Nachricht und Arbeitsaktionen
Die Nachrichtenansicht macht eine E-Mail zum Arbeitskontext. Aktionen hängen von Postfach, Rechten, Status und CRM-Verknüpfungen ab.
Vor der Aktion
Absender, Empfänger, Betreff, Thread, Versandpostfach, Anhänge und vorhandene Links prüfen. Keine neue Chance oder Aufgabe anlegen, wenn die E-Mail einen aktiven Vorgang fortsetzt. Wenn die Nachricht nicht lädt, Zugriff und Archivstatus prüfen.
Triage, Verschieben und Teilergebnisse
In Liste oder Nachrichtenansicht können Sie gelesen/ungelesen, Stern, Archivieren, Löschen und das Verschieben in einen Anbieterordner ausführen. Verschieben ist etwas anderes als lokales Archivieren. Sammel- und Konversationsverschiebungen können gemischte Ergebnisse oder einen kurzen Synchronisierungsstatus liefern: Erfolgs- und Fehlerzähler prüfen, bevor Sie wiederholen. Geschützte Systemordner oder fehlende Verschieberechte können einzelne Einträge ablehnen; wiederholen Sie nur die fehlgeschlagenen Einträge.
Antworten und Weiterleiten
Antworten, Allen antworten und Weiterleiten nutzen das gewählte Versandpostfach. Empfänger, Kopien, Signatur, Anhänge und interne Notizen prüfen. CRM-Kontext darf nicht nach außen gelangen. Neue Nachricht, Antwort und Weiterleitung können geplantes Senden und ein kurzes Rückgängig-Fenster unterstützen, wenn das Postfach dies anbietet. Erscheint nach einer Erfolgsmeldung ein Fehler, prüfen Sie den betroffenen Entwurf und wiederholen oder verwerfen Sie nur diesen Entwurf, damit kein Duplikat entsteht.
Aufgabe erstellen
Aufgabe erstellen bereitet einen Entwurf aus Betreff und Kontext vor. Ergebnis, Verantwortlichen, Termin und Fertigkriterium ergänzen. E-Mail und Anhänge ersetzen keine Aufgabenbeschreibung. Nach dem Speichern Link zur Nachricht prüfen und Duplikate vermeiden.
CRM-Verknüpfung
Die Nachricht kann mit Kunde/Kontakt oder bestehender Aufgabe verknüpft, mit einer Chance verbunden bzw. nach den Zugriffsregeln erstellt oder eine vorhandene CRM-Karte geöffnet werden. Zuerst suchen; Leserecht ist kein Schreibrecht. Im persönlichen Postfach gilt der Zugriff meist für den Eigentümer, im gemeinsamen Postfach für Mitglieder sowie Regeln von Abteilung oder Arbeitsgruppe; einzelne Aktionen können daher trotz geöffneter Nachricht fehlen. Nach einem Suchfehler nicht blind eine zweite Karte anlegen.
Notizen und Aktivitätsprotokoll des Threads
Öffnen Sie die Aktivität eines Threads, um interne Notizen getrennt von der Verlaufshistorie zu sehen. Personen mit Verwaltungsrecht können eine Notiz hinzufügen, bearbeiten oder löschen; mit passendem CRM-Zugriff kann sie zusätzlich im CRM veröffentlicht werden, sonst bleibt sie intern. Die Historie ist schreibgeschützt, lädt jeweils 20 Ereignisse und wird mit Mehr laden fortgesetzt. Eine leere Historie und ein Ladefehler sind unterschiedliche Zustände; prüfen Sie Zugriff und Thread, bevor Sie erneut laden.
Anhänge und Datenschutz
Nur benötigte Dateien öffnen oder speichern. Beim Weiterleiten gelten 10 Dateien, 10 MiB je Datei und 20 MiB insgesamt; manche Anhänge können wegen fehlender Download-Berechtigung oder des Limits fehlen. Prüfen Sie die endgültige Liste vor dem Senden. Keine internen Notizen, privaten Links, Tokens, Passwörter, Bankdaten oder Dokumente anderer Kunden weiterleiten. Gespeicherte Dateien haben eigene Rechte; danach prüfen. Externes HTML wird bereinigt, ist aber nicht automatisch vertrauenswürdig: prüfen Sie Absender und Links; zum Download eines Anhangs ist weiterhin Postfachzugriff nötig.
Ein Bild im HTML einer E-Mail kann ein inline eingebetteter MIME-Teil mit cid:-Referenz sein und direkt im Nachrichtentext erscheinen, statt als eigene Datei. Das Portal bettet nur sichere Rasterbilder ein: höchstens 20 Teile, 2 MiB je Teil und 6 MiB insgesamt. Ein nicht auflösbarer, nicht unterstützter oder zu großer Teil wird im Text nicht dargestellt, bleibt aber als Anhang erhalten, wenn er heruntergeladen werden kann. HTML-Bereinigung und Datenschutzprüfung bleiben aktiv; prüfen Sie Absender, Links und die endgültige Dateiliste vor Antwort oder Weiterleitung.
Sichere Demonstrationen
Für Demonstrationen synthetische Absender, Adressen, Themen und Dateien verwenden. Keine echten E-Mails, Telefone, Gespräche, technischen Kennungen oder gemischten Labels zeigen. Geld weglassen, wenn es nicht zum Szenario gehört.
Die Nachrichtenansicht bewahrt den Listenkontext. Zur Triage gehören gelesen/ungelesen, Stern, Verschieben, Archivieren, Löschen und Sammelaktionen; Teilergebnisse vor dem Wiederholen prüfen. Verfassen unterstützt neu, Antwort, allen antworten, Weiterleiten, geplantes Senden und ein kurzes Rückgängig-Fenster, sofern das Postfach dies kann. Grenzen: 10 Dateien, 10 MiB je Datei, 20 MiB gesamt. Persönliche oder gemeinsame Zugriffsregeln und CRM-Rechte können Aktionen verbergen; bereinigtes HTML bleibt mit Vorsicht zu behandeln.
Geplante und mit Rückgängig-Fenster gesendete Nachrichten werden zunächst vorbereitet. Erscheint nach dem Erfolgshinweis ein Fehler, prüfen Sie den betroffenen Entwurf und wiederholen oder verwerfen Sie nur ihn, damit kein Duplikat entsteht. Beim Weiterleiten werden nur herunterladbare Anhänge innerhalb der Grenzen kopiert; prüfen Sie die Dateiliste vor dem Senden.
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