Eingehender Dokumentenaustausch
Der eingehende Austausch hilft bei der Prüfung von Dokumenten, die von einem externen Betreiber oder einer angebundenen Quelle kommen. Die Warteschlange ist keine automatische Freigabe: Absender, Kontext und nächsten Schritt zuerst prüfen.
Wo Sie ihn finden
Konzeptionelle Erklärung, kein UI-Screenshot und kein Zustandsnachweis.
Öffnen Sie Dokumente → Eingehender Austausch unter /documents/exchange/inbound. Die Warteschlange zeigt Kandidaten zur Prüfung. Eine leere Warteschlange oder Suche ohne Treffer ist ein gültiger Zustand.
Die Oberfläche zeigt bis zu 50 Kandidaten gleichzeitig. Suche, Zähler und Aktionen beziehen sich daher nur auf die geladene Seite. Nach einer Charge aktualisieren, den Massenabgleich verwenden oder den Administrator um Zugriff auf die nächste Seite älterer Einträge bitten.
Einen Kandidaten öffnen Sie aus der Liste. Aktionen hängen von Verbindung, Rechten, Gegenpartei, Rechtsträger und Material ab.
Kandidat prüfen
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- Prüfen Sie Datei, Absender, Gegenpartei und vorgeschlagenen Kontext.
- Lesen Sie Zusammenfassung und Grund, falls vorhanden.
- Wählen Sie: mit bestehendem Dokument verknüpfen, Dokument erstellen, Artefakte importieren oder ignorieren.
- Kontrollieren Sie danach Verknüpfung, Version, Zugriff und Verantwortlichen.
Ignorieren entfernt den Kandidaten aus der Arbeitswarteschlange, löscht aber nicht automatisch das Quellmaterial beim Betreiber. Grund dokumentieren und Aufbewahrungsregel beachten.
Verknüpfen oder erstellen
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Verknüpfen Sie mit einer vorhandenen Karte, wenn Gegenpartei, Thema und Version übereinstimmen. Prüfen Sie Duplikate, bevor Sie eine zweite Karte erstellen. Ein neues Dokument braucht einen klaren Kunden-, Vorgangs-, Aufgaben- oder Projektkontext sowie Verantwortlichen und nächsten Schritt.
Massenabgleich
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Der Massenabgleich arbeitet mit gespeicherten Kandidaten und löst ihre Gegenpartei im Portal erneut auf. Er benötigt eine konfigurierte Verbindung und einen ausgewählten Rechtsträger und ist auf 100 Kandidaten pro Lauf begrenzt. Für passende Treffer aktiviert die Oberfläche die automatische Erstellung eines lokalen Dokuments und den Import verfügbarer Artefakte; die Statistik weist erstellte Dokumente und Importfehler getrennt aus.
Liefert der Betreiber nur Metadaten oder ein nicht lesbares Artefakt, endet der Import mit einem verständlichen Hinweis auf die Nichtverfügbarkeit; das bedeutet nicht, dass das Quelldokument gelöscht wurde. Bewahren Sie die Kennung auf und fordern Sie die Datei beim Betreiber erneut an.
Das Ergebnis enthält Statistiken und kann unvollständig sein, wenn eine Betreiber- oder Dokumentgrenze erreicht wurde. Warnung behalten, Warteschlange aktualisieren und die nächste Charge bearbeiten. Neue Materialien vom Betreiber holen Sie über eine separate Verbindungssynchronisierung.
Fehler und Sicherheit
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- Vor einem Wiederholen nach einem vorhandenen Dokument suchen.
- Tokens, Kundenadressen und Vertragsinhalte gehören nicht in öffentliche Kommentare oder geteilte Materialien.
- Ein Verbindungsfehler beweist nicht, dass ein Dokument fehlt.
- Bei fehlender Aktion Rechte, Rechtsträger, Quelle und Verbindungsstatus prüfen.
- Vor Signatur oder Versand Original und aktuelle Version vergleichen.
Verbindung zum Anbieter
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Aktionen und Limits hängen vom Anbieter ab. Die anbieterbezogene Einrichtung, etwa SBIS-Austausch, bleibt getrennt; eine Verbindung gilt erst nach Admin-Test als aktiv.
Kontrolle durch die Leitung
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Prüfen Sie regelmäßig alte Warteschlangeneinträge, doppelte Dokumente, unvollständige Massenabgleiche und Kandidaten ohne Verantwortlichen. Jeder Kandidat sollte mit einer klaren Entscheidung enden: verknüpfen, erstellen, importieren oder das begründete Ignorieren dokumentieren.
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