller Workflow-Aufgaben;/automation/workflows/templates/:templateId/editor- Editor fuer Ausloeser, Zielgruppe und Schritte;/automation/workflows/instances/:instanceId- einzelner Lauf mit Historie, Zeitlinie und Stopp.
Wann Workflows Sinnvoll Sind
Nutzen Sie Workflows, wenn mehrere Schritte einheitlich bleiben muessen: neue Anfrage oder Opportunity bearbeiten, Arbeit zwischen Teams uebergeben, aus einem Ereignis eine Aufgabe erzeugen, auf Status oder Termin warten, einen manuellen Schritt zuweisen oder sehen, wo der Prozess gestoppt ist.
Fuer eine einzelne Checkliste reicht oft eine Aufgabenvorlage. Fuer Regeln in einer CRM-Stufe kann CRM-Automatisierung genuegen. Ein Workflow ist richtig, wenn die ganze Kette sichtbar und steuerbar sein muss.
Vorlagen
Eine Vorlage definiert Startbedingung und Schritte. Im Editor legen Sie zuerst fest, ob der Prozess mit CRM-Opportunities oder Aufgaben arbeitet. Danach waehlen Sie Bereich, Zielgruppe und Ausfuehrungsperson.
Vor dem Aktivieren pruefen Sie Name, Zweck, Modul, Bereich, Ausloeser, Zielgruppe, Ausfuehrung im Namen von, manuelle Verantwortliche, automatische Aktionen, Abschlussregel und Prozessverantwortlichen.
Aktivieren Sie keine Vorlage, wenn niemand fuer Fehler, ueberfaellige Schritte oder Ausnahmen verantwortlich ist.
Editor und Pruefung
Nutzen Sie den Editor als Prozesskarte. Der Startknoten zeigt das Startereignis, die weiteren Schritte beschreiben automatische Aktionen, Wartezeiten und manuelle Aufgaben. Die Verbindungen muessen als klare Geschaeftsreihenfolge lesbar sein.
Vor Speichern und Aktivieren:
- Validierung ausfuehren und Fehler an Knoten oder Verbindungen pruefen;
- den Workflow an einem sicheren Testobjekt simulieren;
- die Ausfuehrungsvorschau ansehen, bevor Aufgaben, Nachrichten, Dokumente oder CRM-Aenderungen entstehen;
- sicherstellen, dass die Zielgruppe nicht leer und nicht zu breit ist;
- pruefen, ob System- oder Integrationsausfuehrung keine zu hohen Rechte gibt.
Testen Sie nicht auf echten Kunden, aktiven Opportunities oder Aufgaben mit privaten Dateien. Fuer Dokumentation und Schulung nur Demo-Objekte mit klaren Demo-Namen verwenden.
Prozessknoten und Verbindungen
Ein Prozess wird aus Knoten verschiedener Typen zusammengesetzt, die durch Verbindungen verbunden sind:
- Start — der Einstiegspunkt des Prozesses;
- Aktion — ein automatischer Schritt (Objekt ändern, Aufgabe erstellen, benachrichtigen);
- Bedingung — eine Verzweigung nach einer Regel;
- Warten — eine Pause bis zu einem Zeitpunkt oder Ereignis;
- Aufgabe — ein manueller Schritt, der an eine Person gerichtet ist;
- Ereignis — eine Reaktion auf ein externes Ereignis;
- Schleife — Wiederholung eines Teils des Prozesses;
- Parallel — gleichzeitige Zweige;
- Variablen — Daten, die zwischen Schritten weitergegeben werden;
- Abschluss — kein eigener Palettenknoten: Ein Zweig ist abgeschlossen, wenn kein naechster Schritt folgt und die Instanz in einen Endzustand wechselt.
Verbindungen zwischen Knoten werden beschriftet, damit die Übergangslogik lesbar ist: Erfolg, sonst, Schleife, fertig. Beschriftungen sind am wichtigsten an einem Bedingungsknoten und an Schleifen — sie zeigen, wohin der Prozess je nach Schrittergebnis geht.
Aktionen in einem Aktionsknoten
Der Katalog hängt von Modul, Berechtigungsschema und Ihren Rechten ab. Neben Benachrichtigungen, dem Erstellen von Aufgaben und dem Ändern einer Phase kann er Aktivitäten oder Opportunities erstellen, Felder setzen oder erhöhen, einen weiteren Workflow starten, den Aufgabenkontext binden, eine externe Nachricht senden sowie ein Kundenprojekt erstellen oder sicherstellen. In Aufgaben-Workflows verbindet bindTaskContext den Prozess mit einem Projekt oder Unternehmen; in CRM beziehen sich Projektaktionen auf die Opportunity. Fehlt eine Aktion, prüfen Sie zuerst Bereich und Berechtigung, statt sie durch zufällige manuelle Aufgaben zu ersetzen.
