Workflow-Editor
Der Editor unter /automation/workflows/templates/:templateId/editor bildet einen Geschäftsablauf als Schrittgraph ab. Alte Links /crm/workflows/templates/... und /tasks/workflows/templates/... für CRM und Aufgaben leiten hierher weiter.
Grenzen festlegen
Ablauf des Workflow-Graphen — konzeptioneller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Evidence.
Definieren Sie zuerst Name, Objekttyp (kommerzielle Opportunity oder Serviceanfrage bzw. Aufgabe), CRM-Bereich (Unternehmen, Pipeline oder Phase), Aufgaben-Kontext, Auslöser, Aktivität und Zielgruppe. CRM-Auslöser sind manuell, Erstellung, Phaseneintritt und Feldänderung. Aufgaben unterstützen Erstellung, Änderung, Status, Frist, Kommentar und Zeiterfassung. Auslöser und Objekt müssen zusammenpassen.
Graph aufbauen
Ablauf des Workflow-Graphen — konzeptioneller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Evidence.
Verbinden Sie Start, Aktionen, Bedingungen, Warte-/Ereignis-Warteknoten, manuelle Aufgaben, Schleifen, parallele Zweige und Variablen. Aktionen können Objekte ändern, Aufgaben/Aktivitäten erstellen, benachrichtigen, Nachrichten senden oder einen weiteren Workflow starten. Beschriften Sie Kanten mit „Erfolg“, „sonst“, „Schleife“ oder „fertig“. Vermeiden Sie unbeabsichtigte Sackgassen.
Ausführung und Berechtigungen
Ablauf des Workflow-Graphen — konzeptioneller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Evidence.
Wählen Sie die Zielgruppe (alle, Initiator, Abteilung, Abteilungsbaum oder ausgewählte Personen) und dokumentieren Sie, dass die Quelle fest ist. System- oder Integrationskonten sind nur zulässig, wenn die Portalrichtlinie dies erlaubt. Prüfen Sie, in wessen Namen Aktionen laufen (Initiator, Objektverantwortlicher, Regelbesitzer, System- oder Integrationskonto). Speichern, Prüfen, Simulieren und Starten werden für den gewählten Bereich berechtigungsgeprüft; eine verweigerte Entscheidung darf nicht durch einen anderen Ausführenden umgangen werden. Bei Aufgabenvorlagen gilt der Firmenkontext, Pipeline- oder Phasenbereiche gehören zu CRM-Chancen.
Prüfen, simulieren, Vorschau, starten
Ablauf des Workflow-Graphen — konzeptioneller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Evidence.
- Prüfen meldet Fehler und Warnungen zu Knoten und Kanten.
- Simulieren verwendet eine sichere Entitäts-ID und ändert das Objekt nicht.
- Ausführungsvorschau prüft Aufgaben, Nachrichten und CRM-Änderungen.
- Starten Sie erst nach akzeptierter Vorschau und mit der Berechtigung zum Ausführen von Workflows. Eine Vorschau kann trotz gültigem Graphen einen Sperrgrund (fehlende Berechtigung, ungültiges Ziel oder unterdrückte Selbstbenachrichtigung) zurückgeben. Bewahren Sie den Grund auf und wiederholen Sie den Start nicht blind.
Rechte, Bereich, Zielgruppe oder Objektdaten können einen Test blockieren. Ein fehlerfreier Check ersetzt nicht die fachliche Prüfung des Testobjekts.
Fehler und sicherer Test
Ablauf des Workflow-Graphen — konzeptioneller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Evidence.
Beheben Sie bei einem Prüfungsfehler den genannten Knoten, die Kante oder den Parameter und prüfen Sie erneut. Bewahren Sie bei einer Blockierung die Begründung auf und prüfen Sie Rechte, Bereich, Zielgruppe und Objektdaten. Testen Sie nie mit echten Kunden, privaten Dateien oder echten Empfängern.
Beim Speichern wird die Mindestkonfiguration geprüft: Ein leerer Graph ist nur bei einem deaktivierten Entwurf erlaubt. Für eine Abteilungszielgruppe muss eine Abteilung, für ausgewählte Personen mindestens ein Mitarbeiter gewählt sein. Ausführungsmodus und Kontextübergaben können zusätzliche Berechtigungen erfordern; eine Ablehnung erscheint vor dem Schreiben. Beheben Sie den Grund und speichern Sie erneut, statt ihn durch einen anderen Ausführenden zu umgehen.
Version und Abnahme
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Speichern aktualisiert Name, Bereich, Auslöser, Graph, Zielgruppe und Ausführungseinstellungen als neue Vorlageversion, nicht bereits laufende Instanzen. Prüfen Sie deren eigenen Graphen und Verlauf auf der Instanzseite; für jeden neuen Start wiederholen Sie Prüfung und Vorschau. Bei einer ausgeblendeten Vorlage oder einem geänderten Berechtigungsbereich bewahren Sie die Begründung auf, laden die aktuelle Version neu und vergleichen sie vor dem nächsten Versuch. Dokumentieren Sie Besitzer, Zweck, Demo-Objekt, Bearbeiter und erwartetes Ergebnis.
Workflow abnehmen
Ablauf des Workflow-Graphen — konzeptioneller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Evidence.
Nehmen Sie erst ab, wenn Prüfung fehlerfrei ist (oder jede Warnung einen Verantwortlichen hat), Simulation Reihenfolge und Verzweigungen bestätigt, die Vorschau keine unerwarteten Aufgaben, Nachrichten oder CRM-Änderungen zeigt, jeder manuelle Schritt einen Bearbeiter und eine Frist hat und die neue Instanz-Historie dem Graphen folgt. Halten Sie die Vorlage bis zur Datenschutzprüfung deaktiviert. Niemals mit echten Kunden, privaten Dateien oder realen Empfängern testen.
Verwandt: Workflows, Manuelle Workflow-Aufgaben, Workflow-Instanzen, Automatisierungsberechtigungen.