Arbeitsraum des Kunden
Der Arbeitsraum des Kunden buendelt an einem Ort alles, was den Kunden betrifft: Opportunities, Aufgaben, Dateien, Dokumente und den externen Zugriff. So laesst sich die Arbeit am Kunden fuehren und kontrollieren, ohne sie manuell aus verschiedenen Modulen und privaten Chats zusammenzutragen. Fuer die Fuehrung ist dies der zentrale Bildschirm, der die Frage beantwortet: "Was passiert gerade mit diesem Kunden?"
Der Arbeitsraum wird aus dem Kundendatensatz heraus geöffnet.
Wozu er dient
Ohne einen einheitlichen Raum verteilt sich die Information zum Kunden: die Opportunity liegt im CRM, die Aufgaben in den Aufgaben, der Vertrag in den Dokumenten, die Korrespondenz in den Chats. Das vollstaendige Bild zu finden wird schwer, und neue Beteiligte verlieren Zeit beim Zusammentragen des Kontexts.
Der Arbeitsraum loest das: Wenn Sie einen Kunden oeffnen, sehen Sie sofort seine Opportunities, Aufgaben, Dateien, Dokumente und den Stand des externen Zugriffs. Ausserdem koennen Sie neue Arbeit direkt von hier anlegen - mit einer Verknuepfung zum Kunden, die automatisch erhalten bleibt.
Reiter des Arbeitsraums
Der Kundenraum ist in Reiter gegliedert. Die Reiter haben Zaehler, die den Arbeitsumfang am Kunden auf einen Blick zeigen.
- Opportunities - Anfragen und Opportunities dieses Kunden. Es ist sichtbar, auf welcher Stufe die Arbeit laeuft und wo sie stehen geblieben ist. Eine neue Opportunity laesst sich aus dem Kontext des Kunden anlegen.
- Aufgaben - Aufgaben, die mit dem Kunden verknuepft sind, mit der Moeglichkeit, eine Aufgabe direkt hier anzulegen. Das ist praktisch, wenn der Kunde eine konkrete Ausfuehrung braucht: ein Angebot vorbereiten, einen Vertrag pruefen, anrufen.
- Dateien - Materialien, die am Kunden angeheftet sind.
- Dokumente - Vertraege, Rechnungen, Akte und andere Dokumente, die mit dem Kunden verknuepft sind, mit einem Zaehler fuer fertige und ausstehende.
- Externer Zugriff (Extranet) - Einladungen und Zugriff des Kunden auf das Kundenportal: fuer Unternehmen und Kontakte werden von hier aus Einladungen, Links und die Zugriffsrichtlinie verwaltet.
Weitere Reiter und „Mehr“
Die Reiter hängen vom Datensatztyp und Ihren Rechten ab. Bei einer Firma können Kontakte, Kundenprojekte, Verpflichtungen, Berechtigungen, Ausführung, Abrechnung, Rechtsträger, Dokumente, Links, Beziehungen, Unterhaltungen, Diskussionen, Vorlagen und Einstellungen erscheinen; bei Kontakt oder Kundenprojekt ist nur ein Teil verfügbar. Ein internes oder Kundenprojekt kann auch Aktivität zeigen. Weniger häufige Reiter können unter „Mehr“ liegen. Ein fehlender Reiter bedeutet fehlenden Kontext, Daten oder eine nicht verfügbare Funktion, nicht die Löschung des Datensatzes; Operations-Listen und Rechnungen behalten ihre eigenen Zugriffs- und Währungsregeln.
Im aktuellen breiten Layout können selbst wichtige Operations-Reiter — Verträge, Verpflichtungen, Ausführung, Berechtigungen und Abrechnung — unter Mehr bleiben. Öffnen Sie zum Vergleichen Mehr und wählen Sie die Reiter nacheinander: Die letzte Wahl kann in die Hauptzeile rücken, während die vorherige wieder ins Menü zurückkehrt. Das ist Navigationsverhalten und kein Hinweis auf fehlende Daten oder Rechte; beurteilen Sie einen Kunden nicht nur anhand der sichtbaren Reiter.
Bei einer Firma oder einem Kontakt können zusätzlich Verträge und Rechnungen erscheinen. Verträge dienen nur zum Lesen und Öffnen vorhandener Verträge; über diesen Reiter wird kein Vertrag angelegt. Unter Rechnungen trennt ein Umschalter Rechnungen, ausstehende Abrechnungen und Zahlungen: Bei einer noch nicht genehmigten Abrechnung kann der Betrag fehlen, und Zahlungen können als reine Anzahl erscheinen, wenn keine Aktion verfügbar ist.
