Portaleinstellungen und Automatisierungsverwaltung
Öffnen Sie die Portaleinstellungen unter /portal-settings. Dort konfigurieren
Sie Module, Sicherheitsregeln, MFA, Arbeitsbereiche und Zugriffsrichtlinien.
/portal-settings?tab=policies öffnet lokale Regeln, /portal-settings/system-email
den Status des System-Mailkanals. Alte Links zur Richtlinienseite werden hierher
weitergeleitet.
Wenn /portal-settings/system-email den Kanal prüft, ist der Ladezustand normal und
kein Fehler. Warten Sie das Ergebnis ab oder versuchen Sie es erneut, bevor Sie von
einem Fehlschlag ausgehen.
Das technische Zentrum /portal-settings-tech prüft effektive Automatisierungsrechte,
führt eine nicht verändernde Berechtigungsprüfung aus, verwaltet bereichsbezogene
Not-Aus-Schalter und zeigt die Chat-Richtlinie. Es ersetzt nicht den
Automatisierungshub oder den Workflow-Editor.
Sichere Reihenfolge
- Verantwortlichen und Änderungsgrund festhalten, besonders bei CRM-Rechten.
- Aktuellen Wert und Bereich (Firma, Abteilung, Projekt, Pipeline, Phase oder Benutzer) prüfen.
- Eine zusammengehörige Gruppe ändern und mit Testrolle und Testdatensatz prüfen.
- Effektiven Zugriff nach dem Speichern erneut lesen. Eine fehlende Schaltfläche bedeutet fehlende Berechtigung, nicht automatisch eine deaktivierte Einstellung.
Allgemeine Einstellungen
Der Zugriffskontrollbereich enthält Allgemein, Zugriffsrechte und lokale Regeln sowie System-Mail. Im Bereich Allgemein können je nach Berechtigung die Tabs Sicherheit, Aufgaben, CRM, Chat, AI, Dokumente, Dateien und Arbeitsbereiche erscheinen.
Modultabs und Arbeitsbereiche
| Tab | Wichtige Steuerung | Prüfung |
|---|---|---|
| Sicherheit | Fallback für Module und MFA für Mitarbeiter/Extranet | mit einer Rolle ohne lokale Regel anmelden |
| Aufgaben | Hierarchie, Zuweisung, Zeitplanung, Review- und Schätzpflicht, Automatisierung für Nicht-Admins | Testaufgabe erstellen |
| CRM | Rollenstufe: Standard, kein Zugriff, Lesen, Schreiben oder Verwalten; die Deal-Sichtbarkeit ist separat: alle Deals in der Pipeline, eigene und die von Untergebenen, nur eigene oder keine | Testdeals des eigenen Kontos, eines Untergebenen und eines anderen Mitarbeiters öffnen; bei Überschneidungen prüfen, dass die strengste Regel gilt |
| Chat | Richtlinie für direkte Chats und Links zu Kanälen | nur den vorgesehenen Kontext prüfen |
| AI | Modulstatus und Assistant-Rechte | Anfrage ohne Schreibaktion testen |
| Dokumente/Dateien | Modul- und Dateiverwaltung | Kopie ansehen, laden und löschen prüfen |
| Arbeitsbereiche | Enforcement und Mitgliederrollen | off, staged und strict prüfen |
Fallback strict verweigert eine nicht ausdrücklich erlaubte Aktion; open
erlaubt Lesen und Schreiben standardmäßig und ist für Produktion riskant. MFA kann
deaktiviert, optional, für Admins oder für alle verpflichtend sein. Arbeitsbereiche
haben die Modi off, staged (Schreiben/Verwalten begrenzen) und strict (Lesen,
Schreiben und Verwalten begrenzen). Mitglieder erhalten viewer, member, admin
oder owner; vor strict einen Reserve-Admin hinzufügen.
Einschränkungen für Aufgabenzuweisungen
Im Zuweisungsblock können Sie Arbeit zwischen Abteilungen erlauben und festlegen, ob nur verbundene Abteilungen oder nur dieselbe Abteilung gilt. Nur diese Abteilungen öffnet eine durchsuchbare Liste mit verständlichen Namen. Wählen Sie die Abteilungen dort aus; eine zuvor gespeicherte, aber nicht mehr auflösbare Abteilung bleibt als nicht verfügbar markiert, damit die Einschränkung nicht unbemerkt verschwindet. Diese Markierung bedeutet keine erlaubte Zuweisung und erfordert keine technische Kennung. Die Zielrolle wird separat festgelegt: beliebiger Benutzer, Leitung oder Mitarbeiter.
Darunter können Sie Mitarbeiter suchen und Wer zugewiesen werden darf sowie Wer nicht zugewiesen werden darf markieren. Eine leere Mitarbeiterliste ist ein eigener Zustand und bedeutet nicht „alle“. Werden Werte von einer übergeordneten Regel geerbt, sind die Felder schreibgeschützt. Lesen Sie nach dem Speichern den effektiven Zugriff erneut und prüfen Sie ihn mit einer Testaufgabe.
Dieselbe Karte trennt die Planung für sich selbst von der Planung für andere. Eine Person plant ihre eigene Arbeit selbst gilt, wenn sie als Bearbeiter oder Mitbearbeiter eingesetzt ist; das ändert die Frist der Aufgabe nicht. Bereich und Zielrolle für andere Personen werden separat gewählt. Allow userIds und Deny userIds bleiben Textlisten von Kennungen und sind keine Mitarbeiterauswahl nach Namen: Verwenden Sie in Demos keine echten IDs und verstehen Sie eine leere Liste nicht als Freigabe für alle. Zum Speichern ist die Verwaltungsberechtigung für Aufgabeneinstellungen nötig; lesen Sie den effektiven Zugriff danach erneut.
