Manuelle Aufgaben eines Geschäftsprozesses
Eine manuelle Aufgabe ist ein Schritt eines Geschäftsprozesses, der sich nicht automatisch ausführen lässt und den der Geschäftsprozess an eine konkrete Person übergibt. Solange die Aufgabe nicht abgeschlossen ist, wartet der Geschäftsprozess an diesem Schritt. Deshalb sind manuelle Aufgaben die Stelle, an der die Automatisierung „beim Menschen anhält“, und sie müssen genauso diszipliniert bearbeitet werden wie normale Arbeitsaufgaben.
Die Warteschlange der manuellen Aufgaben ist unter /automation/workflows/tasks erreichbar.
Wenn eine Karte für ein manuelles Aufgabenelement, einen Prozessinstanz oder eine Regel statt eines Namens, Status oder verknüpften Objekts eine technische ID zeigt, ist das ein Darstellungsfehler. Prüfen Sie lesbaren Titel, Status, Zuständigen und Quelle; behandeln Sie die raw ID nicht als Arbeitsnamen und nehmen Sie die Karte nicht in gemeinsame Dokumente oder Screenshots auf. Leiten Sie den Bildschirm an den Administrator weiter.
Was eine manuelle Aufgabe ist
Ablauf der manuellen Aufgabenwarteschlange — konzeptioneller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Evidence.
Wenn der Geschäftsprozess einen Aufgabenknoten erreicht, erstellt er eine manuelle Aufgabe und richtet sie an einen Zuständigen. Die Aufgabe beschreibt, was zu tun ist, auf welches Objekt und welche Prozessinstanz sie sich bezieht und bis zu welcher Frist sie erwartet wird. Der Geschäftsprozess läuft nicht weiter, bis der Zuständige diesen Schritt schließt — ihn abschließt oder abbricht.
Wo Sie sie bearbeiten
Ablauf der manuellen Aufgabenwarteschlange — konzeptioneller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Evidence.
Im Bereich /automation/workflows/tasks ist die Warteschlange der Aufgaben gesammelt. Nutzen Sie die Namenssuche, den Statusfilter (ausstehend, abgeschlossen oder abgebrochen), den Filter nach Zuständigem oder Nur meine. Die Liste stellt ausstehende und bald fällige Aufgaben selbst nach oben; eine separate Sortierung nach Frist gibt es nicht. In den Kontexten Aufgaben und CRM öffnen Sie mit dem Parameter module den passenden Ausschnitt. Für eine Führungskraft lohnt es sich, die Warteschlange regelmäßig durchzusehen: hängende Aufgaben zeigen, wo Geschäftsprozesse an Menschen stehen bleiben.
Was in der Aufgabe sichtbar ist
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In der Aufgabe wird angezeigt:
- Name und Beschreibung — was zu tun ist;
- Zuständiger — an wen der Schritt gerichtet ist;
- Frist — bis wann das Ergebnis erwartet wird;
- verknüpftes Objekt — Aufgabe, Deal oder ein anderes Arbeitsobjekt;
- Prozessinstanz — der Wechsel zum Start, in dessen Rahmen der Schritt erstellt wurde;
- Zustand — ausstehend, abgeschlossen oder abgebrochen.
Sehen Sie sich vor dem Abschließen nicht nur den Namen an, sondern auch das verknüpfte Objekt und die Instanz: so ist erkennbar, Teil welches Geschäftsprozesses der Schritt ist und wozu er dient.
Aufgabe abschließen
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Schließen Sie eine Aufgabe erst ab, nachdem die Arbeit tatsächlich erledigt ist. Nach der Markierung „abgeschlossen“ läuft der Geschäftsprozess mit dem nächsten Schritt weiter. Schließen Sie einen Schritt nicht pro forma „damit er nicht hängt“ — das treibt den Geschäftsprozess auf falschen Daten weiter und bricht die Vorgaben weiter unten im Graphen.