Workflow-Aufgaben
Eine Workflow-Aufgabe ist ein manueller Schritt fuer eine Person. Die Warteschlange ist in einer eigenen Workflow-Ansicht verfuegbar. Behandeln Sie jeden Eintrag wie echte Arbeit: Beschreibung, Frist, verknuepftes Objekt, Instanz und erwartetes Ergebnis pruefen.
Schliessen Sie den Schritt erst nach der tatsaechlichen Erledigung ab. Wenn er nicht erledigt werden kann, geben Sie ihn mit Kontext an den Prozessverantwortlichen zurueck oder brechen Sie ihn begruendet ab.
Leitungskräfte sollten die Warteschlange der Workflow-Aufgaben regelmässig prüfen: Stecken gebliebene manuelle Schritte zeigen, wo die Automatisierung auf eine Person wartet.
In der Warteschlange achten Sie auf Verantwortliche, Objekt, Frist, Kommentar beim Abbruch und wiederkehrende manuelle Aufgaben, die auf einen falschen Ausloeser hinweisen.
Instanzen und Kontrolle
Eine Instanz ist ein konkreter Lauf einer Vorlage fuer eine Opportunity, Aufgabe oder ein anderes Arbeitsobjekt. Sie zeigt Start, Status, aktiven Schritt, Beteiligte, Historie und Abschluss.
Beenden Sie eine Instanz nur mit nachvollziehbarem Grund. So bleibt spaeter klar, ob es eine richtige manuelle Entscheidung oder ein Einrichtungsproblem war.
Wenn eine Instanz manuell gestoppt wird, muss der Grund zeigen, ob es eine richtige Managemententscheidung, falsche Eingangsdaten oder eine temporaere Pause war. Nutzen Sie den Stopp nicht, um eine fehlerhafte Vorlage zu verstecken.
Rollen und Verantwortung
Trennen Sie die Verantwortlichkeiten: Vorlagen und Laeufe ansehen, Vorlagen erstellen und aendern, manuell starten, manuelle Aufgaben bearbeiten, Instanzen stoppen und System- oder Integrationsausfuehrung nutzen.
Ein Ausfuehrender manueller Schritte sollte nicht automatisch die Vorlage aendern duerfen. Der Prozessverantwortliche muss gestoppte Instanzen sehen und Regelanpassungen verantworten.
Fehler und Ausnahmen
Workflow-Fehler entstehen meist durch Rechte, falschen Bereich, fehlende Teilnehmer, falsche Ausloeser oder veraltete Vorlagen. Umgehen Sie das nicht mit ungeplanten manuellen Aufgaben. Halten Sie zuerst Prozess, Objekt und gestoppten Schritt fest.
Wenn das Problem wiederkehrt, prüfen Sie den Bereich der Vorlage, die Auslösebedingungen, die Zuständigkeiten, die Aufgaben- und CRM-Aktionen sowie die Rechte der ausführenden Rolle.
Besonders sorgfaeltig pruefen Sie Workflows, die Nachrichten senden, Dokumente erstellen, AI-Szenarien starten oder Aufgaben erzeugen.
Team-Schulung an Demonstrationsprozessen
Schulen Sie Mitarbeitende und testen Sie neue Ideen an Demonstrationsprozessen, nicht an echten Kunden und laufenden Arbeitsaufgaben:
- erstellen Sie eine Testvorlage mit klarem Namen und sicheren Daten;
- verwenden Sie Demo-Kunden, Demo-Aufgaben, Demo-Beträge und Demo-Termine;
- nehmen Sie keine echten Verträge, Kontakte oder privaten Links in Schulungsmaterialien auf.
So bleibt ein Fehler in einer Bedingung oder Aktion des Prozesses eine Übungssituation und wird nicht zu einer E-Mail an einen echten Kunden.
Gute Praxis
- Ein Workflow sollte ein klares Geschaeftsziel haben.
- Manuelle Schritte muessen das erwartete Ergebnis nennen.
- Neue Workflows zuerst in einem sicheren Testszenario pruefen.
- Validierung, Simulation und Ausfuehrungsvorschau vor Aktivierung nutzen.
- Managemententscheidungen nicht blind automatisieren.
- Workflow-Aufgaben und gestoppte Instanzen regelmaessig kontrollieren.
- Aendern Sie eine Vorlage erst, wenn das Team die neue Arbeitsreihenfolge verstanden hat.
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