Vorlagen für Dokumentenpakete
Eine Paketvorlage verhindert, dass in wiederkehrenden Abläufen notwendige Dokumente vergessen werden. Sie beschreibt die Struktur und die Anwendung, ersetzt aber nicht die Prüfung des konkreten Kunden, Vorgangs oder Projekts.
Die hier beschriebene Arbeitsweise bleibt gültig, auch wenn die ausgelieferte Vorlagenliste oder der Editor englische Beschriftungen oder Validierungsfehler zeigt. Die nativen Übersetzungen dieser Oberfläche können dem Portal-Build in einzelnen Sprachen hinterherlaufen. Eine englische Beschriftung ändert weder das Feld noch seine Bedeutung; eine solche Ansicht darf erst nach visueller Prüfung als lokaler Screenshot-Nachweis gelten.
Wo Sie die Vorlage finden
Öffnen Sie Dokumente (/documents) und danach Vorlagen für Dokumentenpakete (/documents/templates). Erstellen und Bearbeiten hängen von Rolle und Portaleinstellungen ab. Ist der Bereich nicht sichtbar, lassen Sie die Dokumentenrechte durch einen Administrator prüfen.
Inhalt einer Vorlage
Definieren Sie je Element Name und Zweck, Pflichtstatus, mögliche Datei- oder Dokumentart, Anwendungskontext sowie die in Ihrer Organisation geltende Prüfung, Freigabe oder Signaturreihenfolge.
Echte personenbezogene Daten, Vertragsnummern, Bankdaten oder Signaturen gehören nicht in eine Vorlage. Sie speichert die Struktur, nicht Kundendaten.
Quelle und Version der Vorlage
Sie können die Anwendung auf eine Arbeitsgruppe, ein Kundenprojekt, eine CRM-Opportunity, eine Aufgabe, ein Unternehmen, einen Kontakt oder einen Rechtsträger begrenzen. Wählen Sie nur eine Quelle, in der das Paket wirklich wiederholt wird. Das Veröffentlichen der Vorlage und einer neuen Paketversion sind getrennte Schritte. Jeder Slot behält seine veröffentlichte Version; ein unveränderter Slot behält die bisherige Version, ein geänderter erhält die nächste. Bereits erstellte Pakete ändern sich durch eine Vorlagenänderung nicht stillschweigend.
Verhalten im Editor
Im Editor können mehrere Quellen zugleich gewählt werden: Arbeitsgruppe, Kundenprojekt, CRM-Opportunity, Aufgabe, Unternehmen, Kontakt oder Rechtsträger. Für jeden Slot legen Sie Name, Art, Pflichtstatus und Reihenfolge mit den Pfeilen fest. Ein leerer Slot oder leerer Dokumenttext wird vor der Veröffentlichung abgewiesen.
Gibt es bereits ein veröffentlichtes Dokument, wählen Sie Fertiges Dokument übernehmen. Text und veröffentlichte Revision werden in den Slot übernommen; der Quelldatensatz und sein Entwurf bleiben unverändert. Die erweiterten Felder akzeptieren Codes für Freigabe und Signatur. Erlaubt sind nur lateinische Buchstaben, Ziffern sowie _, ., :, -; das sind Policy-Codes und keine freien Kommentare.
Die Veröffentlichung ist ein Vorgang: Zuerst werden geänderte Dokument-Slots revidiert und veröffentlicht, danach die Paketversion. Nach einem Netzwerkfehler wiederholen Sie dieselbe Sendung; unveränderte veröffentlichte Slots behalten ihre Revision. Archivieren entfernt das Paket für neue Anwendungen aus dem Katalog, bestehende Pakete bleiben funktionsfähig.
Paket vorbereiten und anwenden
- Wählen Sie einen wiederkehrenden Prozess und beschreiben Sie sein Ergebnis.
- Behalten Sie nur Dokumente, die für den Abschluss wirklich nötig sind.
- Kennzeichnen Sie Pflichtdokumente und verwenden Sie verständliche Namen.
- Prüfen Sie den Kontext: Aufgabe, CRM-Karte, Kunde oder Projekt.
- Speichern Sie die Vorlage und testen Sie sie ohne echte Geheimnisse.
- Prüfen Sie für jedes Pflichtdokument Verantwortlichen, nächsten Schritt und Fälligkeitstermin.
Auf eine Arbeit anwenden
Beim Anwenden entsteht die erwartete Struktur im gewählten Kontext. Upload, Kundenverknüpfung, Freigabe und Signatur bleiben eigene Aktionen. Vor dem Teilen nach außen prüfen Sie Version und Zugriffsrechte jedes Dokuments.
Fehlt ein Pflichtdokument, markieren Sie das Paket nicht manuell als vollständig. Erstellen Sie eine Aufgabe, dokumentieren Sie den Grund und setzen Sie einen Termin.
Ändern oder archivieren
Prüfen Sie vor Änderungen, welche Prozesse die Vorlage nutzen. Dokumentieren Sie Grund und Gültigkeitsdatum. Ändern Sie die Zusammensetzung eines bereits freigegebenen Vorgangs nicht stillschweigend. Nicht mehr benötigte Vorlagen werden für neue Anwendungen deaktiviert oder nach Teamregel archiviert.
Qualitätscheck
- jedes Element hat ein prüfbares Ergebnis;
- der Pflichtstatus entspricht dem echten Prozess;
- Namen enthalten keine Roh-IDs, E-Mails oder Geheimnisse;
- die Vorlage verspricht keine rechtliche Gültigkeit;
- Geld und Währung werden im konkreten Prozess festgelegt;
- Zugriff, Kunde, Version und Verantwortlicher sind nach der Anwendung geprüft.
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