Die Hauptreihenfolge der Tabs bleibt stabil: Übersicht, Chancen, Aufgaben, Kontakte, danach die übrigen verfügbaren Tabs; Einstellungen werden nicht vor den Arbeitskontext gesetzt. Hat ein Kunde keine Chancen, wird das Geldfeld nicht als Nullsumme angezeigt. Die Karte zeigt Besitzer und Autor, wenn sie bekannt sind; fehlende Daten werden nicht durch technische Statuswerte oder IDs ersetzt.
Die Zeilen Verpflichtungen und Berechtigungen führen zu ihren eigenen Karten. Dort prüfen Sie Quelle, Zeiträume, Restmenge und Verlauf. Ist das verknüpfte Objekt nicht zugänglich oder noch nicht geladen, zeigt das Portal eine neutrale Bezeichnung statt einer technischen ID; daraus folgt nicht, dass die Beziehung fehlt.
Ein Berechtigungssaldo wird als genaues Verhältnis verfügbar / gewährt in der gekauften Einheit angezeigt. Bei Zeit kann das Portal 480 Minuten als 8 h und 390 als 6 h 30 min umformulieren; rechnen Sie nicht selbst nach und werten Sie einen fehlenden Rest nicht als null.
Wenn Ihre Sitzung actions.transferOwner erlaubt, können Sie die verantwortliche Person direkt in der Kopfzeile des Arbeitsraums auswählen; die Auswahl wird sofort gespeichert. Bei einem archivierten Datensatz ist der Picker ausgeblendet, und ohne das Übertragungsrecht bleibt der aktuelle Besitzer schreibgeschützt. Im Aktivitätsfeed wird der Autorenname aus dem Teilnehmerverzeichnis ergänzt, wenn ein Ereignis-Snapshot unvollständig ist; ein nicht bestätigter Name wird nicht als technische ID ausgegeben.
Der Ereignistext selbst kann vom Server bereits auf Russisch formuliert kommen und in einer anderssprachigen Oberfläche russisch bleiben; bis die Quelle korrigiert ist, gilt der Feed nicht als Nachweis vollständiger Lokalisierung.
Wie Sie den Kundenraum in der Arbeit nutzen
- Legen Sie eine Aufgabe oder Opportunity aus dem Arbeitsraum des Kunden heraus an und nicht separat: Die Verknuepfung zum Kunden wird automatisch gesetzt, und die Arbeit muss nicht spaeter haendisch zugeordnet werden.
- Nutzen Sie die Zaehler der Reiter als schnellen Indikator: viele offene Aufgaben oder Opportunities ohne Bewegung sind ein Grund, genauer hinzusehen.
- Halten Sie die Dokumente des Kunden in seinem Raum und nicht in privaten Ordnern: Dann sind Vertrag und Rechnung in Sekunden auffindbar und nicht erst nach langer Suche in der Korrespondenz.
- Pruefen Sie vor dem Aktivieren des externen Zugriffs, dass nach aussen nur das gelangt, was der Kunde sehen soll.
Arbeitsraum des Kundenprojekts
Wenn sich die Arbeit am Kunden in einzelne Richtungen oder Projekte aufteilt, wird der Arbeitsraum des Kundenprojekts genutzt. Auch er bündelt Aufgaben, Opportunities und Materialien, aber innerhalb der Grenzen eines konkreten Kundenprojekts. Das hilft, verschiedene Arbeitsrichtungen an einem Kunden nicht zu einem Haufen zu vermengen.
Legen Sie ein Kundenprojekt an, wenn der Kunde eine eigenstaendige Richtung mit eigenen Aufgaben und eigenem Ergebnis hat. Ist die Arbeit einmalig, braucht es kein eigenes Projekt - eine Opportunity oder Aufgabe im allgemeinen Kundenraum genuegt.
Klicken Sie in der Liste der Kundenprojekte auf den Projektnamen: Er oeffnet die eigene Karte unter /client-projects/<id>. Diese Karte hat eigene Tabs, darunter Aufgaben; eine separate Schaltflaeche Aufgaben in der Kundenzeile fuehrt nicht mehr zu einem alten Filter im allgemeinen Kundenraum.
Projektuebersicht: Beschreibung, Checkliste und Termine
Anders als der allgemeine Kundenraum hat ein Kundenprojekt eine eigene Uebersicht - den Ort, an dem festgehalten wird, wie dieses Projekt aufgebaut ist:
- Projektbeschreibung - Arbeitskontext und wichtige Absprachen in freier Form. Hierhin gehoert das, was ein neuer Beteiligter zuerst lesen soll: Was tun wir, was wurde vereinbart, was gilt als Ergebnis.
