Signatur und externer Zugriff auf Dokumente
Wenn ein Dokument fertig ist, muss es oft extern gezeigt oder signiert werden: durch den Kunden, die Gegenpartei oder einen Partner. LadVen OS erlaubt es, ein Dokument direkt aus seiner Karte zur Signatur zu senden und einen sicheren externen Zugriff zu öffnen - ohne Dateien per E-Mail zu verschicken und mit Nachverfolgung, wer was getan hat.
Wichtig: Die grundlegenden Signaturarten funktionieren ohne zusätzliche Einrichtung. Ein im Portal erstelltes Dokument kann sofort signiert werden - es ist kein externer Dienst nötig, damit der Kunde signiert. Eine externe Einrichtung ist nur für rechtlich verbindlichen Austausch über einen Betreiber erforderlich.
Wie Sie mit dem Dokument selbst und den Versionen arbeiten, steht im Bereich Dokumente. Hier geht es um Signatur und externen Zugriff.
Was sofort funktioniert und was Einrichtung braucht
Die integrierten Signaturarten führen ohne externe Dienste zum signierten Dokument. Der externe elektronische Austausch ist ein eigener Weg, der einen angebundenen Betreiber voraussetzt.
Ein aus einer Datei erstelltes Dokument wird vollständig im Portal verwaltet - deshalb können die integrierten Signaturarten ohne zusätzliche Einrichtung genutzt werden. Gesondert steht nur der externe elektronische Dokumentenaustausch: Er hängt vom angebundenen Betreiber ab.
„Sofort verfügbar“ bedeutet, dass der Produktweg vorhanden ist; Senden oder Signieren erfordert eine aktive Sitzung mit allowedActions.submit=true. Geschlossene, abgeschlossene und abgelehnte Sitzungen zeigen nur Status und Grund; Abgelehnt ist ein terminaler Backend-Status, keine eigene Ablehnen-Schaltfläche.
| Bedarf | Einrichtung | Wer signiert | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Dokument aus Datei erstellen | Sofort verfügbar | - | Im Portal verwaltet |
| Mit Kunden verknüpfen | Sofort verfügbar | - | Mit CRM-Karte verbunden |
| Zur Ansicht veröffentlichen | Sofort verfügbar | - | Per Link und im Extranet sichtbar |
| Zur Signatur veröffentlichen | Sofort verfügbar | - | Signatur ist aktiviert |
| Zustimmung per Schaltfläche | Sofort verfügbar | Kunde per Link oder im Extranet | Signiert |
| Gezeichnete Signatur | Sofort verfügbar | Kunde per Link oder im Extranet | Signiert |
| Signierte Datei hochladen | Sofort verfügbar | Kunde per Link oder im Extranet | Signiert |
| Abschluss durch den Manager | Nur wenn Dokumentrichtlinie und Berechtigung die Aktion erlauben | Manager, ohne Kundenaktion | Hängt von der Dokumentrichtlinie ab |
| Externer elektronischer Austausch | Betreiber muss eingerichtet sein | Im externen System | Signatur erfolgt außerhalb des Portals |
Kurz gesagt: Das Portal kann eine Signatur sofort einsammeln. Ein externer Betreiber ist nur dort nötig, wo offizieller rechtlich verbindlicher Austausch verlangt wird.
Signaturanfrage
Konzeptionelle Erklärung, kein UI-Screenshot und kein Zustandsnachweis.
Klicken Sie in der Dokumentkarte auf Zur Signatur senden - es öffnet sich das Anfrageformular. Darin werden festgelegt:
- Signaturart - wie die Person die Signatur setzt;
- Unterzeichner - meist per E-Mail; das Portal schlägt Kontakte aus der verknüpften CRM-Karte vor. Im Extranet-Szenario kann der CRM-Kunde automatisch aufgelöst werden, daher ist eine separate E-Mail nicht immer erforderlich;
- Signaturfrist - optionaler Termin, bis zu dem signiert werden soll;
- Dokumentversion - welche Fassung gesendet wird, standardmäßig die aktuelle.
Danach führt das Portal den Prozess selbst und zeigt den Status je Unterzeichner.
