Dokumentkarte und Lesen einer Version
Die Dokumentkarte ist der Arbeitsbereich für ein einzelnes Dokument. Sie bündelt Kontext, Status, Dateien, Versionen, externen Zugriff, Signatur, Austausch und Berechtigungen. Aktionen hängen von Ihren Rechten und der Dokumentrichtlinie ab; eine deaktivierte Aktion zeigt den Grund und ist kein Anlass für einen Umgehungsweg.
Bildschirmaufbau
Bildschirmaufbau — konzeptueller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Nachweis.
Der Kopf zeigt Typ, aktuelle Version, Änderungsdatum, Titel und Status. Ein nächster Schritt kann Vorbereitung, Öffnen, Signaturversand oder Aktualisierung des Austauschs sein. Folgen abonniert Änderungen.
- Kontext: verknüpfte Firma, Gegenpartei, juristische Einheit und Extranet-Sichtbarkeit;
- Dateien und Versionen: Hauptdatei und Paketmaterial mit Rolle, Typ, Größe, Ansicht und Download;
- Signaturen: Anfrage, Unterzeichner, Anbieter, Frist, Link und Stornierung, sofern erlaubt;
- Zugriff: Eigentümer, Lesen/Ändern, externe Sichtbarkeit, Klassifizierung und Legal Hold;
- Dokumentverlauf: Revisionen, Veröffentlichungen und Signaturanfragen.
- Nächster Schritt, Schnellaktionen und EDI erscheinen nur, wenn entsprechenden Daten oder Funktionen verfügbar sind vorhanden sind.
Datei lesen
Datei lesen — konzeptueller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Nachweis.
Mit Öffnen sehen Sie eine Datei in einem neuen Tab, mit Herunterladen speichern Sie sie. Die Karte öffnet die ausgewählte aktuelle Revision; ist noch keine festgelegt, wird eine verfügbare letzte Revision verwendet. Bei mehreren Dateien kennzeichnen Rollen Hauptdatei und Paketmaterial; die Karte kann das gesamte Paket herunterladen. Lange technische Namen werden gekürzt, der vollständige Wert bleibt im Tooltip sichtbar. Prüfen Sie vor einem externen Versand Inhalt und Revision, nicht nur den Dateinamen.
Es werden höchstens vier Dateien gleichzeitig angezeigt; weitere erscheinen als „+N weitere“. Bei mehreren Dateien kann das gesamte Paket heruntergeladen werden. Schlägt die Paketzusammenstellung fehl, zeigt die Karte einen Downloadfehler; prüfen Sie Zugriff und Dateiauswahl vor einem erneuten Versuch.
Versionen und Entwurf
Versionen und Entwurf — konzeptueller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Nachweis.
Eine Revision kann Quell-, gerenderte und signierte Dateien enthalten. Bewahren Sie ältere Revisionen für Freigabe- und Signaturhistorie auf. Einen Rich-Text-Entwurf können Sie prüfen und mit Version aus Entwurf erstellen in eine Revision überführen. Erst prüfen, dann veröffentlichen oder signieren.
Wurde der Entwurf nach der letzten Revision geändert, warnt die Karte: Anzeigen, Download und Signatur verwenden weiterhin die zuletzt erstellte Revision. Warten Sie die Entwurfsvorschau ab (bei Fehlern erneut laden) und erstellen Sie mit Version aus Entwurf erstellen eine neue Revision, wenn die Änderungen enthalten sein sollen.
Kontext, Zugriff und Datenschutz
Kontext, Zugriff und Datenschutz — konzeptueller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Nachweis.
Die Karte zeigt den verknüpften Kontext oder ausdrücklich, dass keiner vorhanden ist. Neuverknüpfen und Trennen benötigen Schreibrechte; externe EDI-Dokumente können durch Zugriffsregeln eingeschränkt sein. Prüfen Sie Eigentümer, Lesemodus, Extranet-Sichtbarkeit, Klassifizierung und Legal Hold. Öffentliche Beschreibungen dürfen keine privaten oder internen Daten enthalten.
Im Nur-Lesen-Modus werden Aktionen zum Bearbeiten, Veröffentlichen, Signieren und für Integrationen ausgeblendet; es gibt keinen Umgehungsweg im Client. Ohne Revision zeigt die Karte statt Dateiaktionen den Zustand „keine aktuelle Version“.
Dokument verknüpfen oder verschieben
Dokument verknüpfen oder verschieben — konzeptueller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Nachweis.