- Projekt-Checkliste - die eigenen Schritte des Projekts. Punkte lassen sich zu Gruppen buendeln, per Ziehen zwischen ihnen verschieben, mit "Zum Unterpunkt des vorherigen machen" einruecken und mit "Eine Ebene hoeher ziehen" wieder ausruecken. Die Checkliste zeigt den Fortschritt.
- Projektparameter - Start, Frist, Status, Typ, übergeordnetes Projekt, Tags und verantwortliche Person; die Felder werden einzeln gespeichert, und ein archiviertes Projekt ist schreibgeschützt.
Öffnen Sie das Projekt im Arbeitsbereich des Kunden im selben Kundenkontext; für Status, Typ, übergeordnetes Projekt, Tags und Archivierung gelten dieselben Regeln.
Die Uebersicht ist standardmaessig im Lesemodus; die Bearbeitung wird separat eingeschaltet, damit Beschreibung und Plan nicht durch eine versehentliche Beruehrung geaendert werden.
Die Projekt-Checkliste ist nicht mit den Aufgaben des Projekts verknuepft. Sie ist eine erweiterte Beschreibung - die eigenen Schritte des Projekts, nicht die Arbeitsliste des Teams. Ein abgehakter Punkt schliesst keine Aufgabe, und eine erledigte Aufgabe hakt keinen Punkt ab.
Daraus folgt eine einfache Trennung:
- Checkliste - Plan und Absprachen: wie wir dieses Projekt fuehren, aus welchen Etappen es besteht, was bereits hinter uns liegt;
- Aufgaben - Ausfuehrung: jede hat einen Verantwortlichen, eine Frist und eine Abnahme des Ergebnisses.
Wenn zu einem Schritt jemand etwas tun und Rechenschaft ablegen muss, legen Sie eine Aufgabe an. Ein Checklistenpunkt wird niemandem zugewiesen, erinnert nicht an sich und taucht in keiner fremden Arbeitsliste auf - das Team sieht ihn schlicht nicht als Arbeit.
Zugriff
Was im Arbeitsraum sichtbar ist, haengt von den Rechten ab. Ein Teil der Daten kann verborgen sein, und einzelne Aktionen koennen nicht verfuegbar sein, wenn Ihnen die Rechte fehlen oder Sie nicht Mitglied der verbundenen Arbeitsgruppe sind. Das ist normal: Fordern Sie den Zugriff beim Eigentuemer des Raums an, statt die Einschraenkung durch Weiterleiten von Daten zu umgehen. Das Zugriffsmodell ist ausfuehrlicher im Artikel ueber Kunden beschrieben.
Was die Fuehrung im Arbeitsraum des Kunden pruefen sollte
Der Arbeitsraum des Kunden ist ein praktischer Kontrollpunkt fuer einen konkreten Kunden. Pruefen Sie beim Durchgehen des Kunden:
- Opportunities: Gibt es offene Opportunities ohne naechsten Schritt oder solche, die auf einer Stufe stehen geblieben sind;
- Aufgaben: Gibt es keine ueberfaelligen Aufgaben zum Kunden und hat jede einen Verantwortlichen;
- Dokumente: Sind die wichtigen Dokumente vorhanden (Vertrag, Rechnung, Akt) und ist die finale Fassung festgehalten;
- externer Zugriff: Wer vom Kunden ist ueber den externen Zugriff angebunden und ist das aktuell noch angemessen;
- Buendelung der Arbeit: Wird am Kunden im Arbeitsraum gearbeitet oder zerfliesst die Arbeit in private Chats und Ordner.
Die Zaehler der Reiter geben einen schnellen Ueberblick: Wenn die Zahl bei den Opportunities oder Aufgaben unerwartet gross oder null aussieht, oeffnen Sie den Reiter und gehen Sie der Sache nach. Ein regelmaessiger Durchgang durch den Arbeitsraum des Kunden hilft, einen Stillstand der Arbeit und vergessene Zusagen frueher zu erkennen, als der Kunde daran erinnert.
Zustaende, die Sie sehen koennen
- ein Reiter laedt oder aktualisiert sich;
- ein Reiter ist leer - zum Kunden gibt es noch keine Opportunities, Aufgaben, Dateien oder Dokumente;
- der Zaehler zeigt den Arbeitsumfang und ausstehende Dokumente;
- eine Aktion ist wegen der Rechte oder fehlender Mitgliedschaft in der Arbeitsgruppe nicht verfuegbar;
- ein Teil der Daten ist aufgrund der Rechte verborgen.
