E-Mail-Ordner verwalten
Ordner halten das Postfach in Ordnung: aktive Korrespondenz vom Archiv trennen, E-Mails nach Kunden, Projekten oder Themen einsortieren und Gesuchtes schnell finden. In LadVen OS werden die Ordner eines verbundenen Postfachs mit dem E-Mail-Anbieter synchronisiert, deshalb bleibt die Struktur im Portal und in der E-Mail selbst einheitlich.
Wie Sie ein Postfach verbinden, steht im Abschnitt Mailbox.
Ordner des Postfachs
Im Postfach können Sie:
- einen Ordner erstellen – für einen Kunden, ein Projekt, einen E-Mail-Typ oder eine Arbeitsphase;
- einen Ordner umbenennen – wenn sich sein Zweck ändert;
- einen Ordner löschen – wenn er nicht mehr gebraucht wird;
- E-Mails verschieben – Nachrichten von Hand in Ordner einsortieren.
Eine verständliche Ordnerstruktur spart dem gesamten Team, das mit einem gemeinsamen Postfach arbeitet, Zeit: E-Mails gehen nicht verloren, und neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht.
Systemordner
Ein Teil der Ordner ist systembedingt: „Eingang“, „Gesendet“, „Entwürfe“, „Papierkorb“, „Spam“, „Archiv“. Sie sind geschützt: Sie lassen sich nicht löschen oder umbenennen, weil die Funktion der E-Mail von ihnen abhängt. Legen Sie eigene Ordner neben den Systemordnern an, nicht an deren Stelle.
E-Mails verschieben und Ordner wählen
Beim Verschieben einer E-Mail oder beim Einrichten einer Regel schlägt das Portal vor, einen Ordner zu wählen. In der Ordnerauswahl lässt sich der passende Ordner bequem nach Namen suchen, und die Hierarchie zeigt die Verschachtelung. Systemordner sind in der Auswahl sichtbar, aber vor Strukturänderungen geschützt.
Das automatische Einsortieren von E-Mails in Ordner können Sie über die Regeln für eingehende E-Mails einrichten – dann landen E-Mails im richtigen Ordner ohne manuelles Verschieben.
Massenaktionen mit E-Mails
Wenn Sie mehrere E-Mails auf einmal bearbeiten müssen, markieren Sie sie und wenden eine Aktion auf alle an:
- in einen Ordner verschieben;
- als gelesen oder ungelesen markieren;
- archivieren;
- löschen.
Massenaktionen beschleunigen das Abarbeiten aufgelaufener Post. Prüfen Sie aber die Auswahl vor dem Anwenden: Massenlöschung oder -verschiebung betrifft alle ausgewählten E-Mails auf einmal.
Wenn die Synchronisierung fehlschlägt
Das Verschieben von Nachrichten und Änderungen an Ordnern werden beim Anbieter ausgeführt. Ein Fehler kann bedeuten, dass Verbindung oder Anmeldung fehlen, der Ordner verschwunden, geschützt oder nicht leer ist. Prüfen Sie bei einer einzelnen Nachricht Quell- und Zielordner und wiederholen Sie nur diese Zeile. Eine Sammelantwort kann einige Nachrichten verschieben und andere ablehnen; prüfen Sie die Zähler und wiederholen Sie nur fehlgeschlagene IDs.
Liegt eine Nachricht bereits im Zielordner, erstellen Sie keine Kopie: aktualisieren Sie die Liste und prüfen Sie den tatsächlichen Anbieterpfad. Nach einem IMAP- oder Ordnerfehler stellen Sie die Verbindung wieder her und aktualisieren den Ordnerkatalog. Ein vom Anbieter markierter Systemordner kann nicht umbenannt oder gelöscht werden; leeren oder verschieben Sie zuerst den Inhalt eines eigenen Ordners.
Unter Ordnersynchronisierung uebernimmt Alle eingehenden die Eingangsordner des Anbieters, waehrend Ausgewaehlte Ordner nur die exakt markierten Anbieterpfade speichert. Die Einstellung wird sofort gespeichert; neue Ordner werden nicht automatisch hinzugefuegt. Wird der letzte Ordner abgewaehlt, fragt das Portal nach einer Bestaetigung und zeigt an, dass die geplante Synchronisierung pausiert. Aktualisieren in der Mail-Liste bleibt eine separate einmalige Aktion.
Wenn ein gespeicherter Ordner beim Anbieter verschwunden ist, zeigt das Portal eine eigene Zeile Auf dem Mailserver nicht vorhanden, statt die Auswahl still zu entfernen. Von dort wird nichts abgeholt, und die Einstellung lässt sich nicht speichern, solange der Ordner markiert ist: Entfernen Sie das Häkchen und speichern Sie erneut. Läuft bereits ein anderer Synchronisationsprozess, ist das vorübergehend — warten Sie eine Minute; eine Ablehnung der Verbindungsverwaltung muss der Administrator freigeben.
Gute Praktiken
- Halten Sie die Ordnerstruktur einfach und für das gesamte Team verständlich, nicht nur für sich selbst.
- Trennen Sie aktive Korrespondenz und Archiv, damit der „Eingang“ nicht zur Halde wird.
- Richten Sie für wiederkehrendes Einsortieren Regeln für eingehende E-Mails ein statt manuellem Verschieben.
- Erstellen Sie keine Ordner anstelle der Systemordner – nutzen Sie sie daneben.
- Prüfen Sie vor einer Massenaktion, welche E-Mails markiert sind.
Häufige Fehler
- Zu viele Ordner – das Suchen wird schwerer als in einer einzigen Liste.
- Manuelles Einsortieren dessen, was sich mit einer Regel für eingehende E-Mails automatisieren ließe.
- Massenaktion auf falsche Auswahl – die falschen E-Mails sind betroffen.
- Der Versuch, mit dem Löschen von Systemordnern Ordnung zu schaffen, statt eigene zu erstellen.
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