Unter Vorhandenes Dokument hinzufügen (bei einem bereits verknüpften Dokument Dokument verschieben) suchen und wählen Sie Kunde, Kundenprojekt, juristische Einheit, Vertriebschance, Aufgabe, Firma oder Kontakt. Die Suche ist verzögert und kann ein unvollständiges Ergebnis liefern: «Ergebnisse möglicherweise unvollständig» bedeutet Erneut versuchen, nicht «keine Treffer». Nach der Auswahl prüft das Portal, ob die Verknüpfung zulässig ist; solange sie läuft oder verweigert wird, bleibt das Speichern deaktiviert. Bei einem Suchfehler wiederholen Sie die Suche und umgehen Sie die Ablehnung nicht auf anderem Weg.
Veröffentlichung, Signatur und EDI
Veröffentlichung, Signatur und EDI — konzeptueller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Nachweis.
Ansichtspublikation und Signaturanfrage sind getrennt. Eine Publikation kann Ansicht oder externe Signatur mit Zugriffsrichtlinie, Ablauf und Öffnungslimit sein. Die Anfrage enthält Revision, Szenario, Unterzeichner, Anbieter und optionale Frist. Beim Client-Extranet kann der Unterzeichner aus der verknüpften CRM-Karte kommen; eine öffentliche Signatur benötigt einen externen Unterzeichner. Persönliche Signaturlinks dürfen nicht weitergegeben werden; nicht mehr benötigte Anfragen und Publikationen schließen.
Geschützter Link erlaubt den Zugriff über den Link, Nur Empfänger verlangt die Bestätigung der E-Mail-Adresse. Ablaufdatum und maximale Öffnungszahl begrenzen den Zugriff auch nach Ausgabe des Links.
EDI und eingehender Austausch
EDI und eingehender Austausch — konzeptueller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Nachweis.
Bei extern verwalteten Dokumenten kommt der sichtbare Status aus dem Austausch. Der EDI-Block kann Anbieter, Lebenszyklus, Prüfung, Ablehnungscode, Versand-ID und Prüf-Link zeigen. EDI öffnen und Aktualisieren erscheinen nur wenn die Aktion verfügbar ist. Eingehende Kandidaten zuerst der Quelle zuordnen, auf Duplikate prüfen, eine Aktion auswählen und erst dann erstellen oder verknüpfen; eine einzelne Datei beweist keinen abgeschlossenen Austausch.
Bei einer erneuten Veröffentlichung bleibt eine unveränderte veröffentlichte Revision fixiert. Verweigert die Zugriffsrichtlinie eine Aktion, blendet die Karte die Schaltfläche aus oder zeigt den Grund; eine fehlende Schaltfläche erlaubt keinen anderen Weg.
Fehler und nicht verfügbare Aktionen
Fehler und nicht verfügbare Aktionen — konzeptueller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Nachweis.
Beim ersten Laden erscheint ein Wartezustand. Schlägt eine Aktualisierung nach dem Öffnen fehl, bleiben die vorhandenen Daten mit dem Fehler und der Aktion Aktualisieren sichtbar. „Dokument nicht verfügbar“ bedeutet nicht zwingend, dass das Dokument gelöscht wurde. Bei einer deaktivierten Aktion prüfen Sie Rechte, Status und den in der Karte angezeigten Grund; wiederholen Sie eine blockierte Aktion nicht blind.
Im aktuellen Block eines verbundenen Dokumentenpakets kann ein Fehler technischen Server- oder Transporttext enthalten. Behandeln Sie ihn nicht als verständliche Begründung, leiten Sie ihn nicht weiter und nehmen Sie ihn nicht in Screenshot/Evidence auf: Er kann Kennungen oder andere geschützte Angaben enthalten. Schließen oder aktualisieren Sie die Karte; fehlt eine sichere lokalisierte Erklärung, geben Sie dem Eigentümer nur Route, Zeitpunkt und ausgeführte Aktion weiter — nicht den Fehlerinhalt.
Kurzprüfung
Kurzprüfung — konzeptueller Ablauf, kein UI-Screenshot und kein Nachweis.
- Karte und Kontext bestätigen.
- Inhalt und aktuelle Revision prüfen.
- Eigentümer, nächsten Schritt und Rechte prüfen.
- Empfänger und Ablauf des externen Zugriffs begrenzen.
- Szenario und Unterzeichner bestätigen.
- Verlauf und alte Revisionen erhalten.
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