Warten Sie nach dem Anhaengen oder Loesen einer Datei auf die Bestaetigung in der Zeile: Die aktualisierte Liste muss die hinzugefuegte Datei zeigen oder die geloeste entfernen. Wird die Projektion noch erstellt oder die Abfrage verzoegert, kann das Portal die Aktion melden, waehrend die Liste noch vorlaeufig ist — lesen Sie den Tab erneut oder wiederholen Sie die Abfrage. Eine leere Liste beweist in diesem Moment weder Erfolg noch Fehler.
Eine nicht verfügbare Projektionsabfrage verhindert das Anlegen der Dateiverknüpfung nicht: Hängen Sie die Datei an und prüfen Sie das Ergebnis getrennt nach Namen und Anzahl. Ein Sammel-Upload kann teilweise erfolgreich sein; erfolgreiche Dateien und fehlgeschlagene Namen werden getrennt gemeldet. Bezeichnen Sie daher nicht den gesamten Stapel als fehlgeschlagen. Wenn die Liste vorübergehend nicht verfügbar ist, bestätigt die Trennung die Aktion selbst und nicht eine leere Abfrage.
Die Beschriftungen im Reiter fuer den externen Zugriff (Extranet) folgen der Portal-Lokalisierung. Vom Server erzeugter Aktivitaetstext kann unabhaengig von der Oberflaechensprache weiterhin auf Russisch eintreffen; pruefen Sie dies getrennt und geben Sie keinen lokalisierten Screenshot ohne frischen Nachweis in derselben Sprache frei.
Gute Praktiken
- Fuehren Sie die gesamte Arbeit am Kunden in seinem Raum und nicht in verstreuten Modulen.
- Legen Sie Aufgaben und Opportunities aus dem Kontext des Kunden an, damit die Verknuepfung automatisch erhalten bleibt.
- Behalten Sie die Zaehler der Reiter als Indikator fuer den Zustand des Kunden im Blick.
- Trennen Sie Arbeitsrichtungen ueber Kundenprojekte, wenn die Arbeit es erfordert.
- Halten Sie im Kundenprojekt die Absprachen in Beschreibung und Checkliste, die Ausfuehrung dagegen in Aufgaben.
- Pruefen Sie vor dem externen Zugriff, was genau dem Kunden sichtbar wird.
Haeufige Fehler
Die Arbeit am Kunden ausserhalb seines Raums fuehren. Das Bild verteilt sich, und niemand sieht die vollstaendige Historie.
Eine Aufgabe oder Opportunity separat anlegen und die Verknuepfung vergessen. Spaeter muss man manuell rekonstruieren, zu welchem Kunden das gehoert.
Alle Richtungen des Kunden auf einen Haufen werfen. Ohne Kundenprojekte stoeren verschiedene Prozesse einander.
Den Arbeitsplan in der Projekt-Checkliste statt in Aufgaben fuehren. Die Checkliste ist eine Beschreibung, keine Auftragsliste: Ihre Punkte haben weder Verantwortlichen noch Frist, erinnern nicht an sich und sind nicht mit den Aufgaben des Projekts verknuepft. Der Plan sieht sauber aus, waehrend die Arbeit niemandem zugewiesen ist.
Den externen Zugriff ungeprueft oeffnen. Der Kunde kann sehen, was nicht fuer ihn bestimmt ist.
Wie Sie das Ergebnis pruefen
- aus dem Kunden oeffnet sich der Arbeitsraum mit den verknuepften Opportunities, Aufgaben, Dateien und Dokumenten;
- die aus dem Kontext angelegten Aufgaben und Opportunities sind tatsaechlich mit dem Kunden verknuepft;
- die Zaehler der Reiter spiegeln den echten Arbeitsumfang wider;
- der externe Zugriff oeffnet dem Kunden nur das, was sichtbar sein soll;
- die aufgrund der Rechte verborgenen Daten sind als Zugriffseinschraenkung erkennbar.
Zustände beim Laden, Zugriff und bei Verknüpfungen
Auf Unternehmens- und Kontaktkarten liegt der Aktivitätsfeed in Übersicht; interne und Kundenprojekte haben Aktivität als eigenen Tab. Tabs laden bei Bedarf und seltene Tabs können unter Mehr bleiben, bis Daten vorhanden sind oder Sie sie auswählen. Bei verweigertem Arbeitsbereich können Eigentümer, zulässige Aktion oder eine kanonische Karte für die Zugriffsanfrage angezeigt werden. Ein Lesefehler betrifft nur den Abschnitt und sollte wiederholt werden.
Unter Links erhalten nur sichere http(s)-Adressen die Aktion Öffnen; unsichere Adressen können zur Prüfung kopierbar bleiben. Unter Beziehungen kann ein bekanntes Ziel geöffnet und die Beziehung separat gelöscht werden; ein wegen Berechtigungen verborgenes Ziel bedeutet nicht, dass die Beziehung fehlt.
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