Wen Sie als Unterzeichner benennen können:
- einen Kunden über das Extranet - der Unterzeichner aus der verknüpften CRM-Karte signiert im Kundenportal;
- eine externe Person über einen öffentlichen Link - es signiert, wer den persönlichen Link erhalten hat.
Für jeden Unterzeichner führt das Portal einen Status: gesendet, angesehen, signiert, abgelehnt oder abgelaufen. Auch die ganze Anfrage hat einen Status - etwa teilweise signiert, wenn nicht alle signiert haben, und abgeschlossen, wenn alle Signaturen vorliegen. So sehen Sie, wer schon signiert hat und wen Sie noch erinnern müssen.
Die Anfrage kann außerdem Entwurf, in Warteschlange, abgebrochen oder fehlgeschlagen sein. Ein Entwurf wurde noch nicht gesendet; „in Warteschlange“ wartet auf den Versand. Abgebrochene oder fehlgeschlagene Anfragen nicht blind wiederholen: Grund prüfen, Audit-Spur erhalten und erst nach der Korrektur eine neue Anfrage erstellen.
Signaturarten
Die Grafik vergleicht die Zustimmung im Portal, die gezeichnete Signatur, den Upload einer signierten Datei und den externen Austausch.
LadVen OS unterstützt mehrere integrierte Signaturarten. Sie sind ohne externe Dienste verfügbar, wenn die aktive Sitzung allowedActions.submit erlaubt:
- Bestätigung im Browser - der Unterzeichner klickt auf der Dokumentseite auf „Ich stimme zu“. Geeignet für Einwilligungen, Kenntnisnahmen und interne Entscheidungen.
- Gezeichnete Signatur - der Unterzeichner zeichnet die Signatur direkt auf dem Bildschirm, mit Maus oder Finger am Telefon. Ähnlich der Unterschrift auf dem Tablet beim Kurier.
- Upload einer signierten Datei - der Unterzeichner lädt einen Scan oder ein signiertes PDF hoch. Geeignet, wenn das Dokument auf Papier signiert und als Scan zurückgesendet wird.
Daneben gibt es den Weg über einen externen Signatur- oder Austauschdienst. Er wird von der Administration aktiviert und für offiziellen Dokumentenaustausch über einen Betreiber genutzt (siehe unten).
Wählen Sie die Art nach den Anforderungen an das Dokument: Für interne Freigaben reicht eine Browserbestätigung, für rechtlich relevante Dokumente nutzen Sie die im Unternehmen akzeptierte Art oder den externen elektronischen Austausch.
Manager schließt die Signatur selbst ab
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Nicht jede Signatur wird online eingesammelt. Ein Kunde kann das Dokument beim Treffen auf Papier unterschreiben, einen Scan per E-Mail senden oder in einem Drittsystem signieren. In solchen Fällen kann die Karte Signatur manuell abschließen anbieten - aber nur, wenn Dokumentrichtlinie und Ihre Rolle dies erlauben. Das bedeutet nicht, dass jede Karte ein eigenes Upload-Feld besitzt; fehlt die Aktion, muss die Datei nach dem unterstützten Unternehmensprozess aufbewahrt werden.
Wenn die Aktion verfügbar ist und erfolgreich ausgeführt wird, setzt das Portal das Dokument auf „signiert“ und protokolliert Nachweisdatei/Ereignis in der Historie. Ein Scan allein ist kein Beleg für den signierten Status.
Persönliche Links der Unterzeichner
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Jeder Unterzeichner erhält seinen eigenen persönlichen Link zur Signaturseite. Der Link lässt sich kopieren und dem Unterzeichner auf bequemem Weg senden. Über den Link öffnet die Person das Dokument, macht sich damit vertraut und signiert mit der gewählten Art - ohne Anmeldung im internen Portal.
Leiten Sie einen Link nicht an mehrere Personen weiter: Der Link ist an einen bestimmten Unterzeichner gebunden, und darüber wird genau dessen Aktion nachverfolgt.