Aufgabe abbrechen
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Wenn ein Schritt nicht ausgeführt werden kann oder nicht ausgeführt werden muss, wird er abgebrochen. Der Abbruch schließt die Aufgabe ohne Ausführung; der Geschäftsprozess verarbeitet das nach seiner eigenen Logik. Geben Sie an, warum der Schritt abgebrochen wurde (im Kommentar zum verknüpften Objekt oder beim Prozessverantwortlichen) — sonst ist später unklar, ob es eine Entscheidung oder ein Fehler war. Ein wiederholter Abbruch derselben Aufgabe ist ein Signal, dass in der Vorlage der Trigger oder der Adressat falsch ist.
Warteschlange und Kontrolle
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Die Aufgaben-Warteschlange ist ein Arbeitswerkzeug zur Kontrolle. Achten Sie bei der Durchsicht auf:
- wer der Zuständige ist und ob er nicht überlastet ist;
- ob Aufgaben nicht überfällig sind;
- ob keine Aufgabe hängt, an der der gesamte Geschäftsprozess steht;
- ob sich nicht ein und dieselbe Aufgabe wegen einer fehlerhaften Vorlage wiederholt.
Eine hängende manuelle Aufgabe ist eine häufige Ursache für eine „festgefahrene“ Prozessinstanz: der Geschäftsprozess ist nicht defekt, er wartet nur auf einen Menschen.
Technische Kennungen
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In der Liste oder Karte können zusätzlich technische Kennungen des verknüpften Objekts oder der Prozessinstanz sowie unverarbeitete Status- oder Typwerte erscheinen. Verwenden Sie sie nur als Hilfsreferenz und prüfen Sie den verständlichen Titel, den Bearbeiter und den Kontext; eine Kennung oder ein Enum ist keine Arbeitsbeschreibung. Übernehmen Sie solche Kennungen nicht in Aufgabentitel oder öffentliche Kommentare. Wenn nur eine Kennung oder ein unbekannter Wert statt eines klaren Kontexts sichtbar ist, halten Sie an und klären Sie das Objekt mit dem Workflow-Verantwortlichen.
Zustände und Einschränkungen
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| Zustand | Was es bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Ausstehend | Der Geschäftsprozess steht an diesem Schritt | Die Aufgabe abschließen oder abbrechen |
| Abgeschlossen | Der Geschäftsprozess ist weitergelaufen | Nichts — der Schritt ist korrekt geschlossen |
| Abgebrochen | Der Schritt ist ohne Ausführung geschlossen | Den Grund im Kommentar zum Objekt prüfen |
| Überfällig | Die Frist ist vorbei, der Schritt ist noch offen | Sofort klären: beim Zuständigen nachfragen oder neu zuweisen |
| Nur Ansicht | Keine Rechte zur Bearbeitung | Das Recht beim Prozessverantwortlichen anfordern |
Gute Praktiken
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- Bearbeiten Sie Prozessaufgaben genauso aufmerksam wie Arbeitsaufgaben.
- Schließen Sie einen Schritt erst nach der tatsächlichen Ausführung ab.
- Halten Sie beim Abbrechen den Grund fest.
- Sehen Sie überfällige und hängende Aufgaben regelmäßig durch.
- Sich wiederholende oder fehlerhafte Aufgaben reparieren Sie in der Prozessvorlage, nicht manuell.
Häufige Fehler
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Eine Aufgabe pro forma schließen. Der Geschäftsprozess läuft auf falschen Daten weiter, und der Fehler taucht später auf.
Ohne Erklärung abbrechen. Danach lässt sich eine bewusste Entscheidung nicht von einem Fehler unterscheiden.
Hängende Aufgaben übersehen. Der gesamte Geschäftsprozess steht, weil ein Schritt nicht bearbeitet ist.
Das Symptom manuell beheben. Wenn sich ein und dieselbe Aufgabe wiederholt, liegt das Problem in der Prozessvorlage.
So prüfen Sie das Ergebnis
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- nach „abgeschlossen“ ist die Prozessinstanz zum nächsten Schritt übergegangen;
- abgebrochene Aufgaben haben einen nachvollziehbaren Grund;
- in der Warteschlange gibt es keine unbemerkten überfälligen und hängenden Schritte;
- sich wiederholende fehlerhafte Aufgaben sind in der Vorlage beseitigt.
Verwandte Szenarien
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