Fallback und MFA
Wenn keine lokale Regel passt, verweigert strict die Aktion bis zu einer ausdrücklichen Freigabe. open erlaubt Lesen und Schreiben standardmäßig und ist für Produktionsportale riskant. Der Fallback kann global oder je Modul gesetzt werden. MFA für Mitarbeiter und Extranet-Benutzer kann deaktiviert, optional, für Administratoren oder für alle verpflichtend sein. Nach einer Änderung Login und erneute Bestätigung mit einer Testrolle prüfen.
Arbeitsbereiche
Wählen Sie zuerst einen Arbeitsbereich, fügen Sie Mitglieder hinzu und prüfen Sie den
Modus pro Aufgaben, CRM, Prozesse oder Projekte. Vor strict müssen Eigentümer und
Ersatzadministrator Mitglied sein. Eine Regel für Abteilung, Projekt, Pipeline, Phase
oder Benutzer kann die Firmenregel überlagern; danach zählt die angezeigte
effektive Berechtigung.
Zugriff auf AI-Verbindungen
Der AI-Tab aktiviert das Modul separat und listet verfügbare Verbindungen. Für
eine Verbindung im Modus policy gewährst du den Rollen admin, head und
employee Zugriff; dies ist eine Freigabe auf Unternehmensebene und ersetzt die
separaten Assistant-Rechte für Antworten und Aktionen in lokalen Regeln nicht.
Bei modulweiter Steuerung folgt der Zugriff dem Modulmodus, daher sind die Rollen
nicht editierbar.
Keine Verbindungen ist ein gültiger Leerzustand: Richte eine unter AI-Verbindungen
ein, ohne Schlüssel offenzulegen. Prüfe danach effektive Rechte und einen Prompt
ohne Schreibaktion.
Für den Tab Dateien wählst du außerdem ein Governance-Profil: vereinfacht für kleine Teams mit wenig Prozessaufwand, verwaltet für einen geregelten Lebenszyklus oder streng für regulierte Abläufe. Separate Schalter erlauben direktes Löschen, das erzwungene Löschen verknüpfter Dateien und eine Begründungspflicht im Ablauf des Löschens und der abschließenden Bereinigung. Diese Schalter ändern die destruktiven Grenzen, nicht die Leserechte; gleiche sie vor dem Speichern mit dem Dateilebenszyklus ab.
CRM-Richtlinie für Sprachkommunikation.
Im CRM-Tab gibt es eine eigene Richtlinie für Sprachkommunikation. Kontaktaufzeichnung erforderlich erlaubt einen Anruf nur bei einem eigenen Eignungsdatensatz; Gesetz erlaubt standardmäßig macht Kontakte ohne Datensatz anrufbar und verlangt eine benannte Rechtsgrundlage. Die Oberfläche warnt vor der Reichweite, verspricht aber keine Kontaktzahl. Änderungen brauchen die Verwaltungsberechtigung; ohne sie sind die Werte schreibgeschützt. Bei Lade- oder Speicherfehlern neu lesen bzw. wiederholen, nicht blind aktivieren. Für die Prüfung nur Demo Client North und Anna Test Employee synthetisch verwenden; nicht speichern, keine PII, Telefonie oder echten Anruf.
Lokale Regeln
Wählen Sie Modul, Bereich und Rolle/Subjekt und speichern Sie einen klaren Grund. Danach den effektiven Zugriff prüfen: eine engere Regel für Abteilung, Projekt, Pipeline, Phase oder Benutzer kann die Firmenregel überlagern. Für Assistant sind die Rechte für Antworten und Aktionen getrennt zu prüfen; aktiviertes AI erteilt keine CRM-Schreibrechte.
Technisches Zentrum
Das technische Zentrum zeigt eine Rechte-Matrix mit Suche, Filter „verweigert“ und Gruppen nach Aktionstyp. Die Berechtigungsprüfung ist diagnostisch und vergibt keinen Zugriff. Not-Aus-Schalter können für Firma, Projekt, Pipeline, Phase oder Benutzer aktiviert werden; Grund und Umfang dokumentieren und nach der Behebung in einer separaten geprüften Aktion entfernen. Die Assistant-Prüfung lässt sich aus dem AI Hub öffnen. Die privilegierte Diagnosekonsole ist nur für autorisierte Rollen. Keine Tokens, personenbezogenen Daten oder echten Änderungsbefehle eingeben.
Wiederherstellung und Abnahme
Bei verweigertem Zugriff die Leseberechtigung anfordern; bei Teilladung alle Module erneut lesen; bei Konflikt den aktuellen Wert vergleichen statt fremde Änderungen zu überschreiben. Ein aktiver Not-Aus-Schalter wird erst nach Fehlerbehebung und separater Prüfung entfernt. Bei einer Teilladung nur bestätigte Änderungen übernehmen; bei einem Konflikt aktuelle Werte und Grund vergleichen, statt fremde Änderungen zu überschreiben.
Ergebnis prüfen
Fertig ist die Änderung, wenn erlaubte und verbotene Testfälle, Bereiche außerhalb des Ziels, MFA und Workspace-Regeln geprüft und Besitzer, Grund, Zeitpunkt und Ergebnis protokolliert sind.
Weiterführend
Konzeptionelle Orientierung, kein UI-Screenshot und kein Zustandsnachweis.