Veröffentlichung: externes Ansehen und Signieren
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Neben der Signaturanfrage lässt sich ein Dokument veröffentlichen: Klicken Sie auf Zugriff öffnen und geben Sie einen externen Link in einem der Modi aus:
- Öffnen per Link - der externe Teilnehmer sieht und lädt das Dokument herunter;
- Externe Signatur - der externe Teilnehmer durchläuft die Signatur.
Das sind zwei getrennte Abläufe: Öffnen per Link erlaubt nur das Ansehen und Herunterladen und wird später nicht automatisch zur Signatur. Wenn der Empfänger unterschreiben soll, wählen Sie von Anfang an Externe Signatur, damit Aktion und Status dem richtigen Signaturablauf zugeordnet sind.
Die Veröffentlichung hat Sicherheitsparameter:
- wie der Zugriff erteilt wird - über einen geschützten Link oder für einen Empfänger mit konkreter E-Mail;
- Ablaufdatum - das Feld „läuft ab“; nach diesem Datum funktioniert der Link nicht mehr;
- Begrenzung der Öffnungen - der Zugriff schließt sich nach einer festgelegten Zahl von Aufrufen.
Die Veröffentlichung lässt sich jederzeit schließen („Zugriff schließen“) - der Link öffnet das Dokument dann sofort nicht mehr. Widerrufen Sie den Zugriff, wenn er nicht mehr gebraucht wird oder versehentlich erteilt wurde.
Externer elektronischer Austausch: ehrliche Grenzen
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Für offiziellen rechtlich verbindlichen Austausch kann LadVen OS an einen externen Betreiber für elektronischen Austausch oder für die E-Rechnung angebunden werden. Das richtet die Administration ein, und welche Betreiber verfügbar sind, hängt von Ihrem Land und Ihrer Konfiguration ab - gehen Sie nicht davon aus, dass ein bestimmter Dienst angebunden ist, bevor die Administration ihn eingerichtet hat.
Es hilft, die Grenzen zu verstehen:
- integrierte Portal-Signatur und externer elektronischer Austausch sind verschiedene Dinge; der externe Austausch ist nicht standardmäßig aktiv und hängt vom angebundenen Betreiber ab;
- der vollständige Austauschzyklus - Erstellung, Versand und Signatur rechtlich verbindlicher Dokumente über einen Betreiber - endet im System des Betreibers, während das Portal das Dokument verwaltbar hält: es zeigt Status, Verknüpfungen und signierte Kopien;
- der Kreis der verfügbaren Betreiber hängt von Land und Einrichtung ab.
Die integrierten Signaturarten bleiben dabei jederzeit verfügbar und erfordern keinen externen Betreiber.
Gute Praktiken
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- Prüfen Sie vor dem Senden zur Signatur, dass die aktuelle Version geöffnet ist und das Dokument zum richtigen Kunden gehört.
- Stellen Sie sicher, dass das Dokument vor dem externen Zugriff keine internen Kommentare und Servicenotizen enthält.
- Wählen Sie die Signaturart nach Dokumenttyp: Browserbestätigung für Zustimmungen, gezeichnete Signatur oder externer Austausch für wichtige Dokumente.
- Wenn die Signatur bereits außerhalb des Portals vorliegt, halten Sie sie fest - schließen Sie die Signatur mit hochgeladenem Scan ab.
- Senden Sie jedem Unterzeichner seinen persönlichen Link und nicht einen gemeinsamen.
- Setzen Sie ein Ablaufdatum und schließen Sie die Veröffentlichung, wenn der Zugriff nicht mehr gebraucht wird.
Häufige Fehler
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- Eine veraltete Version des Dokuments wird zur Signatur gesendet.
- Externer Zugriff wird geöffnet, ohne interne Kommentare zu entfernen.
- Ein Link wird an mehrere Unterzeichner weitergegeben - die Nachverfolgung geht verloren.
- Es wird kein Ablaufdatum gesetzt und die Veröffentlichung nicht geschlossen - der Zugriff bleibt länger offen als nötig.
- Der externe Austausch wird als standardmäßig aktiv betrachtet, obwohl er von einem angebundenen Betreiber abhängt.
Verwandte Bereiche
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